Handwerkersoftware mit Banking für den ganzen Betrieb

Das Geld ist im Handwerk selten das Problem, die Übersicht darüber schon. Ein Betrieb mit zwölf Leuten schreibt im Monat leicht sechzig Rechnungen. Wer wissen will, welche davon bezahlt sind, muss ohne Anbindung das Onlinebanking öffnen, Umsätze durchsehen und mit einer Liste abgleichen. Das dauert, passiert deshalb selten, und in der Zwischenzeit mahnt niemand. Ist das Konto dagegen mit der Handwerkersoftware verbunden, ist der Abgleich kein Termin mehr, sondern ein Zustand.

Technisch übernimmt das eine Bankanbindung, die Umsätze abruft und sie den offenen Rechnungen zuordnet. In den allermeisten Fällen genügt dafür der Verwendungszweck mit der Rechnungsnummer. Wird nur ein Teil gezahlt oder Skonto gezogen, bleibt die Differenz sichtbar, statt still unterzugehen. Was sich nicht zuordnen lässt, landet in einer kurzen Liste und wird von Hand entschieden. Der Aufwand verschiebt sich damit von allen Zahlungen auf die wenigen Ausnahmen.

Daraus wird der zweite Nutzen: ein Mahnwesen, das tatsächlich läuft. Offene Posten sind aktuell, also kann die Software vorschlagen, wen sie heute erinnern würde. Sie entscheiden, ob eine freundliche Erinnerung reicht oder die zweite Mahnung fällig ist. Für Betriebe mit knapper Liquidität ist das der Unterschied zwischen Geld, das nach vierzehn Tagen kommt, und Geld, das nach zehn Wochen kommt.

Wichtig ist die Abgrenzung zur Buchhaltung. Workstool bucht nicht. Es führt die offenen Posten, ordnet Zahlungen zu und liefert die Belege an Lexware Office, sevDesk, Sage oder easybill. Die Kontierung, die Umsatzsteuervoranmeldung und der Jahresabschluss bleiben bei Ihrer Buchhaltung oder Ihrem Steuerbüro. Genau diese Trennung hält beide Seiten sauber.