Plantafel und Disposition für Handwerksbetriebe

Disposition im Handwerk heißt, Menschen, Fahrzeuge und Termine zusammenzubringen, obwohl sich täglich etwas ändert. Eine Lieferung kommt nicht, ein Monteur fällt aus, ein Kunde verschiebt. Auf einer Magnettafel bedeutet jede dieser Änderungen, dass Magnete umgehängt und anschließend Telefonate geführt werden, damit alle den neuen Stand kennen. Dazu kommt, dass die Tafel im Büro hängt und der Rest des Betriebs unterwegs ist. Wer den Stand von gestern Abend im Kopf hat, fährt morgens womöglich zur falschen Baustelle.

Eine digitale Plantafel nimmt den zweiten Teil ab. Die Einteilung steht an einem Ort, und wer betroffen ist, sieht die Änderung in der App. Das Büro plant weiterhin bewusst, aber die Verteilung der Information passiert von selbst. Gerade bei mehreren Kolonnen und wechselnden Baustellen spart das jeden Morgen eine halbe Stunde. Auch die Rückmeldung läuft in dieselbe Richtung: Wer eine Baustelle früher abschließt, meldet das in der App, und die frei gewordene Zeit wird im Büro sichtbar.

Wichtig ist, dass die Tafel mit den übrigen Daten verbunden ist. Ein Termin gehört zu einem Auftrag, ein Auftrag zu einem Kunden, und wer Urlaub hat, steht in der Zeiterfassung. Sind diese Dinge getrennt, entstehen genau die Fehler, die man vermeiden wollte: jemand wird im Urlaub eingeplant, oder zwei Kolonnen fahren zur selben Baustelle. Die Plantafel in Workstool greift deshalb auf dieselben Daten zu wie Aufträge, Zeiterfassung und Kalender. Ein Termin bleibt derselbe Termin, ob er nun in der Tafel, im Kalender oder in der App auftaucht.

Der Nutzen ist selten spektakulär, aber er wiederholt sich täglich. Weniger Rückfragen am Morgen, weniger Leerfahrten, weniger Termine, die auffallen, wenn der Kunde anruft. Und am Ende der Woche eine Auswertung, die zeigt, wie ausgelastet die Mannschaft wirklich war und wo regelmäßig Luft blieb. Diese Zahlen helfen bei der Frage, ob sich eine weitere Kolonne trägt oder ob eher die Reihenfolge der Aufträge geändert werden sollte.