Handwerkersoftware für Kalkulation und Nachkalkulation

Eine Kalkulation ist eine Behauptung über die Zukunft. Sie sagt, wie viele Stunden eine Arbeit dauern wird und wie viel Material sie braucht. Ob die Behauptung stimmt, weiß man erst hinterher, und genau dieser Vergleich fehlt in den meisten Handwerksbetrieben. Ohne ihn wiederholt sich jeder Kalkulationsfehler so lange, bis er auffällt, und das dauert oft Jahre. Die Nachkalkulation ist deshalb kein Bericht fürs Archiv, sondern die einzige Rückmeldung, die eine Kalkulation je bekommt.

Damit sie ohne Zusatzaufwand entsteht, müssen Stunden und Material ohnehin am Auftrag erfasst werden. Genau das passiert, wenn die Mannschaft am Handy auf den Auftrag stempelt und Entnahmen aus dem Lager dem Vorgang zugebucht werden. Der Vergleich zwischen geplant und tatsächlich ist danach eine Auswertung und keine Erhebung. Betriebe sehen dann meistens dasselbe Muster: Zwei oder drei Leistungen tragen den Betrieb, eine oder zwei kosten Geld, und niemand hätte vorher sagen können, welche.

Der zweite Hebel ist der Verrechnungssatz selbst. Er besteht nicht nur aus dem Lohn, sondern aus allem, was der Betrieb braucht, um eine produktive Stunde anzubieten: Lohnnebenkosten, Urlaub und Krankheit, Fahrzeuge, Werkzeug, Werkstatt, Versicherungen, Verwaltung. Teilt man diese Kosten durch die tatsächlich verkaufbaren Stunden, kommt fast immer ein höherer Satz heraus als der, mit dem gerechnet wurde. Der Stundenlohnrechner auf dieser Seite macht diese Rechnung in wenigen Minuten nach.

Zum Schluss die Preispflege. Materialpreise ändern sich, Löhne auch. Wenn Kalkulation und Leistungstexte im selben System stehen, lässt sich ein Preis an einer Stelle ändern und wirkt in allen künftigen Angeboten. Ohne dieses System liegt der Preis in einer Excel-Datei, einer alten Angebotsvorlage und im Kopf des Chefs, und alle drei sagen etwas anderes.