Handwerkersoftware für alle Auftragsdokumente

Die Papiere eines Auftrags erzählen zusammen eine Geschichte: Was wurde angeboten, was wurde beauftragt, was wurde geliefert, was wurde berechnet. Liegen sie in verschiedenen Programmen, ist diese Geschichte zerrissen. Dann diskutiert man mit dem Kunden über eine Leistung, die im Angebot anders stand als in der Rechnung, und niemand kann auf Anhieb sagen, wo die Abweichung entstanden ist. Eine Handwerkersoftware, die alle Dokumente aus einem Vorgang erzeugt, löst dieses Problem nicht durch bessere Vorlagen, sondern dadurch, dass es nur eine Quelle gibt.

Der praktische Gewinn zeigt sich beim Schreiben. Aus dem angenommenen Angebot wird per Klick der Auftrag, aus dem Auftrag die Abschlagsrechnung nach Baufortschritt und am Ende die Schlussrechnung, in der die Abschläge bereits abgezogen sind. Wer das bisher in Excel gerechnet hat, kennt die Stelle, an der Fehler entstehen: beim Übertragen. Genau dieser Schritt entfällt. Die Nachkalkulation profitiert davon gleich mit, weil geplante und tatsächliche Werte am selben Vorgang stehen.

Dazu kommt die Formfrage. Eine Rechnung muss bestimmte Angaben tragen, die Nummern müssen fortlaufend sein, und seit Anfang 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Wer seine Belege aus einem System erzeugt, erfüllt diese Vorgaben nebenbei, statt sie bei jedem Dokument neu zu bedenken. ZUGFeRD und XRechnung gehören in Workstool zum Lieferumfang, nicht in ein Zusatzmodul.

Der letzte Teil ist die Ablage. Dokumente müssen über Jahre auffindbar und unveränderbar aufbewahrt werden. Wenn sie ohnehin am Auftrag hängen, ist die Ablage kein eigener Arbeitsschritt mehr, sondern ein Nebeneffekt. Bei einer Nachfrage suchen Sie nicht in Ordnern und Postfächern, sondern öffnen den Vorgang und sehen alles, was dazugehört.