Handwerkersoftware für Hausverwaltungen

Eine Hausverwaltung führt selbst kein Werkzeug, sie vergibt Aufträge. Eine Meldung kommt vom Mieter, ein Gewerk wird beauftragt, eine Rechnung kommt zurück, und am Jahresende muss jede Position dem richtigen Objekt und der richtigen Einheit zugeordnet sein. Der Aufwand liegt deshalb nicht in der Ausführung, sondern in der Koordination und in der Ablage. Eine Software für Hausverwaltungen muss Aufträge, Kosten und Belege am Objekt zusammenhalten. Die Betriebskosten- und WEG-Abrechnung selbst bleibt im Verwaltungsprogramm, denn Workstool ersetzt es nicht.

Die erste Baustelle ist die Vergabe. Solange Meldungen per Anruf, per Mail und im Vorbeigehen hereinkommen, weiß niemand verlässlich, welcher Betrieb welchen Auftrag hat und ob er ausgeführt wurde. Wird aus jeder Meldung ein Vorgang am Objekt, mit Einheit, Beschreibung, Fotos und Kostenrahmen, geht der Auftrag schriftlich hinaus und der Status ist jederzeit ablesbar. Liegen mehrere Angebote vor, stehen sie am selben Vorgang nebeneinander und lassen sich vergleichen, bevor entschieden wird. Der Eigentümer bekommt auf Nachfrage eine Auskunft statt einer Suchmeldung.

Die zweite Baustelle sind die Kosten. Jeder Auftrag und jede Eingangsrechnung hängt an Objekt und Einheit, sodass die Beträge dort landen, wo sie hingehören. Budget und Ist stehen nebeneinander, lange bevor die Abrechnung ansteht. Kommt die Rechnung als E-Rechnung nach ZUGFeRD oder XRechnung herein, entfällt das Abtippen und die Zuordnung geht schneller. Über die Kontoanbindung an mehr als 420 Banken ordnen sich Zahlungen den Vorgängen zu, offene Posten je Objekt bleiben sichtbar.

Bleibt die Ablage. Für die Abrechnung wird jeder Beleg gebraucht, und die Suche in Mailpostfächern und Aktenordnern kostet Tage, während der Eigentümer wartet. Liegen Rechnungen, Angebote, Protokolle und Fotos digital am Objekt und sind über Volltext, Zeitraum, Gewerk oder Betrag durchsuchbar, ist ein Vorgang aus dem vorletzten Jahr in Sekunden wieder da. Fristen bei Mängeln, Gewährleistung und Wartungsverträgen hängen als Termine daneben und melden sich vor Ablauf. Gehostet wird in Deutschland, die Unterlagen bleiben also dort.