Einkauf und Bestellungen für Handwerksbetriebe

Im Handwerk entsteht der Einkauf meistens aus einem Mangel. Jemand steht auf der Baustelle, ein Teil fehlt, und es wird schnell beim Großhändler angerufen. Das funktioniert, kostet aber Geld: Kleinmengen sind teuer, die Sonderfahrt ist noch teurer, und der Termin verschiebt sich trotzdem. Ein geordneter Einkauf setzt früher an. Er beantwortet die Frage, was in den nächsten Tagen gebraucht wird und was davon längst im Regal liegt. Wer das weiß, bestellt einmal und richtig statt dreimal und knapp.

Diese Frage lässt sich nur beantworten, wenn Lager und Aufträge zusammenhängen. Aus den Meldegrenzen der Lagerartikel und den Materiallisten der anstehenden Aufträge entsteht ein Bestellvorschlag. Er ist keine Automatik, sondern eine Vorlage: Sie sehen, was knapp wird, ändern Mengen und streichen, was Sie anders lösen wollen. Erst danach geht die Bestellung heraus, je Lieferant gebündelt statt über den Tag verteilt in fünf Anrufen. Das senkt die Zahl der Lieferungen und macht Frachtkosten kalkulierbar. Und es entlastet die Baustelle, weil niemand mehr nebenher den Einkauf erledigen muss.

Der zweite Teil ist die Verfolgung. Eine Bestellung ist erst erledigt, wenn die Ware da ist und die Rechnung stimmt. Auftragsbestätigung, zugesagter Termin, Teillieferung und Restmenge gehören deshalb an die Bestellung und nicht in ein Postfach. Wer am Montag wissen will, ob die Fenster bis Donnerstag kommen, schaut in eine Liste. Kommt etwas nicht, sehen Sie es früh genug, um umzudisponieren, statt die Kolonne umsonst anfahren zu lassen. Auf der Plantafel lässt sich der Termin dann verschieben, bevor der Kunde anruft.

Am Ende steht die Rechnungsprüfung. Bestellung, Wareneingang und Eingangsrechnung liegen übereinander, Abweichungen bei Preis, Menge oder Fracht fallen auf. Für Betriebe mit hohem Materialanteil ist das der Punkt, an dem sich die Ordnung in Euro auszahlt. Wer den Katalogeinkauf tiefer einbinden will, ergänzt den EinkaufsFlow mit über 100.000 Artikeln als Add-on. Artikelstämme lassen sich außerdem über Datanorm einlesen, damit Bestellnummern und Preise nicht von Hand gepflegt werden müssen.