Handwerkersoftware für große Handwerksbetriebe

Große Handwerksbetriebe haben selten zu wenig Software, sondern zu viel. Über die Jahre sind ein Rechnungsprogramm, eine Zeiterfassung, eine Lagerlösung und mehrere Excel-Dateien entstanden, jede für sich sinnvoll, zusammen aber ohne gemeinsame Wahrheit. Der Aufwand verlagert sich dann auf das Abgleichen, und die wichtigste Frage, ob der Betrieb verdient, lässt sich erst nach dem Jahresabschluss beantworten.

Ein gemeinsames System löst das nicht durch mehr Funktionen, sondern durch einen Datenstand. Wenn Stunden, Material, Belege und Zahlungen an denselben Vorgängen hängen, ist die Auswertung eine Abfrage und keine Recherche. Auslastung je Kolonne, Deckungsbeitrag je Gewerk, offene Posten je Standort: Das sind Fragen, die eine Geschäftsführung wöchentlich stellt und die ohne gemeinsame Datenbasis jedes Mal Arbeit machen.

Der zweite Punkt ist Zuständigkeit. In dieser Größe darf nicht jeder alles sehen und ändern. Rollen legen fest, wer kalkuliert, wer freigibt, wer bestellt und wer nur seine Aufträge sieht. Wichtig ist, dass diese Rechte den Alltag nicht blockieren: Die Baustelle muss ohne Rückfrage arbeiten können, das Büro ohne Rückfrage abrechnen.

Der dritte Punkt ist die Umstellung selbst. Sie ist in großen Betrieben ein Projekt mit Terminen, Verantwortlichen und einer Reihenfolge. Bewährt hat sich, mit Aufträgen und Abrechnung zu beginnen, danach Zeiterfassung, dann Lager und Einkauf. Wer alles gleichzeitig umstellt, riskiert, dass die Mannschaft in der entscheidenden ersten Woche den Eindruck bekommt, es sei schlechter als vorher.