DMS und digitales Archiv für Handwerksbetriebe

Fast jeder Betrieb hat eine Ablagestruktur, und fast jede funktioniert nur für die Person, die sie angelegt hat. Ein Ordner je Kunde, darin einer je Jahr, darin Dateien mit Namen wie Angebot final neu 2. Solange das Dokument frisch ist, findet man es. Nach zwei Jahren, wenn ein Kunde wegen der Gewährleistung anruft, beginnt die Suche. Ein Dokumentenmanagement dreht das Prinzip um: Nicht der Ort entscheidet, sondern der Bezug zum Vorgang. Ein Beleg gehört zu einem Auftrag, einem Kunden oder einem Lieferanten, und dort liegt er.

Der zweite Unterschied ist die Suche. Ein Archiv liest den Inhalt der Dokumente und macht ihn durchsuchbar. Sie geben eine Artikelnummer, einen Straßennamen oder einen Betrag ein und bekommen die Belege, in denen das vorkommt, egal wie die Datei heißt und wer sie abgelegt hat. Das ist der Punkt, an dem ein Archiv spürbar Zeit spart, besonders bei Nachfragen zu alten Aufträgen und bei Prüfungen. Für Fotos und Handschrift bleibt die Erkennung unzuverlässig, dort helfen zusätzliche Schlagworte weiter.

Dazu kommen die Pflichten. Geschäftsbriefe, Rechnungen und Buchungsbelege müssen aufbewahrt werden, je nach Belegart sechs oder zehn Jahre. Die GoBD verlangen außerdem, dass Belege unveränderbar und nachvollziehbar abgelegt sind. Ein Archiv protokolliert Änderungen und hält die Ursprungsfassung vor. Wichtig ist dabei die ehrliche Einordnung: Die Software allein macht einen Betrieb nicht GoBD-konform, dazu gehört auch eine Verfahrensdokumentation der eigenen Abläufe. Wie weit Sie beim ersetzenden Scannen gehen, klären Sie am besten vorab mit dem Steuerbüro.

Im Alltag zahlt sich das an drei Stellen aus. Die Eingangsrechnung liegt beim Vorgang, statt im Postfach einer Person. Das Steuerbüro bekommt die Belege eines Monats gesammelt statt in einer Kiste. Und die Rechte sorgen dafür, dass Personalunterlagen nicht dort landen, wo jeder sie öffnen kann. Gehostet wird in Deutschland, was bei Verträgen und Personalakten regelmäßig die erste Frage ist. Auf der Baustelle ist die Akte über die App erreichbar, sodass ein alter Plan nicht erst gefaxt werden muss.