Aufträge & Projekte
Vom Angebot über den Auftrag bis zur Schlussrechnung. Jeder Beleg, jedes Foto und jede Stunde hängen am Vorgang.
Zum BereichFunktionen
Über 520 Funktionen für Büro und Baustelle
Angebot, Aufmaß, Disposition, Stunden, Material, Rechnung und Banking greifen in einem System ineinander. Was auf der Baustelle erfasst wird, steht im Büro sofort bereit – und umgekehrt.
Überblick
So arbeitet ein Auftrag durch den Betrieb
Jeder Bereich schreibt in denselben Vorgang. Deshalb entsteht die Rechnung aus dem Auftrag und nicht aus einem Stapel Zettel auf dem Beifahrersitz.
Aufmaß
Auf dem Tablet vor Ort gemessen, Abzugsflächen automatisch gerechnet, Positionen direkt ins Angebot übernommen.
Zum BereichPlantafel
Kolonnen und Fahrzeuge auf Wochen verteilt, per Ziehen umgeplant. Jeder sieht morgens, wo er hinfährt.
Zum BereichZeiterfassung
Stempeln am Handy, Stunden auf dem Auftrag, Zuschläge nach Ihren Regeln, Lohnexport am Monatsende.
Zum BereichBanking & Zahlungen
Über 420 Banken angebunden. Zahlungseingänge ordnen sich offenen Rechnungen selbst zu, Mahnungen laufen weiter.
Zum BereichLager & Einkauf
Bestände je Lagerort und Fahrzeug, Nachbestellung aus der Materialliste, Wareneingang bucht ins Lager.
Zum BereichAufträge & Projekte
Ein Vorgang vom ersten Anruf bis zur letzten Zahlung
Der Auftrag ist die Klammer um alles, was zu einer Baustelle gehört. Angebot, Termine, Stunden, Material, Fotos und Rechnungen liegen an derselben Stelle. Sie sehen jederzeit, was fertig ist, was fehlt und was abgerechnet werden kann.
- Angebot wird Auftrag – Zuschlag bestätigen, alle Positionen wandern mit
- Status je Baustelle – geplant, in Arbeit, fertig, abgerechnet – auf einen Blick
- Teilprojekte – große Bauvorhaben in Abschnitte und Gewerke geteilt
- Nachträge – Zusatzleistungen sauber getrennt vom Ursprungsauftrag
- Nachkalkulation – geplante gegen tatsächliche Stunden und Materialkosten
Angebote & Rechnungen
Papierkram, der sich von selbst schreibt
Positionen kommen aus dem Aufmaß, Stunden aus der Zeiterfassung, Material aus dem Lager. Sie prüfen, ergänzen und senden. Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Abschlags- und Schlussrechnung entstehen aus demselben Vorgang.
- Textbausteine – eigene Leistungstexte mit Preisen, einmal gepflegt
- Abschlagsrechnungen – nach Baufortschritt, in der Schlussrechnung verrechnet
- E-Rechnung – ZUGFeRD und XRechnung ohne Aufpreis enthalten
- Ihr Briefkopf – Vorlagen mit Logo, Schrift und Fußzeile Ihres Betriebs
- Unterschrift vor Ort – Abnahme auf dem Tablet quittiert, sofort im Vorgang
Aufmaß
Messen auf dem Tablet, rechnen überlassen Sie uns
Räume, Wände, Flächen und Längen erfassen Sie dort, wo Sie ohnehin stehen. Fenster, Türen und Nischen ziehen sich als Abzugsflächen selbst ab. Aus dem Aufmaß wird per Knopfdruck die Angebotsposition, aus der Angebotsposition später die Rechnungszeile.
- Abzugsflächen – Öffnungen werden nach Ihrer Regel berücksichtigt
- Aufmaßarten je Gewerk – Fläche, Länge, Stück oder Raum, wie Sie kalkulieren
- Übernahme ins Angebot – Mengen landen mit Leistungstext in der Position
- Nachweis für den Kunden – Aufmaßblatt als Anlage zur Rechnung
Plantafel & Disposition
Die Woche verteilen, ohne dreimal zu telefonieren
Kolonnen, Monteure und Fahrzeuge stehen als Zeilen nebeneinander, Aufträge als Balken darüber. Sie ziehen einen Einsatz auf einen anderen Tag, die Mannschaft sieht die Änderung sofort auf dem Handy. Krankmeldung morgens um sieben ist dann eine Sache von zwei Minuten.
- Kolonnen und Fahrzeuge – Einsätze je Team, Person oder Wagen geplant
- Umplanen per Ziehen – Termin verschieben, Beteiligte werden benachrichtigt
- Auslastung sichtbar – freie Kapazität erkennen, bevor Sie zusagen
- Wetter und Puffer – Außenarbeiten verschieben, ohne den Rest zu zerlegen
Termine & Baustelle
Was draußen passiert, steht drinnen im System
Vier Werkzeuge für die Leute vor Ort. Alle laufen auf Telefon und Tablet, alle speichern auch dann, wenn im Keller kein Netz ist.
Termine & Kalender
Kundentermine, Wartungen und Fristen an einer Stelle. Der Kalender lässt sich mit Outlook und Google abgleichen, Termine hängen am Auftrag.
Baustellendokumentation
Fotos vor, während und nach der Arbeit, mit Datum, Ort und Kommentar am Auftrag. Bei Streit über den Zustand haben Sie den Nachweis.
Checklisten
Eigene Listen für Abnahme, Wartung, Sicherheit und Übergabe. Abgehakt wird auf dem Handy, das ausgefüllte Blatt liegt sofort im Vorgang.
Materiallisten
Was auf die Baustelle muss, steht als Liste im Auftrag. Entnahmen bucht das Lager ab, Fehlendes geht in die nächste Bestellung.
Zeiterfassung
Stunden landen dort, wo sie hingehören
Die Mannschaft stempelt am Handy ein und wählt den Auftrag. Das Büro sieht die laufende Woche in Echtzeit statt am Monatsende Zettel zu entziffern. Im Funkloch wird weiter erfasst, die Buchungen übertragen sich, sobald wieder Netz da ist.
- Auftragsbezogen – jede Stunde gehört zu einer Baustelle und einer Leistung
- Zuschläge und Fahrtzeit – nach Ihren Regeln gerechnet, nicht nach Schema F
- Urlaub und Krankheit – Anträge, Freigabe und Resttage im selben System
- Freigabe und Lohnexport – geprüfte Woche geht an Buchhaltung oder Steuerbüro
Banking & Zahlungen
Geld kommt rein, ohne dass jemand Listen abhakt
Ihre Konten hängen über BanksAPI direkt an Workstool. Umsätze werden abgerufen, offenen Rechnungen zugeordnet und als bezahlt markiert. Was liegen bleibt, meldet sich von selbst.
420 Banken angebunden
Volksbanken, Sparkassen und die großen Privatbanken über BanksAPI verbunden. Keine CSV-Datei mehr aus dem Onlinebanking herunterladen.
Zahlungsabgleich
Gutschriften finden ihre Rechnung über Betrag und Verwendungszweck selbst. Teilzahlungen und Skonto werden dabei berücksichtigt.
E-Rechnung
ZUGFeRD und XRechnung, empfangen und versenden, ohne Aufpreis ohne Aufpreis. Für öffentliche Auftraggeber ohne Zusatzprogramm.
Mahnwesen
Erinnerung, erste und zweite Mahnung laufen nach Ihren Fristen. Sie geben frei, Workstool schreibt, verschickt und führt die Kosten mit.
Lager & Artikel
Sie wissen, was da ist – auch auf dem Fahrzeug
Bestände je Halle, Werkstatt und Wagen, mit Meldegrenze und Nachbestellvorschlag. Entnahmen auf der Baustelle werden dem Auftrag berechnet, der Wareneingang bucht direkt ins Lager. Am Jahresende ist die Inventur eine Zählung, keine Suche.
- Mehrere Lagerorte – Halle, Werkstatt und Fahrzeuge getrennt geführt
- Meldegrenzen – Warnung, bevor der Artikel auf der Baustelle fehlt
- Datanorm-Import – Artikelstamm und Preise vom Großhändler eingelesen
- Entnahme mit dem Handy – gescannt oder gesucht, Kosten landen am Auftrag
Neu · Offene Public API
An jedes System anschließbar
Kein Betrieb arbeitet nur mit einem Programm. Die offene, dokumentierte Schnittstelle bewegt Daten in beide Richtungen: Warenwirtschaft, Onlineshop, Zeiterfassungsterminal oder das eigene Controlling hängen sich an denselben Bestand.
- Offen für alle Kunden – dokumentiert, ohne Sonderprojekt und ohne Freischaltung
- Lesen und schreiben – Kunden, Aufträge, Zeiten, Artikel und Belege
- Eigener Zugang je Anwendung – mit eigenen Rechten, einzeln widerrufbar
- Ereignisse statt Abfragen – melden lassen, wenn ein Auftrag entsteht oder eine Rechnung bezahlt wird
Neu · Kundenportal
Der Kunde sieht selbst nach
Wann kommt ihr, wo finde ich das Angebot, was ist noch offen. Diese drei Fragen beantwortet das Portal ohne Anruf. Der Kunde bekommt einen eigenen Zugang und sieht dort genau das, was zu seinem Auftrag gehört.
- Angebot online freigeben – die Zusage steht mit Zeitpunkt am Vorgang, nicht in einer Mail
- Termine und Dokumente – Protokolle und Rechnungen bleiben abrufbar, auch Monate später
- Anfragen mit Foto – daraus entsteht bei Ihnen eine Aufgabe statt eines Zettels
- Nur das Eigene – keine Kalkulation, keine Vorgänge anderer Kunden
Schnittstellen
Belege gehen dorthin, wo gebucht wird
Die Rechnung entsteht am Auftrag und wird an Ihr Buchhaltungsprogramm übergeben. Einmal schreiben statt zweimal erfassen.
Neu · KI-Telefonassistent
Kein Anruf geht mehr verloren
Wenn alle auf der Baustelle sind, nimmt der Assistent ab. Er fragt nach Anliegen, Ort und Rückrufnummer und legt daraus eine Notiz mit Aufgabe an. Statt einer leeren Mailbox liegt am Morgen eine Liste vor, die sich abarbeiten lässt.
- Nimmt an, wenn niemand kann – nach eingestellter Klingelzahl oder außerhalb der Bürozeiten
- Fragt nach – Name, Ort, Anliegen und Rückrufnummer statt halber Nachricht
- Notiz und Aufgabe – am erkannten Kunden, auf Wunsch direkt am laufenden Auftrag
- Dringendes sofort – Stichworte wie Rohrbruch gehen als Meldung an die Bereitschaft
Einkauf & Verwaltung
Der Rest, den ein Betrieb eben auch braucht
Bestellungen, Lieferanten, Dokumente und Werkzeug hängen an denselben Aufträgen wie alles andere. Kein zweites Programm, kein dritter Ordner im Regal.
Einkauf & Bestellungen
Aus der Materialliste wird die Anfrage, aus der Anfrage die Bestellung. Preise vergleichen, Wareneingang buchen, Lieferschein und Rechnung prüfen.
Lieferanten-CRM
Ansprechpartner, Konditionen, Rahmenverträge und die gesamte Korrespondenz je Lieferant. Sie sehen, wer wann zu welchem Preis geliefert hat.
DMS-Archiv
Verträge, Lieferscheine, Prüfprotokolle und Schriftverkehr digital abgelegt, per Volltext durchsuchbar und am richtigen Kunden verknüpft.
Werkzeugverwaltung
Wer hat die Kernbohrmaschine? Werkzeuge und Geräte mit Ausgabe, Rückgabe und den Fristen für die nächste Prüfung nach DGUV.
Auswertung
Zahlen, die aus der täglichen Arbeit entstehen
Weil Stunden, Material und Rechnungen ohnehin im System stehen, müssen Sie für die Auswertung nichts zusammentragen. Sie sehen, welche Aufträge tragen, welche Leistung sich rechnet und wie viel Geld noch offen ist.
- Nachkalkulation – kalkulierte gegen tatsächliche Stunden je Auftrag
- Offene Posten – was fällig ist, was überfällig ist, seit wann
- Leistungsarten – Sanierung, Wartung und Notdienst getrennt bewertet
- DATEV-Export – Buchungssätze und Belege fürs Steuerbüro
Der Funktionsumfang in Zahlen
Cloud-Software ohne Installation, gehostet in Deutschland, nutzbar auf Rechner, Tablet und Telefon.
520+
Funktionen, alle im Preis enthalten
420+
Banken und Sparkassen angebunden
100.000
Artikel im EinkaufsFlow verfügbar
14 Tage
kostenlos testen, ohne Kreditkarte
Überall verfügbar
Ein System, drei Arbeitsplätze
Dieselben Daten am Schreibtisch, im Fahrzeug und auf dem Gerüst. Sie entscheiden, wer was sehen darf.
App für iOS und Android
Zeiten, Fotos, Checklisten, Aufmaß und Materialentnahme laufen auch ohne Empfang und übertragen sich später von selbst.
Rechte je Rolle
Der Monteur sieht seinen Auftrag, die Bauleitung das Projekt, das Büro alles. Preise blenden Sie für die Baustelle aus, wenn Sie möchten.
Daten in Deutschland
Rechenzentren in Deutschland, Verarbeitung nach DSGVO, Auftragsverarbeitungsvertrag zu jedem Vertrag, täglich gesichert.
Häufige Fragen
Fragen zum Funktionsumfang
Sie wollen wissen, ob eine bestimmte Funktion Ihren Fall abdeckt? Rufen Sie an: +49 0 7195 9299770, Mo bis Fr von 8 bis 17 Uhr.
Nein. Die meisten Betriebe starten mit Angeboten, Aufträgen und Rechnungen. Zeiterfassung, Plantafel, Lager und Banking schalten Sie dazu, wenn der Betrieb so weit ist. Bereits erfasste Daten bleiben dabei erhalten.
Sehen Sie die Funktionen an einem echten Auftrag
Vierzehn Tage kostenlos und ohne Kreditkarte. Oder lassen Sie sich in dreißig Minuten zeigen, wie Ihr Ablauf in Workstool aussieht.