Handwerkersoftware für Büroservice

Ein Büroservice arbeitet nicht für einen Betrieb, sondern für mehrere gleichzeitig. Für den einen werden Angebote geschrieben, für den nächsten Rechnungen gestellt, für den dritten Belege sortiert und Mahnungen verschickt. Jeder Mandant braucht dabei eigene Stammdaten, eigene Vorlagen und einen eigenen Nummernkreis, sauber getrennt vom nächsten. Eine Software für Büroservices muss diese Trennung tragen und den Wechsel trotzdem in einem Programm möglich machen. Ein Beleg, der beim falschen Mandanten liegt, fällt sonst erst auf, wenn der Steuerberater nachfragt.

Zur Trennung gehören Rechte. Nicht jede Mitarbeiterin muss jeden Mandanten sehen, gerade wenn zwei betreute Betriebe im selben Ort dasselbe Gewerk ausüben. Über Zugriffsrechte legen Sie fest, wer welchen Mandanten öffnen und welche Vorgänge er bearbeiten darf. Das schützt die Daten der Auftraggeber und macht die Arbeitsteilung im eigenen Büro einfacher. Scheidet jemand aus dem Team aus, entziehen Sie die Rechte an einer Stelle. Gehostet wird in Deutschland, was im Gespräch mit Mandanten regelmäßig die erste Frage beantwortet.

Der wichtigste Punkt ist die eigene Zeit. Zwischen Telefonaten, Rechnungsläufen und Rückfragen bleibt das Notieren liegen, und am Monatsende wird geschätzt, meist zu niedrig. Wird jede Tätigkeit auf Mandant und Vorgang gebucht, auch die zehn Minuten am Telefon, steht die Summe am Monatsende fest. Aus den erfassten Stunden entsteht Ihre Rechnung, mit dem Tätigkeitsnachweis als Anlage, sodass Rückfragen selten werden. Feste Monatspauschalen laufen stattdessen als wiederkehrende Rechnung mit.

Bleiben die Belege. Der eine Mandant schickt Fotos, der nächste Papier, der dritte eine PDF-Datei per Mail, und bis alles sortiert ist, vergeht ein halber Tag. Landen Fotos aus der App, Uploads und gescannte Belege direkt beim richtigen Mandanten und Vorgang, entfällt dieser Schritt. Über Volltext und Filter ist jeder Beleg später in Sekunden wieder da, auch für zurückliegende Jahre. Rückfragen eines Mandanten beantworten Sie damit im Gespräch, statt im Ordner zu suchen. Die Buchungsdaten gehen am Ende über den DATEV-Export an den Steuerberater, ohne dass jemand sie ein zweites Mal erfasst.