Schnittstellen zur Buchhaltung

In den meisten Handwerksbetrieben ist die Buchhaltung nicht das Problem, sondern der Weg dorthin. Die Rechnung wird im Betrieb geschrieben, ausgedruckt oder als PDF verschickt, und danach beginnt eine zweite Arbeit: dieselben Zahlen noch einmal eintippen, in ein anderes Programm, oft von einer anderen Person, manchmal Wochen später. Jede doppelte Erfassung ist eine Gelegenheit für Zahlendreher, und jede Nachfrage aus dem Steuerbüro kostet wieder Zeit. Eine Schnittstelle beseitigt genau diesen Zwischenschritt.

Workstool übergibt die Belege deshalb direkt an Lexware Office, sevDesk, Sage oder easybill. Die Rechnung entsteht dort, wo sie ohnehin entsteht, nämlich am Auftrag, und geht von dort weiter. Das hat einen angenehmen Nebeneffekt: Weil der Beleg aus dem Vorgang kommt, stimmen Kunde, Positionen und Beträge mit dem überein, was tatsächlich geleistet wurde. Es gibt keine zweite Wahrheit mehr, die irgendwann mit der ersten abgeglichen werden muss.

Wichtig ist die Arbeitsteilung. Eine Schnittstelle ist kein Ersatz für die Buchhaltung und trifft keine steuerlichen Entscheidungen. Sie liefert Belege an, vollständig und in einem Format, das die Gegenseite versteht. Kontierung, Umsatzsteuervoranmeldung und Jahresabschluss bleiben dort, wo sie hingehören: bei Ihrer Buchhaltung oder Ihrem Steuerbüro. Das ist keine Einschränkung, sondern der Grund, warum die Übergabe überhaupt sauber funktioniert.

Welches der vier Programme das richtige ist, entscheidet meistens nicht der Betrieb allein, sondern das Steuerbüro. Fragen Sie dort zuerst, womit gearbeitet wird, und richten Sie die Schnittstelle danach ein. Sollte Ihr System nicht dabei sein, bleibt der Weg über Export und Import: Rechnungen und Belege lassen sich als Datei ausgeben und dort einlesen. Das ist ein Schritt mehr als die direkte Übergabe, aber immer noch weniger als eine zweite Erfassung von Hand.