Geräte mit Inventarnummer
Jedes Gerät bekommt eine Nummer, dazu Hersteller, Seriennummer, Kaufdatum und Wert. Ein Etikett mit Code am Gerät genügt, um es in der App aufzurufen.
Werkzeugverwaltung
Werkzeugverwaltung für Handwerksbetriebe
Zwei Fragen tauchen im Betrieb immer wieder auf: Wer hat das Gerät zuletzt gehabt, und wann muss es wieder geprüft werden. Beide lassen sich nur beantworten, wenn Geräte, Ausgabe und Prüftermine an einer Stelle geführt werden. Genau das macht die Werkzeugverwaltung.
Im Überblick
Was Werkzeugverwaltung im Alltag leistet
Sechs Punkte, die den Unterschied zum bisherigen Weg ausmachen.
Ausgabe an Person oder Fahrzeug
Geräte werden an Mitarbeitende, Fahrzeuge oder Baustellen ausgegeben. Die Liste zeigt jederzeit, wo sich ein Gerät befindet und seit wann.
Wiederkehrende Prüfungen
Prüfintervalle etwa nach DGUV Vorschrift 3 laufen je Gerät mit. Vor Ablauf meldet sich Workstool, statt dass die Plakette zufällig auffällt.
Wartungsintervalle
Neben Prüfungen lassen sich Wartungen nach Zeit hinterlegen. Maschinen gehen in den Service, bevor sie auf der Baustelle stehen bleiben.
Reparaturhistorie
Jede Reparatur wird mit Datum, Kosten und Werkstatt vermerkt. Nach der dritten Reparatur sehen Sie schwarz auf weiß, dass ein Ersatz günstiger ist.
Verlust und Ersatz
Verschwundene Geräte werden als Verlust gekennzeichnet, mit letzter Ausgabe und letztem Standort. Ersatzbeschaffungen hängen am selben Datensatz.
Der Ablauf
So sieht das im Betrieb aus
Vier Schritte, die ineinandergreifen. Nichts wird zweimal erfasst.
- 1
Geräte erfassen
Inventarnummer, Hersteller, Seriennummer und Wert einmal anlegen, Etikett ans Gerät.
- 2
Ausgeben
Übergabe an Person, Fahrzeug oder Baustelle wird mit Datum vermerkt.
- 3
Fristen im Blick
Prüf- und Wartungsintervalle laufen mit und melden sich vor Ablauf.
- 4
Instandhalten
Reparaturen, Kosten und Verluste stehen am Gerät und ergeben die Historie.
Zum Nachlesen
Was die Werkzeugverwaltung im Handwerk übernimmt
Der Gerätebestand eines Handwerksbetriebs ist schnell sechsstellig, und trotzdem wird er selten geführt. Bohrhämmer, Messgeräte, Leitern, Gerüstteile und Maschinen verteilen sich auf Fahrzeuge, Baustellen und Mitarbeitende. Solange alles da ist, fällt es nicht auf. Auffällig wird es, wenn ein Gerät gebraucht wird und niemand weiß, in welchem Bus es liegt, oder wenn bei einer Begehung die Prüfplakette fehlt. Dann wird improvisiert: gemietet, neu gekauft oder auf einem anderen Gerät weitergearbeitet, das eigentlich fällig wäre.
Der erste Schritt ist die Inventarisierung. Jedes Gerät bekommt eine Nummer und einen Datensatz mit Hersteller, Seriennummer, Kaufdatum und Wert. Ein Etikett am Gerät verbindet beides, sodass der Datensatz in der App aufgerufen werden kann, ohne zu suchen. Das ist Arbeit, die einmal anfällt, und sie ist auch für die Anlagenbuchhaltung und die Versicherung nützlich, wenn nach einem Diebstahl ein Nachweis verlangt wird. Für den Erstbestand genügt eine Liste aus Excel, der Rest entsteht beim laufenden Betrieb.
Der zweite Schritt ist die Ausgabe. Wird ein Gerät an eine Person, ein Fahrzeug oder eine Baustelle übergeben, wird das vermerkt. Die Liste beantwortet danach die Frage, wer was hat, ohne Anrufe. Der Nebeneffekt ist erzieherisch: Wenn dokumentiert ist, wer ein Gerät zuletzt hatte, kommt mehr zurück. Bei Verlust steht wenigstens fest, wann und wo das Gerät zuletzt im Einsatz war. Gebucht wird die Übergabe in der App, mit einem Scan des Etiketts und auf Wunsch mit Unterschrift.
Der dritte Schritt sind die Fristen. Elektrische Betriebsmittel müssen wiederkehrend geprüft werden, üblicherweise nach DGUV Vorschrift 3, Leitern und andere Arbeitsmittel ebenso. Workstool führt Intervalle je Gerät und meldet, was fällig wird. Die Prüfung selbst macht weiterhin eine befähigte Person oder ein Dienstleister. Die Software erinnert, dokumentiert das Ergebnis und hält es für die nächste Begehung bereit. Dasselbe gilt für Wartungen und Reparaturen, deren Kosten je Gerät zusammenlaufen und irgendwann die Entscheidung über einen Ersatz begründen.
Häufig gesucht
Aufgaben, die damit erledigt sind
Was Betriebe konkret vorhaben, und wie es in Workstool abläuft.
Werkzeug an Mitarbeiter ausgeben
Die Übergabe wird mit Datum und Person erfasst, auf Wunsch mit Unterschrift auf dem Handy. Danach ist nachvollziehbar, wer ein Gerät zuletzt hatte.
Prüffristen nach DGUV V3 überwachen
Je Gerät läuft ein Prüfintervall mit, Workstool meldet sich vor Ablauf. Das Ergebnis der Prüfung wird am Gerät dokumentiert und bleibt abrufbar.
Geräte im Fahrzeug erfassen
Fahrzeuge werden wie Lagerorte geführt. So sehen Sie, welches Werkzeug in welchem Bus liegt, bevor jemand losfährt und es doch nicht dabei hat.
Wartungsintervalle für Maschinen planen
Neben Prüfungen hinterlegen Sie Wartungen nach Zeit. Fällige Wartungen erscheinen rechtzeitig, statt erst beim Ausfall auf der Baustelle.
Reparaturkosten je Gerät auswerten
Jede Reparatur wird mit Kosten und Werkstatt vermerkt. Die Summe je Gerät zeigt, wann sich ein Ersatz mehr lohnt als die nächste Instandsetzung.
Verlorenes Werkzeug im Betrieb nachverfolgen
Ein vermisstes Gerät wird als Verlust gekennzeichnet, mit letzter Ausgabe und letztem Standort. Das hilft bei Nachfragen und bei der Meldung an die Versicherung.
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Häufige Fragen
Fragen zu Werkzeugverwaltung
Ist Ihre Frage nicht dabei? Rufen Sie an: +49 0 7195 9299770, Mo bis Fr von 8 bis 17 Uhr.
Nein. Die Prüfung führt weiterhin eine befähigte Person oder ein Dienstleister durch. Workstool führt die Intervalle je Gerät, erinnert rechtzeitig und dokumentiert das Ergebnis, sodass Sie es bei einer Begehung vorzeigen können.
Passt dazu
Diese Funktionen greifen ineinander
Lager & Artikel
Bestände je Lagerort und Fahrzeug, Meldegrenzen, Entnahme auf den Auftrag.
Aufträge & Projekte
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Checklisten
Prüfschritte, Pflichtfelder und Fotos, auf dem Tablet abgehakt und unterschrieben.
Einkauf & Bestellungen
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