Mahnwesen für Handwerksbetriebe

Kaum ein Betrieb mahnt gern. Die Kundenbeziehung soll halten, der nächste Auftrag soll kommen, und so bleibt die Rechnung vom Frühjahr im Sommer noch offen. Das Problem ist selten der einzelne Fall, sondern die Summe. Wenn dreißig Rechnungen über vier Wochen zu spät bezahlt werden, finanziert der Betrieb seine Kunden aus der eigenen Kasse, und das fällt erst auf, wenn Material bestellt werden muss. Wer früh und freundlich erinnert, bekommt sein Geld meist ohne Streit. Ein Mahnwesen ist damit weniger eine Frage des Tons als der Regelmäßigkeit.

Ein geordnetes Mahnwesen nimmt die Entscheidung aus dem Einzelfall heraus. Drei Stufen genügen: eine freundliche Erinnerung, eine deutliche Mahnung mit Frist, eine letzte Aufforderung vor weiteren Schritten. Jede Stufe bekommt einen eigenen Text und einen eigenen Abstand zur vorherigen. Damit muss niemand mehr überlegen, wie man es formuliert, denn die Formulierung steht bereits fest. Wichtig ist nur, dass die Abstände eingehalten werden und keine Rechnung übersprungen wird.

Entscheidend ist die Datengrundlage. Eine Mahnung an einen Kunden, der längst gezahlt hat, kostet mehr Vertrauen als die ausstehende Summe wert ist. Deshalb zieht Workstool die offenen Posten aus den zugeordneten Zahlungen. Wer zwischenzeitlich überwiesen oder einen Teil beglichen hat, fällt aus dem Lauf. Ab der zweiten Stufe kommen Verzugszinsen und eine Mahngebühr dazu, nach den Sätzen, die Sie hinterlegt haben. Auch eine vereinbarte Ratenzahlung lässt sich hinterlegen, damit der Kunde nicht trotzdem gemahnt wird.

Verschickt wird trotzdem nichts ohne Ihr Zutun. Der Vorschlag entsteht von selbst, die Freigabe erfolgt von Hand, und einzelne Kunden lassen sich zurückstellen, weil Sie den Fall kennen. Bleibt eine Forderung auch nach der letzten Stufe offen, folgt die Übergabe an Inkasso oder Anwalt. Behalten Sie dabei die Verjährung im Blick: Werklohnforderungen verjähren regelmäßig in drei Jahren zum Jahresende. Bis dahin sehen Sie an jedem Vorgang, welche Stufe zuletzt gelaufen ist und was der Kunde darauf geantwortet hat.