Termine und Kalender für Handwerksbetriebe

Ein Handwerksbetrieb hat mehr Terminarten, als ein normaler Kalender vorsieht. Es gibt den Kundentermin am Freitag, die jährliche Wartung einer Anlage, die Frist für ein Angebot, den Prüftermin für ein Gerät und die Bereitschaft am Wochenende. Liegen diese Dinge in verschiedenen Kalendern und Listen, wird regelmäßig etwas übersehen. Der Notizblock neben dem Telefon ist dabei die häufigste Fehlerquelle, weil er nur einer Person gehört. Spätestens wenn diese Person in Urlaub geht, fehlt das Wissen im Betrieb.

Der Unterschied zu einem reinen Kalender liegt in der Verbindung zum Auftrag. Ein Termin ohne Zusammenhang sagt nur, dass jemand um zehn irgendwo sein soll. Ein Termin am Auftrag zeigt, was zuletzt gemacht wurde, welches Gerät verbaut ist und welche Unterlagen mitgehören. Wer morgens losfährt, muss dafür nicht im Büro anrufen. Auch das Büro spart Rückfragen, weil zu jedem Termin steht, worum es geht und wer zuständig ist.

Besonders deutlich wird das bei Wartungen. Eine Terminserie sorgt dafür, dass der nächste Termin entsteht, sobald der aktuelle erledigt ist. Damit wird aus einer einmaligen Installation ein wiederkehrendes Geschäft, ohne dass jemand eine Liste pflegen muss. Dasselbe gilt für Prüffristen, bei denen ein Versäumnis teuer werden kann. Wartungen lassen sich zudem nach Objekt, Anlage oder Kunde auswerten. Daraus entsteht eine planbare Grundlast, die sich in ruhigere Wochen legen lässt, statt kurzfristig eingeschoben zu werden.

Der Kalender ersetzt dabei nicht die Plantafel. Die Plantafel teilt Kolonnen und Fahrzeuge auf Tage ein, der Kalender führt Termine und Fristen. Beide greifen ineinander, und beide sind auf dem Handy verfügbar. Wer gewohnt in Outlook plant, kann die Termine dort einblenden, statt zwei Kalender parallel zu pflegen. Fristen bilden den dritten Teil. Gewährleistung, Prüfintervalle und Angebotsfristen laufen unabhängig von Terminen und melden sich bei der zuständigen Person statt bei allen. So bleibt die Erinnerung nützlich und wird nicht nach zwei Wochen weggeklickt.