Auftragsdokumente
Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Abschlags- und Schlussrechnung aus einem Vorgang statt aus fünf Word-Dateien.
Zur LösungLösungen
Passend zu Ihrer Aufgabe und zu Ihrer Betriebsgröße
Ein Ein-Mann-Betrieb braucht etwas anderes als eine Firma mit sechzig Leuten und drei Kolonnen. Die Software bleibt dieselbe, der Zuschnitt ändert sich. Hier steht, was für Ihren Fall zählt.
Nach Aufgabe
Sieben Baustellen im Betrieb, die Zeit fressen
Meistens ist es nicht die Arbeit auf dem Bau, die den Feierabend kostet, sondern das Drumherum. Diese sieben Bereiche deckt Workstool ab, ohne dass Sie zwischen Programmen wechseln.
Finanzen & Banking
Konten angebunden, Zahlungseingänge zugeordnet, offene Posten sichtbar, Mahnungen nach Ihren Fristen.
Zur LösungZeiterfassung
Stunden am Handy erfasst, dem Auftrag zugeordnet, freigegeben und an die Lohnabrechnung übergeben.
Zur LösungKommunikation
Team-Chat, Baustellenfotos und Notizen am Auftrag statt in drei privaten Handygruppen.
Zur LösungKalkulation
Aufmaß, Stundensätze und Materialpreise ergeben den Angebotspreis. Danach zeigt die Nachkalkulation, was übrig blieb.
Zur LösungEinkauf
Aus der Materialliste wird die Bestellung, aus dem Wareneingang der Lagerzugang und die geprüfte Lieferantenrechnung.
Zur LösungLagerverwaltung
Bestände je Halle, Werkstatt und Fahrzeug, mit Meldegrenze und Entnahme direkt auf den Auftrag.
Zur LösungAuftragsdokumente
Schreiben Sie das Angebot, nicht die Software
Leistungstexte, Preise und Mengen stehen im System. Sie wählen aus, prüfen und senden. Aus dem Angebot wird der Auftrag, aus dem Auftrag die Rechnung, ohne dass irgendwo etwas neu getippt wird. Der Kunde bekommt sein Dokument als PDF oder als E-Rechnung.
- Eigene Textbausteine – Ihre Formulierungen, einmal gepflegt, immer griffbereit
- Abschlagsrechnungen – nach Baufortschritt, in der Schlussrechnung verrechnet
- E-Rechnung – ZUGFeRD und XRechnung ohne Aufpreis, auch für Behörden
- Nachweise dabei – Aufmaßblatt, Stundenzettel und Fotos als Anlage
Finanzen & Banking
Wissen, was offen ist, bevor der Kontoauszug kommt
Über 420 Banken hängen über BanksAPI direkt an Workstool. Umsätze werden abgerufen und offenen Rechnungen zugeordnet, Teilzahlung und Skonto inbegriffen. Was überfällig ist, steht auf einer Liste statt in Ihrem Hinterkopf.
- Zahlungsabgleich – Gutschrift findet ihre Rechnung über den Verwendungszweck
- Offene Posten – nach Fälligkeit sortiert, mit einem Klick zur Mahnung
- Liquidität – was in den nächsten Wochen rein- und rausgeht
- DATEV-Export – Buchungssätze und Belege gehen ans Steuerbüro
Kalkulation
Preise, die nach der Baustelle noch stimmen
Das Aufmaß liefert die Menge, Ihre Stundensätze und Materialpreise den Rest. Nach dem Auftrag stellt die Nachkalkulation die geplanten den tatsächlichen Stunden gegenüber. So sehen Sie, welche Leistung sich rechnet und wo Sie beim nächsten Angebot anders ansetzen.
- Aufmaß als Grundlage – Abzugsflächen automatisch, Mengen direkt in die Position
- Eigene Stundensätze – je Gewerk, Qualifikation und Leistungsart hinterlegt
- Nachkalkulation – geplante gegen gebuchte Stunden und Materialkosten
- Nachträge – Mehrleistung erfasst, bevor sie im Streit untergeht
Weitere Aufgaben
Was sonst noch im selben System liegt
Stunden, Absprachen, Bestellungen und Bestände hängen an denselben Aufträgen wie Angebot und Rechnung. Deshalb müssen Sie nichts zweimal erfassen und nichts abgleichen.
Zeiterfassung
Ein- und Ausstempeln am Handy, auch ohne Empfang. Die Stunde gehört dem Auftrag, Zuschläge rechnet Workstool nach Ihren Regeln. Freigegebene Wochen gehen an die Lohnabrechnung.
Zur FunktionKommunikation
Team-Chat, Fotos und Notizen hängen am Auftrag. Wer die Baustelle übernimmt, liest nach, was besprochen war, statt in privaten Chatgruppen zu suchen.
Zur FunktionEinkauf
Aus der Materialliste wird die Bestellung beim Großhändler, im EinkaufsFlow aus über 100.000 Artikeln. Der Wareneingang bucht ins Lager und prüft die Rechnung mit.
Zur FunktionLagerverwaltung
Bestände je Lagerort und Fahrzeug, mit Meldegrenze und Nachbestellvorschlag. Entnahmen auf der Baustelle landen als Kosten auf dem Auftrag.
Zur FunktionNach Betriebsgröße
Drei Betriebe, drei ganz verschiedene Sorgen
Wer allein arbeitet, will abends nicht noch Rechnungen schreiben. Wer zwanzig Leute hat, will wissen, wo sie sind. Wer sechzig hat, will Zahlen, die stimmen.
Solo & Einzelunternehmen
Sie sind Betrieb, Büro und Baustelle in einer Person. Es fehlt nicht an Arbeit, sondern an Zeit für den Papierkram. Workstool schreibt das Angebot auf dem Weg zurück ins Auto und die Rechnung, bevor Sie die Baustelle verlassen.
- ab 28 € je Nutzer – bei drei Jahren Laufzeit, ab zwei Nutzern, alles enthalten
- Angebot vor Ort – aufgemessen, gerechnet, gesendet, unterschrieben
- Keine offenen Posten – Zahlungseingang und Mahnung laufen automatisch
- Steuerbüro zufrieden – Belege sortiert, Export statt Schuhkarton
Mittelständische Betriebe
Fünf bis dreißig Leute, zwei bis vier Kolonnen, ein Büro, das den Überblick behalten muss. Die häufigste Frage lautet: Wer ist wo, und ist das schon abgerechnet? Plantafel und Zeiterfassung beantworten sie, ohne dass jemand anruft.
- Plantafel – Kolonnen und Fahrzeuge für die ganze Woche verteilt
- Stunden in Echtzeit – das Büro sieht die Woche, nicht den Zettelstapel
- Baustellendoku – Fotos und Checklisten als Nachweis am Auftrag
- ab 28 € je Nutzer – derselbe Preis wie für jeden anderen Betrieb
Große Handwerksbetriebe
Ab fünfzig Personen, mehrere Standorte, eigenes Controlling. Hier entscheidet nicht der Komfort, sondern die Belastbarkeit der Zahlen. Nachkalkulation je Auftrag, saubere Rechte und Schnittstellen zu dem, was ohnehin läuft.
- Mandanten und Standorte – getrennt geführt, gemeinsam ausgewertet
- Rechte nach Maß – jede Rolle sieht genau das, was sie braucht
- Nachkalkulation – Deckungsbeitrag je Auftrag, Gewerk und Leistungsart
- Schnittstellen – Buchhaltung angebunden, Artikel über Datanorm, Export fürs Steuerbüro
Der Preis ist für jede Betriebsgröße gleich: ab 28 € je Nutzer und Monat. Zum Preisrechner.
Mobil auf der Baustelle
Die Baustelle hat kein WLAN. Die App stört das nicht.
Workstool läuft auf Rechner, Tablet und Telefon, für iOS und Android. Zeiten, Fotos, Checklisten, Materialentnahmen und Aufmaße speichert die App auf dem Gerät und überträgt sie, sobald wieder Netz da ist. Installiert wird nichts, gepflegt wird nichts.
- Ohne Empfang nutzbar – im Keller, im Rohbau, im Funkloch auf dem Land
- Für die Baustelle gebaut – große Schaltflächen, wenige Schritte, mit Handschuh bedienbar
- Unterschrift vor Ort – Abnahme auf dem Tablet quittiert und sofort im Vorgang
- Rechte je Rolle – Preise für die Monteure ausblenden, wenn Sie das wollen
Eine App für alle
Monteure stempeln, dokumentieren und melden Material. Bauleitung plant um. Das Büro sieht beides.
Nachweis dabei
Fotos mit Datum und Ort, Checklisten und Unterschrift hängen am Auftrag statt in der Kamerarolle.
Daten in Deutschland
Gehostet in deutschen Rechenzentren, verarbeitet nach DSGVO, täglich gesichert.
Schnittstellen
Workstool arbeitet mit dem zusammen, was Sie schon haben
Steuerbüro, Großhändler und Ausschreibungen müssen nicht umziehen. Was an Daten von außen kommt, kommt über eine Schnittstelle herein und nicht über die Tastatur.
Offene Public API
Dokumentierte Schnittstelle für eigene Anbindungen: Warenwirtschaft, Onlineshop, Terminal oder Controlling lesen und schreiben denselben Bestand.
Buchhaltung angebunden
Lexware Office, sevDesk, Sage und easybill nehmen Rechnungen direkt entgegen. Für andere Systeme, auch die DATEV-Welt, gibt es den Export.
Datanorm
Artikelstämme und Preislisten Ihrer Großhändler einlesen und aktuell halten, statt Preise von Hand nachzuziehen.
GAEB
Leistungsverzeichnisse aus Ausschreibungen einlesen, kalkulieren und im geforderten Format zurückgeben.
BanksAPI
Über 420 Banken und Sparkassen direkt verbunden. Umsätze kommen automatisch, ohne Datei aus dem Onlinebanking.
EinkaufsFlow
Über 100.000 Artikel angebundener Großhändler suchen, bestellen und den Wareneingang direkt ins Lager buchen.
Sie brauchen eine besondere Anbindung? Sprechen Sie mit uns: +49 0 7195 9299770, Mo bis Fr von 8 bis 17 Uhr.
Aus der Praxis
Betriebe unterschiedlicher Größe, dasselbe System
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„Früher habe ich sonntags Rechnungen geschrieben. Heute steht die Rechnung, bevor ich die Baustelle verlasse – Aufmaß, Stunden und Material sind ja schon drin.“
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„Die Plantafel hat bei uns die Whiteboard-Wand ersetzt. Jeder sieht morgens auf dem Handy, wo er hinfährt. Rückfragen im Büro sind fast weg.“
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„Beim Zahlungsabgleich spare ich jede Woche einen halben Tag. Die Umsätze kommen von der Bank rein und ordnen sich den offenen Rechnungen selbst zu.“
Häufige Fragen
Was Betriebe vor der Entscheidung fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Die Produktberatung erreichen Sie unter +49 0 7195 9299770.
Gerade dann. Wer zu zweit arbeitet, hat keine Bürokraft, die abends Rechnungen schreibt. Zu zweit kostet Workstool 56 € im Monat, also 28 € je Nutzer bei drei Jahren Laufzeit, und spart in der Regel den Sonntag am Schreibtisch.
Welche Lösung passt zu Ihrem Betrieb?
Erzählen Sie uns, wie Sie heute arbeiten. Wir sagen Ihnen ehrlich, was Workstool bei Ihnen ändert und was nicht.