Lagerverwaltung für Handwerksbetriebe

Viele Betriebe führen zwei Lager: eines im Regal und eines in den Fahrzeugen. Das im Regal ist einigermaßen bekannt, das in den Fahrzeugen kennt nur der jeweilige Monteur. Wenn dann etwas gebraucht wird, ruft jemand herum oder fährt zum Großhandel. Gekauft wird dabei oft, was im Betrieb längst vorhanden ist, nur eben an einem anderen Ort. Doppelt gekauftes Material bindet Geld, das an anderer Stelle fehlt. Und wer im Fahrzeug sucht, arbeitet in dieser Zeit nicht auf der Baustelle.

Der erste Schritt ist ein sauberer Artikelstamm. Über Datanorm kommen die Daten des Großhandels mit Nummern und Preisen herein, über GAEB Positionen aus Ausschreibungen, über CSV die Bestände aus dem alten System. Wichtig ist weniger die Menge der Artikel als ihre Eindeutigkeit, denn nur eindeutige Artikel lassen sich zählen, bewerten und auf Aufträge buchen. Doppelte Einträge für dasselbe Teil machen jede Auswertung wertlos. Der EinkaufsFlow liefert daneben über 100.000 Artikel mit Preisen mehrerer Lieferanten.

Danach zählt die Disziplin beim Buchen. Jede Entnahme geht vom Bestand ab und auf einen Auftrag, jede Rückgabe zurück. Damit das im Alltag funktioniert, muss es in wenigen Sekunden gehen, auf dem Handy und ohne Empfang. Ein Scan des Barcodes reicht, danach folgen nur noch Menge und Auftrag. Wer ein Fahrzeug leerräumt, bucht die Restmengen zurück ins Hauptlager. Meldegrenzen je Artikel sorgen für den Rest: Wird der Mindestbestand unterschritten, steht der Artikel im Bestellvorschlag, bevor jemand ihn vermisst.

Die Inventur ist dann keine Nacht mehr, sondern eine Aufgabe über mehrere Tage, nach Lagerort oder Artikelgruppe. Differenzen werden mit Grund gebucht und bleiben nachvollziehbar, die Bewertung geht mit ins Steuerbüro. Wunder darf man nicht erwarten: Ein Bestand stimmt nur so gut, wie gebucht wird. Wo das im Betrieb nicht gelebt wird, hilft auch die beste Software nicht weiter. Deshalb lohnt es sich, mit wenigen wichtigen Artikeln anzufangen statt mit dem ganzen Sortiment.