Eine Rechnungskorrektur berichtigt eine Rechnung, die bereits herausgegangen ist. Sie ist nötig, sobald eine Rechnung falsche Angaben enthält, denn eine bereits versandte Rechnung darf nicht einfach überschrieben werden. Der richtige Weg ist ein eigener Beleg, der den Fehler benennt und ausgleicht.
Warum man eine Rechnung nicht einfach ändert
Rechnungen tragen eine fortlaufende Nummer und gehen in die Buchhaltung ein. Würde man eine bereits versandte Rechnung nachträglich ändern, gäbe es zwei Fassungen desselben Belegs mit derselben Nummer: eine beim Kunden, eine im eigenen System. Bei einer Prüfung ist das kaum zu erklären. Deshalb bleibt die falsche Ausgangsrechnung bestehen, und ein zweiter Beleg korrigiert sie.
Je nach Fall heißt dieser Beleg Stornorechnung, Korrekturrechnung oder Berichtigungsbeleg. Entscheidend ist nicht der Name, sondern dass er eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist und den Fehler ausgleicht. Für die vollständige Aufhebung gibt es die Stornorechnung, für nachträgliche Minderungen die Gutschrift.
Wann eine Korrektur nötig ist
Am häufigsten sind vier Fälle: Der Rechnungsempfänger ist falsch, die Leistung stimmt nicht mit dem überein, was erbracht wurde, der Betrag ist zu hoch oder zu niedrig, oder die Umsatzsteuer wurde falsch behandelt. Der letzte Punkt wiegt am schwersten, weil eine zu hoch ausgewiesene Steuer geschuldet wird, selbst wenn sie gar nicht angefallen wäre.
Fehlen dagegen nur Pflichtangaben, etwa die Steuernummer oder der Leistungszeitraum, genügt oft ein Berichtigungsbeleg, der die fehlende Angabe nachreicht. Er bezieht sich auf die ursprüngliche Rechnung und ergänzt sie, statt sie aufzuheben.
Was auf die Rechnungskorrektur gehört
Die Korrektur braucht eine eigene, fortlaufende Nummer aus Ihrem Nummernkreis und ein eigenes Datum. Sie nennt die Nummer und das Datum der ursprünglichen Rechnung, beschreibt in einem Satz, was korrigiert wird, und weist den Unterschiedsbetrag mit Steuersatz und Steuerbetrag aus. Dazu kommen die üblichen Pflichtangaben einer Rechnung: vollständige Anschriften beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Leistungsbeschreibung und Leistungszeitraum.
Ein Satz wie „Korrektur zu Rechnung 2026-0412 vom 14.01.2026: Die Position Anfahrt wurde doppelt berechnet“ erspart beiden Seiten das Rätselraten. Wer nur „Korrektur“ schreibt, bekommt den Rückruf.
Was die Buchhaltung damit macht
Beide Belege gehören zusammen und werden zusammen abgelegt: die ursprüngliche Rechnung und die Korrektur. So bleibt der Vorgang nachvollziehbar, und die Umsatzsteuer lässt sich im richtigen Zeitraum berichtigen. Wer die Belege über eine Schnittstelle an das Buchhaltungsprogramm übergibt, muss dafür nichts zusätzlich tun, die Korrektur geht denselben Weg wie jede Rechnung.
Im Betrieb lohnt sich ein zweiter Blick auf die Ursache. Häufen sich Korrekturen wegen falscher Mengen oder vergessener Nachträge, liegt das selten am Büro, sondern daran, dass Stunden und Material nicht am Auftrag erfasst wurden. Entsteht die Rechnung dagegen aus dem Vorgang, in dem beides bereits steht, sinkt die Zahl der Korrekturen deutlich.
Die Vorlage richtig nutzen
Die Vorlage enthält die Felder für beide Belegnummern, den Grund der Korrektur und den Unterschiedsbetrag. Tragen Sie den Grund in ganzen Sätzen ein, nicht in Stichworten. Der Beleg wird Jahre später gelesen, unter Umständen von jemandem, der den Vorgang nie gesehen hat.
Ob im konkreten Fall eine Stornierung, eine Berichtigung oder eine Gutschrift richtig ist und wie die Umsatzsteuer zu behandeln ist, klären Sie mit Ihrem Steuerbüro. Diese Seite beschreibt den Aufbau, sie ist keine steuerliche Beratung.