Angebote und Rechnungen für Handwerksbetriebe

In vielen Betrieben entsteht das Angebot im Schreibprogramm und die Rechnung in einem zweiten Programm. Was dazwischen liegt, steht auf Zetteln im Fahrzeug. Die Zahlen werden dabei zwei- oder dreimal getippt, und jedes Mal kann sich ein Dreher einschleichen. Spätestens bei der Schlussrechnung fragt jemand, welche Abschläge schon gestellt wurden und ob der Nachtrag vom März enthalten ist. Wer trotzdem den Überblick behalten will, führt eine zweite Liste mit offenen Posten, die selten auf dem aktuellen Stand ist.

Hängen Angebot, Abschlag und Schlussrechnung am selben Vorgang, entfällt dieser Abgleich. Aus dem angenommenen Angebot wird der Auftrag, auf den Auftrag buchen Stunden und Material, und daraus entsteht die Rechnung. Positionen, Mengen und Preise wandern mit, statt neu erfasst zu werden. Wer eine Position ändert, sieht sofort, was das für die Summe bedeutet. Auch Nachträge bleiben dort sichtbar, wo sie hingehören, statt als loses Dokument im Ordner zu liegen. Die Übersicht über offene Beträge ergibt sich aus den Belegen und muss nicht getrennt gepflegt werden.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Workstool erzeugt beide gängigen Formate: ZUGFeRD als PDF mit eingebetteten Daten und XRechnung als reinen Datensatz. Beides kostet nichts extra. Privatkunden bekommen weiterhin die gewohnte PDF-Rechnung. Welches Format wer erhält, hinterlegen Sie einmal am Kunden. Wer an öffentliche Auftraggeber liefert, arbeitet ohnehin länger mit XRechnung. Für alle anderen ist der Umstieg vor allem eine Frage der Einstellung im Kundenstamm und nicht eine Umstellung im ganzen Betrieb.

Der größere Hebel liegt aber im Tempo. Eine Rechnung, die am Tag der Fertigstellung rausgeht, wird früher bezahlt als eine, die zwei Wochen im Stapel liegt. Dazu gehören klare Zahlungsziele, ein Skontoangebot dort, wo es sich rechnet, und eine Übersicht, die offene Posten sichtbar hält. Bleibt eine Zahlung trotzdem aus, setzt das Mahnwesen genau dort an. Dazu kommt, dass die Rechnung fachlich stimmen muss: Leistungszeitraum, Steuersatz und bei Bauleistungen der Hinweis auf die Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Diese Angaben stehen in den Vorlagen und müssen nicht bei jeder Rechnung neu bedacht werden.