Handwerkersoftware für Hausmeisterservice

Ein Hausmeisterservice verdient sein Geld nicht an einer großen Baustelle, sondern an vielen kleinen Leistungen auf vielen Liegenschaften. Kontrollgang, Grünpflege, Winterdienst und Kleinreparatur wiederholen sich in festen Turnussen, oft über Dutzende Objekte hinweg. Der Umsatz steckt in monatlichen Pauschalen, der Beweis dafür in unzähligen einzelnen Einträgen. Eine Software für Hausmeisterdienste muss deshalb zweierlei können: Routen planen und Nachweise sammeln. Beides gehört an dasselbe Objekt.

Die Planung beginnt bei der Route. Wer welche Liegenschaft in welcher Reihenfolge anfährt, gehört auf die Plantafel und nicht auf einen Zettel im Hof. Fällt jemand aus, ziehen Sie die Objekte auf eine andere Person, und die Geräte im Feld haben den neuen Stand sofort. Die Vertretung sieht am Handy nicht nur die Adresse, sondern auch den Zugang, den Ansprechpartner und den vereinbarten Leistungsumfang. Auch der Hinweis, dass die Tiefgarage nur mit dem zweiten Transponder zu öffnen ist, steht dort und nicht im Kopf eines Kollegen. Das erspart genau die Anrufe, die sonst jeden Krankheitstag begleiten.

Der zweite Teil ist der Nachweis. Ein Kontrollgang, der nicht dokumentiert ist, lässt sich gegenüber dem Verwalter nicht belegen, und die Pauschale wird gekürzt. Läuft der Rundgang als Checkliste mit Haken, Bemerkung und Foto, liegt der Nachweis am selben Abend vor. Beim Winterdienst zählt jeder Räum- und Streueinsatz mit Datum, Uhrzeit und Witterung, weil daran die Verkehrssicherungspflicht hängt. Diese Einträge lassen sich je Objekt und Zeitraum ausgeben und der Rechnung beilegen. Mängel, die beim Rundgang auffallen, gehen als Foto und Notiz direkt an die Verwaltung.

Am Monatsende trennt sich die Pauschale von der Zusatzleistung. Die Betreuungspauschale je Objekt läuft als wiederkehrende Rechnung automatisch mit, ohne dass jemand daran denken muss. Die getauschte Leuchte, der Sondereinsatz nach einem Wasserschaden und die zusätzliche Stunde Winterdienst werden vor Ort als eigene Position erfasst und erscheinen als eigener Block auf derselben Rechnung. Auch Schlüssel und Transponder gehören dokumentiert, damit bei einem Personalwechsel klar ist, was zurückkommen muss. So bleibt nichts liegen, woran sich vier Wochen später niemand mehr erinnert.