Ein Vorgang von Anfang bis Ende
Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Abschläge und Schlussrechnung gehören zusammen. Wer den Auftrag öffnet, sieht den ganzen Verlauf.
Aufträge & Projekte
Auftragsverwaltung für Handwerksbetriebe
Ein Auftrag beginnt mit einem Anruf und endet mit einem Zahlungseingang. Dazwischen liegen Angebot, Termine, Stunden, Material und Nachträge. In Workstool hängt all das an einem Vorgang, statt sich auf Ordner, Kalender und Zettel zu verteilen.
Im Überblick
Was Aufträge & Projekte im Alltag leistet
Sechs Punkte, die den Unterschied zum bisherigen Weg ausmachen.
Status auf einen Blick
Angeboten, beauftragt, in Arbeit, fertig, abgerechnet. Die Liste zeigt sofort, wo etwas hängt und was heute in Rechnung gestellt werden kann.
Stunden und Material am Auftrag
Was die Mannschaft bucht und was aus dem Lager geht, landet automatisch beim richtigen Vorgang. Nichts muss am Monatsende zugeordnet werden.
Abschläge nach Baufortschritt
Sie geben je Position den erreichten Anteil an. Die Schlussrechnung zieht alle gezahlten Abschläge von selbst ab.
Nachträge sauber getrennt
Zusätzliche Leistungen werden als Nachtrag geführt und bleiben vom Hauptauftrag unterscheidbar, auch in der Auswertung.
Projekte über mehrere Aufträge
Große Vorhaben fassen mehrere Aufträge zusammen. Kosten und Stunden lassen sich einzeln und gemeinsam auswerten.
Der Ablauf
So sieht das im Betrieb aus
Vier Schritte, die ineinandergreifen. Nichts wird zweimal erfasst.
- 1
Anfrage aufnehmen
Kunde, Objekt und Anliegen in einer Minute erfasst, auch am Handy unterwegs.
- 2
Angebot und Auftrag
Aus dem Aufmaß entsteht das Angebot, aus der Annahme der Auftrag.
- 3
Ausführung
Termine auf der Plantafel, Stunden und Material werden unterwegs gebucht.
- 4
Abrechnung
Rechnung aus dem Auftrag, Zahlungseingang ordnet sich selbst zu.
Zum Nachlesen
Was eine Auftragsverwaltung im Handwerk leisten muss
In vielen Betrieben liegt ein Auftrag an vier Orten gleichzeitig. Das Angebot steckt im Schreibprogramm, der Termin im Kalender, die Stunden auf Zetteln und das Material auf einem Lieferschein im Fahrzeug. Solange alles glatt läuft, geht das gut. Sobald jemand nachfragt oder eine Rechnung geschrieben werden soll, beginnt die Suche.
Eine Auftragsverwaltung führt diese Teile zusammen. Der Vorgang entsteht aus dem Angebot und wächst mit: Termine kommen dazu, Stunden werden gebucht, Material wird entnommen, Fotos werden angehängt. Am Ende steht alles bereit, was die Rechnung braucht, und niemand muss es zusammensuchen.
Wichtig ist dabei die Reihenfolge. Wer zuerst das Aufmaß erfasst, hat die Mengen im Angebot. Wer das Angebot annehmen lässt, hat den Auftrag. Wer Stunden und Material am Auftrag bucht, hat die Rechnung. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf, statt ihn zu wiederholen.
Der Nutzen zeigt sich am Monatsende. Wenn Rechnungen am Tag der Fertigstellung rausgehen statt zwei Wochen später, verbessert sich die Zahlungsmoral spürbar. Und die Nachkalkulation sagt endlich, welcher Auftrag getragen hat und welcher nur beschäftigt war.
Häufig gesucht
Aufgaben, die damit erledigt sind
Was Betriebe konkret vorhaben, und wie es in Workstool abläuft.
Auftragsstatus im Betrieb verfolgen
Die Liste zeigt für jeden Auftrag Wert, Fortschritt und Status. Filter nach Kunde, Gewerk oder Mitarbeiter grenzen ein, was gerade wichtig ist.
Aus dem Angebot einen Auftrag machen
Nimmt der Kunde an, wird das Angebot mit einem Klick zum Auftrag. Positionen, Mengen und Preise wandern mit, ohne dass jemand sie überträgt.
Nachträge im Auftrag erfassen
Zusätzliche Leistungen legen Sie als Nachtrag an, mit eigener Freigabe. In der Auswertung bleiben sie vom ursprünglichen Auftrag getrennt.
Mehrere Aufträge zu einem Projekt bündeln
Bei größeren Vorhaben fassen Sie Aufträge zu einem Projekt zusammen. Stunden und Kosten laufen einzeln und in Summe zusammen.
Aufträge nach Fertigstellung abrechnen
Sind Stunden und Material erfasst, meldet Workstool den Auftrag als abrechnungsreif. Die Rechnung entsteht daraus mit einem Klick.
Auftragshistorie beim Kunden einsehen
Am Kunden hängen alle bisherigen Aufträge mit Belegen. Beim nächsten Anruf sehen Sie, was zuletzt gemacht wurde und was es gekostet hat.
Was Sie bekommen
Ohne Bindung 35 € je Nutzer, mit drei Jahren Laufzeit 28 €. Gehostet in Deutschland, Support aus Winnenden.
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Vorlagen
Passende Vorlagen zum Herunterladen
Kostenlos, als PDF zum Ausdrucken sowie als Word- oder Excel-Datei. In Workstool entstehen diese Dokumente aus dem Auftrag.
Kostenvoranschlag
Ein Kostenvoranschlag ist ein Dokument , das die ungefähren Kosten für ein Projekt oder ein Produkt angibt. Er …
Kostenlos herunterladen
Lieferschein
Ein Lieferschein ist ein wichtiges Dokument im Warenverkehr , das bei jeder Lieferung mitgegeben wird. Er doku …
Kostenlos herunterladen
Rechnung
In der Geschäftswelt ist die ordnungsgemäße Rechnungsstellung nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch …
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Häufige Fragen
Fragen zu Aufträge & Projekte
Ist Ihre Frage nicht dabei? Rufen Sie an: +49 0 7195 9299770, Mo bis Fr von 8 bis 17 Uhr.
Ja. Neben den Standardstufen von angeboten bis abgerechnet legen Sie eigene Stufen an, etwa auf Material wartend oder zur Abnahme bereit. Die Liste lässt sich danach filtern.
Passt dazu
Diese Funktionen greifen ineinander
Angebote & Rechnungen
Angebot, Abschlag und Schlussrechnung aus einem Vorgang, samt E-Rechnung.
Aufmaß
Auf dem Tablet messen, Abzugsflächen rechnen, Mengen direkt ins Angebot.
Plantafel & Disposition
Wer ist wann auf welcher Baustelle. Die Woche für alle Kolonnen auf einen Blick.
Zeiterfassung
Stempeln am Handy, Stunden hängen am Auftrag. Auch ohne Empfang auf der Baustelle.
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