Eigene Listen je Gewerk
Pflichtfelder, Ankreuzpunkte, Auswahllisten, Zahlenfelder, Fotos und Unterschrift setzen Sie selbst zusammen. Für jede wiederkehrende Aufgabe eine eigene Vorlage.
Checklisten
Digitale Checklisten für Handwerksbetriebe
Eine Prüfung ist nur so viel wert wie ihr Nachweis. In Workstool bauen Sie eigene Listen aus Pflichtfeldern, Ankreuzpunkten, Messwerten, Fotos und Unterschrift. Die Liste hängt am Auftrag, lässt sich ohne Empfang ausfüllen und geht als PDF an den Kunden.
Im Überblick
Was Checklisten im Alltag leistet
Sechs Punkte, die den Unterschied zum bisherigen Weg ausmachen.
Pflichtfelder statt Lücken
Was ausgefüllt sein muss, lässt sich nicht überspringen. Die Liste gilt erst als erledigt, wenn jeder Pflichtpunkt beantwortet ist.
Messwerte mit Grenzwert
Isolationswiderstand, Druck, Temperatur oder Abgaswert kommen als Zahl mit Einheit herein. Liegt ein Wert außerhalb des hinterlegten Bereichs, fällt das sofort auf.
Fotos und Unterschrift am Punkt
Ein Prüfschritt kann ein Bild verlangen. Kunde oder Prüfer unterschreibt mit dem Finger auf dem Tablet, Name und Zeitpunkt werden mitgeschrieben.
Wiederkehrende Prüfungen
Für regelmäßige Termine, etwa die Prüfung ortsveränderlicher Geräte nach DGUV Vorschrift 3, hinterlegen Sie ein Intervall. Workstool meldet sich, bevor die Frist abläuft.
Am Auftrag und offline
Die Liste hängt am Vorgang, nicht an einem Ordner. Ohne Empfang läuft sie auf dem Gerät weiter und überträgt sich später von selbst.
Der Ablauf
So sieht das im Betrieb aus
Vier Schritte, die ineinandergreifen. Nichts wird zweimal erfasst.
- 1
Vorlage anlegen
Prüfschritte, Pflichtfelder, Messwerte und Fotopflicht einmal im Büro festlegen.
- 2
Liste an den Auftrag hängen
Beim Termin bekommt der Vorgang die passende Liste, automatisch oder von Hand.
- 3
Vor Ort ausfüllen
Abhaken, messen, fotografieren, unterschreiben lassen, auch ohne Empfang.
- 4
Abschließen und ablegen
Das PDF geht an den Kunden, die Frist für die nächste Prüfung läuft mit.
Zum Nachlesen
Was digitale Checklisten im Handwerk leisten
Prüfungen und Abnahmen laufen in vielen Betrieben über Papier. Ein Formular wird kopiert, auf der Baustelle ausgefüllt, im Fahrzeug vergessen und Tage später halb lesbar im Büro abgegeben. Fehlt eine Angabe, ruft jemand an. Fehlt ein Foto, fährt jemand ein zweites Mal hin. Am Ende steht ein Ordner, in dem niemand schnell findet, wann eine Anlage zuletzt geprüft wurde und wer dabei war. Wer einen Nachweis braucht, sucht dann in einem Stapel statt in einer Liste.
Eine digitale Checkliste dreht die Reihenfolge um. Die Liste entsteht einmal als Vorlage und führt danach jeden durch dieselben Schritte. Pflichtfelder lassen sich nicht überspringen, Messwerte werden als Zahl erfasst und Fotos hängen an dem Punkt, zu dem sie gehören. Wer die Liste abschließt, hat den Nachweis vollständig. Das erspart die Rückfragen, die zwei Wochen später ohnehin niemand mehr genau beantworten kann. Auch die Auswertung wird einfacher, weil jede Prüfung dieselben Felder benutzt und damit vergleichbar bleibt.
Besonders deutlich wird der Unterschied bei wiederkehrenden Prüfungen. Ob Elektrogeräte, Leitern, Anschlagmittel oder Heizungsanlagen: Für jede gilt ein Intervall, und jedes Intervall will überwacht werden. Wenn die Liste ein Datum und eine Frist kennt, meldet sich die Software rechtzeitig, statt dass eine Tabelle im Büro daran erinnern muss. Der Prüfverlauf eines Geräts steht dann an einer Stelle, über Jahre hinweg. Fällt bei einer Prüfung ein Mangel auf, entsteht daraus direkt ein Auftrag für die Nacharbeit.
Im Alltag zählt aber vor allem, dass die Erfassung dort passiert, wo gearbeitet wird. Deshalb läuft die Liste auch im Keller oder im Rohbau ohne Empfang weiter und wird später übertragen. Zum Schluss entsteht ein PDF, das an den Kunden geht und im Archiv bleibt. Damit liegt der Nachweis auch Jahre später noch dort, wo der zugehörige Auftrag steht. Eines nimmt Ihnen die Software nicht ab: Prüfen darf weiterhin nur, wer dazu befähigt ist. Workstool hält fest, was geprüft wurde, und ersetzt keine Fachkunde.
Häufig gesucht
Aufgaben, die damit erledigt sind
Was Betriebe konkret vorhaben, und wie es in Workstool abläuft.
DGUV V3 Prüfung digital dokumentieren
Sie legen eine Vorlage mit den nötigen Messwerten und Prüfschritten an und hinterlegen das Intervall. Jede durchgeführte Prüfung bleibt mit Datum, Person und Gerät nachvollziehbar.
Eigene Checkliste für das Gewerk anlegen
Vorlagen bauen Sie im Büro aus Ankreuzpunkten, Textfeldern, Zahlenfeldern und Fotopflicht zusammen. Ändert sich etwas, gilt die neue Fassung ab der nächsten Prüfung.
Wartungsprotokoll mit Messwerten erfassen
Zahlenfelder nehmen Druck, Temperatur oder Abgaswerte mit Einheit auf. Liegt ein Wert außerhalb des hinterlegten Bereichs, wird der Punkt markiert.
Abnahme mit Unterschrift auf dem Tablet
Der Kunde unterschreibt direkt in der App, Name und Zeitpunkt werden mitgespeichert. Das unterschriebene Protokoll hängt danach am Auftrag.
Checkliste ohne Internet ausfüllen
Die App speichert die Eingaben auf dem Gerät und überträgt sie, sobald wieder Netz da ist. Im Keller oder im Rohbau geht nichts verloren.
Prüfprotokoll als PDF verschicken
Aus der abgeschlossenen Liste entsteht ein PDF mit Ihrem Briefkopf. Es geht per Mail an den Kunden und bleibt im Archiv des Auftrags.
Was Sie bekommen
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Vorlagen
Passende Vorlagen zum Herunterladen
Kostenlos, als PDF zum Ausdrucken sowie als Word- oder Excel-Datei. In Workstool entstehen diese Dokumente aus dem Auftrag.
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Häufige Fragen
Fragen zu Checklisten
Ist Ihre Frage nicht dabei? Rufen Sie an: +49 0 7195 9299770, Mo bis Fr von 8 bis 17 Uhr.
Die Inhalte ja, die Datei nicht. Sie bauen die Punkte Ihres Papierformulars als Vorlage nach und ergänzen dabei Pflichtfelder und Fotopflicht. Für die ersten Listen hilft der Einrichtungsservice, danach legen Sie neue Vorlagen selbst an.
Passt dazu
Diese Funktionen greifen ineinander
Aufträge & Projekte
Vom Angebot über den Auftrag bis zur Schlussrechnung. Jeder Beleg hängt am Vorgang.
Baustellendokumentation
Fotos, Bautagebuch und Unterschrift vor Ort, als Nachweis am Auftrag.
Werkzeugverwaltung
Wer hat welches Gerät, wann ist die nächste Prüfung fällig.
Materiallisten
Was auf die Baustelle muss, hängt am Auftrag und wandert ins Lager zurück.
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