Eine schriftliche Vereinbarung hält fest, was zwei Seiten miteinander abgemacht haben. Sie ist kein Misstrauensbeweis, sondern ein Gedächtnisstütze: Nach acht Wochen erinnert sich niemand mehr genau an ein Gespräch auf der Baustelle, und nach einem Streit erinnern sich beide Seiten unterschiedlich.
Wann sie sich lohnt
Immer dann, wenn eine Absprache über das Übliche hinausgeht: eine Zusage zu einem Termin, eine Abweichung vom Angebot, ein Nachlass, eine Zahlungsvereinbarung bei Rückstand, eine Regelung mit einem Subunternehmer. Auch Abreden mit Mitarbeitenden gehören dazu, etwa über eine Arbeitszeitregelung oder die Nutzung eines Fahrzeugs.
Für den Auftrag selbst gibt es passendere Formen: den Kostenvoranschlag, das Angebot mit Auftragsbestätigung oder, bei Gesellschaften, einen richtigen Vertrag. Die schriftliche Vereinbarung ist das Werkzeug für alles dazwischen.
Was hineingehört
Wer mit wem: vollständige Namen und Anschriften beider Seiten. Worum es geht: der Gegenstand in ganzen Sätzen, nicht in Stichworten. Was jede Seite tut: die Leistung und die Gegenleistung. Wann: Termine, Fristen oder ein Zeitraum. Was es kostet: der Betrag, die Fälligkeit und ob Umsatzsteuer hinzukommt. Was gilt, wenn etwas schiefgeht: Kündigung, Verzug, Folgen.
Am Ende Ort, Datum und beide Unterschriften. Eine Vereinbarung, die nur eine Seite unterschrieben hat, ist besser als nichts, aber weniger wert als eine mit zwei Unterschriften.
Die häufigsten Fehler
Der erste: zu allgemein. „Die Arbeiten werden zeitnah ausgeführt“ regelt nichts. Setzen Sie ein Datum. Der zweite: kein Bezug zum Vorgang. Eine Vereinbarung ohne Auftragsnummer ist später schwer zuzuordnen. Der dritte: mündliche Nachträge zur schriftlichen Vereinbarung. Wer einmal schriftlich wird, sollte es bleiben.
Der vierte betrifft Verbraucher. Gegenüber Privatkunden gelten besondere Regeln, unter anderem zum Widerrufsrecht bei Verträgen außerhalb der Geschäftsräume. Wer das übersieht, hat unter Umständen ein Widerrufsrecht ausgelöst, das viel länger läuft als gedacht.
Braucht es Papier?
Für die meisten Abreden im Handwerk genügt Textform, also auch eine E-Mail, die den Inhalt festhält und den Absender erkennen lässt. Für bestimmte Geschäfte schreibt das Gesetz strengere Formen vor, etwa notarielle Beurkundung bei Grundstücken. Im Zweifel ist die unterschriebene Fassung die sichere, und sie kostet nur ein paar Minuten.
Am Vorgang statt im Postfach
Eine Vereinbarung nützt nur, wenn man sie findet. Liegt sie im Mailpostfach einer einzelnen Person, ist sie im Urlaub nicht verfügbar und nach einem Wechsel verloren. Am Auftrag abgelegt steht sie neben Angebot, Fotos, Stunden und Rechnung. Genau dafür hängen in Workstool alle Papiere eines Vorgangs zusammen, siehe Auftragsdokumente.
Die Vorlage richtig nutzen
Die Vorlage gibt die Struktur vor: Beteiligte, Gegenstand, Leistungen, Termine, Vergütung, Sonstiges, Unterschriften. Füllen Sie jeden Abschnitt aus, auch wenn ein Punkt kurz ausfällt. Ein leeres Feld liest sich später wie eine offene Frage.
Bei größeren Beträgen, bei Verbrauchern und bei allem, was über eine einfache Absprache hinausgeht, lassen Sie den Text juristisch prüfen. Diese Seite erklärt den Aufbau und ist keine Rechtsberatung.