Die Schlussrechnung schließt einen Auftrag ab. Sie rechnet die gesamte erbrachte Leistung ab und zieht davon alle Abschlagszahlungen ab, die der Kunde bereits geleistet hat. Im Handwerk ist sie der Beleg, bei dem sich zeigt, ob während der Baustelle sauber erfasst wurde.
Was die Schlussrechnung leistet
Bei längeren Aufträgen wird selten am Ende in einer Summe abgerechnet. Üblich sind Abschlagszahlungen nach Baufortschritt, die dem Betrieb Geld in die Kasse bringen, solange die Arbeit läuft. Diese Zahlungen sind vorläufig. Erst die Schlussrechnung stellt die endgültige Forderung auf und verrechnet, was bereits geflossen ist.
Daraus folgt der wichtigste Unterschied zu einer normalen Rechnung: Die Schlussrechnung führt zwei Ebenen. Oben steht die vollständige Leistung mit allen Positionen, unten die Abzüge der Abschläge, und erst darunter der Betrag, der noch offen ist. Wer nur den Restbetrag ausweist, macht die Rechnung angreifbar, weil sich die Gesamtleistung nicht mehr nachvollziehen lässt.
Der Aufbau einer Schlussrechnung
Zuerst die Pflichtangaben jeder Rechnung: vollständige Anschriften, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und der Leistungszeitraum. Dann die Positionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Gesamtpreis, gegliedert wie im Angebot, damit der Kunde vergleichen kann.
Danach folgt die Aufstellung der Abschläge: jede Abschlagsrechnung mit Nummer, Datum und Nettobetrag, dazu die darauf entfallende Umsatzsteuer. Am Ende steht die Schlusszahlung. Enthält der Auftrag Nachträge, gehören sie sichtbar in die Aufstellung und nicht stillschweigend in eine bestehende Position.
Die häufigsten Fehler
Der teuerste Fehler ist der vergessene Nachtrag. Was auf der Baustelle mündlich zugesagt und nie notiert wurde, taucht in der Schlussrechnung nicht auf und wird nicht bezahlt. Der zweithäufigste ist die unvollständige Abschlagsübersicht: Fehlt eine Zahlung in der Aufstellung, rechnet der Kunde nach und zieht sie selbst ab, oft großzügiger als nötig.
Ebenfalls verbreitet: unklare Leistungszeiträume. Zieht sich ein Auftrag über den Jahreswechsel, muss erkennbar sein, was wann geleistet wurde. Für die Umsatzsteuer und für die Gewährleistung ist das kein Detail.
Wenn die VOB/B vereinbart ist
Ist die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil des Vertrags, gelten zusätzliche Regeln für Prüffristen und für die Wirkung der vorbehaltlosen Annahme der Schlusszahlung. Das betrifft vor allem öffentliche Auftraggeber und größere gewerbliche Kunden. Ob und in welcher Fassung die VOB/B gilt, steht im Vertrag; im Zweifel klärt das die Rechtsberatung, nicht das Bauchgefühl.
Wie die Schlussrechnung ohne Suchen entsteht
Eine Schlussrechnung ist nur so gut wie die Erfassung während der Arbeit. Wenn Stunden am Auftrag gebucht, Material aus dem Lager dem Vorgang zugeordnet und Nachträge sofort festgehalten werden, ist die Rechnung am Ende eine Auswertung und keine Rekonstruktion. Genau dafür hängen in Workstool alle Belege eines Auftrags zusammen, von der Aufmaßerfassung über die Zeiterfassung bis zur Rechnung. Die Abschläge werden automatisch abgezogen, weil sie am selben Vorgang stehen.
Die Vorlage richtig nutzen
Die Vorlage bildet beide Ebenen ab: die Gesamtleistung und die Aufstellung der Abschläge. Tragen Sie jede Abschlagsrechnung einzeln ein, mit Nummer und Datum. Eine Sammelzeile „geleistete Zahlungen“ spart zwei Minuten und kostet im Streitfall Tage.
Für die steuerliche Behandlung, besonders bei Leistungen über den Jahreswechsel und bei der Umkehr der Steuerschuldnerschaft im Baubereich, ist Ihr Steuerbüro zuständig. Diese Seite erklärt den Aufbau.