Eine Quittung ist der schriftliche Nachweis darüber, dass eine Zahlung tatsächlich geflossen ist. Sie bestätigt den Empfang von Geld, meistens bar, und gehört damit zu den Belegen, die jeder Betrieb aufbewahren muss. Der Anspruch darauf steht im Bürgerlichen Gesetzbuch: Wer zahlt, darf eine Quittung verlangen.
Was eine Quittung ist und was nicht
Die Quittung bestätigt den Empfang einer Leistung, in aller Regel einer Geldzahlung. Sie sagt: Dieser Betrag ist angekommen. Damit unterscheidet sie sich von der Rechnung, die eine Forderung stellt. Die Rechnung fragt nach Geld, die Quittung bestätigt, dass es da ist. Im Handwerk treffen beide oft am selben Tag aufeinander: Der Monteur schreibt die Rechnung, der Kunde zahlt bar, und die Quittung wandert als Beleg zurück in die Mappe.
Wichtig ist die Abgrenzung zur Kleinbetragsrechnung. Bis zu einem gesetzlich festgelegten Betrag darf eine Rechnung vereinfacht ausgestellt werden, dann genügen weniger Angaben. Eine Quittung über denselben Vorgang ersetzt diese Rechnung aber nicht automatisch, weil sie einem anderen Zweck dient. Wer sicher gehen will, stellt beides aus: die Rechnung für die Leistung, die Quittung für die Zahlung.
Was auf eine Quittung gehört
Damit eine Quittung ihren Zweck erfüllt, muss sie ohne Nachfragen verständlich sein. Dazu gehören: Name und Anschrift des Empfängers, Name des Zahlenden, der Betrag in Ziffern und in Worten, wofür gezahlt wurde, Ort und Datum sowie die Unterschrift dessen, der das Geld entgegengenommen hat. Wird Umsatzsteuer ausgewiesen, gehören der Steuersatz und der Steuerbetrag dazu, sonst fehlt dem Kunden der Vorsteuerabzug.
Der Betrag in Worten ist kein Formalismus aus alter Zeit. Er verhindert, dass aus einer 1 später eine 4 wird. Genauso wichtig ist die genaue Bezeichnung der Leistung: „Reparatur Heizungsanlage, Rechnung 2026-0412“ ist belastbar, „Arbeiten“ ist es nicht.
Quittung, Kasse und Aufbewahrung
Bareinnahmen sind der empfindlichste Teil der Buchhaltung, weil sich Bargeld nicht von selbst dokumentiert. Wer bar kassiert, führt deshalb ein Kassenbuch und legt jede Quittung dazu. Das Doppel bleibt im Betrieb, das Original geht an den Kunden. Fehlt der Beleg, fehlt bei einer Prüfung die Verbindung zwischen Einnahme und Vorgang.
Für die Aufbewahrung gelten die üblichen Aufbewahrungspflichten. Quittungen gehören zu den Belegen, die über Jahre nachvollziehbar bleiben müssen, digital wie auf Papier. Eine Kiste im Keller erfüllt diese Anforderung nur so lange, wie jemand darin etwas wiederfindet.
Warum Quittungen im Handwerk seltener werden
Barzahlung nimmt ab, und damit die Zahl der Quittungen. Geblieben sind zwei Fälle: die kleine Reparatur beim Privatkunden, die vor Ort bezahlt wird, und die Anzahlung, die jemand in bar leistet. Beide Fälle sind unangenehm, wenn sie nur im Kopf existieren. Wer den Zahlungseingang dagegen direkt am Auftrag festhält, hat später keine Diskussion über die Frage, ob und wann gezahlt wurde.
In Workstool entsteht diese Verbindung von selbst: Die Rechnung hängt am Auftrag, der Zahlungseingang wird ihr zugeordnet, und über die Anbindung an das Konto ordnen sich unbare Zahlungen sogar allein zu. Was offen bleibt, steht in der Liste der offenen Posten, nicht auf einem Zettel.
Die Vorlage richtig nutzen
Die Vorlage enthält alle Felder, die eine Quittung tragen muss, und lässt Platz für Ihren Briefkopf. Füllen Sie sie vollständig aus, auch das Feld für den Verwendungszweck. Eine Quittung ohne Bezug zur Leistung ist für die Buchhaltung fast wertlos, weil sich später niemand mehr erinnert, wofür das Geld geflossen ist.
Für die steuerliche Behandlung im Einzelfall, besonders bei Bargeschäften und bei der Frage nach der Kassenführung, ist Ihr Steuerbüro die richtige Adresse. Diese Seite erklärt den Aufbau, sie ersetzt keine Beratung.