Banking und Zahlungen für Handwerksbetriebe

In vielen Betrieben ist der Zahlungsabgleich eine Aufgabe für den Freitagnachmittag. Jemand öffnet das Onlinebanking, druckt die Umsätze aus und hakt sie gegen eine Liste offener Rechnungen ab. Das dauert, es passiert selten genug, und zwischendurch weiß niemand sicher, ob eine Rechnung bereits bezahlt ist. Genau diese Unsicherheit führt dazu, dass Mahnungen zu spät rausgehen oder an den falschen Kunden. Die Frage, ob ein Kunde schon gezahlt hat, kostet im Zweifel einen Anruf. Wer viele kleine Rechnungen schreibt, verliert dabei besonders schnell den Überblick.

Wenn die Umsätze von selbst hereinkommen, ändert sich der Ablauf. Workstool holt sie über die BanksAPI von über 420 Banken und Sparkassen ab und vergleicht Betrag, Verwendungszweck und Kunde mit den offenen Posten. In den meisten Fällen steht der Vorschlag schon da und muss nur bestätigt werden. Der Rest bleibt in einer kurzen Liste liegen, die in wenigen Minuten abgearbeitet ist. Aus einer Stunde Arbeit am Freitagnachmittag werden so ein paar Minuten am Tag.

Wichtig sind die Sonderfälle. Ein Kunde zahlt zwei Rechnungen mit einer Überweisung, ein anderer zieht drei Prozent Skonto ab, ein dritter zahlt in Raten. Wird ein Skontoabzug innerhalb der Frist erkannt, gilt die Rechnung als ausgeglichen. Eine Teilzahlung lässt den Rest offen, statt den Vorgang falsch abzuschließen. So bleibt die Offene-Posten-Liste belastbar und taugt als Grundlage für das Mahnwesen. Jede Zuordnung lässt sich ändern, falls sich später zeigt, dass der Eingang zu einer anderen Rechnung gehörte.

Neben dem Konto gehört das Kassenbuch dazu, in dem Barbelege und Auslagen mit Beleg erfasst werden. Am Ende geht beides im DATEV-Format ans Steuerbüro, sodass die Zuordnung nicht ein zweites Mal entsteht. Die Bankanbindung ist der einzige Teil von Workstool, der nicht im Grundpreis steckt: Sie kostet 7 € je Nutzer und Monat zusätzlich. Ohne sie erfassen Sie Zahlungen von Hand. Wer nur wenige Rechnungen im Monat schreibt, kommt damit gut zurecht.