Nicht auf jeder Rechnung steht Umsatzsteuer. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, wer steuerfreie Leistungen erbringt oder wer an einen Empfänger im Ausland abrechnet, stellt eine Rechnung ohne ausgewiesene Mehrwertsteuer. Wichtig ist dann der Hinweis, warum keine Steuer ausgewiesen wird.
Drei Fälle, in denen keine Umsatzsteuer erscheint
Der erste und häufigste ist die Kleinunternehmerregelung. Wer die gesetzlichen Umsatzgrenzen nicht überschreitet, darf auf den Ausweis der Umsatzsteuer verzichten. Im Gegenzug entfällt der Vorsteuerabzug aus den eigenen Eingangsrechnungen.
Der zweite sind steuerfreie Leistungen. Bestimmte Umsätze sind von der Umsatzsteuer befreit, etwa im Gesundheits-, Bildungs- oder Versicherungsbereich. Im Handwerk kommt das selten vor, bei Nebenleistungen aber durchaus.
Der dritte ist die Verlagerung der Steuerschuld auf den Empfänger. Dazu zählen Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland, Bauleistungen zwischen Bauunternehmen und Lieferungen in Drittländer. Dafür gibt es eigene Vorlagen: die Reverse-Charge-Rechnung und die Rechnung in die Schweiz.
Ohne Hinweis geht es nicht
Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer braucht eine Begründung auf dem Beleg. Fehlt sie, wirkt die Rechnung fehlerhaft, und der Empfänger fragt nach oder zahlt später. Je nach Fall lautet der Hinweis etwa: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“, „Steuerfreie Leistung“ oder „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
Den genauen Wortlaut und die richtige Vorschrift klären Sie mit Ihrem Steuerbüro. Der falsche Hinweis ist schlimmer als ein umständlicher, weil er eine Steuerbefreiung behauptet, die nicht greift.
Alles andere bleibt wie bei jeder Rechnung
Der Verzicht auf den Steuerausweis ändert nichts an den übrigen Pflichtangaben. Vollständige Anschriften beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, der Leistungszeitraum und eine Beschreibung der Leistung gehören auf den Beleg. Weil keine Steuer ausgewiesen wird, gibt es nur einen Betrag, nicht die Aufteilung in netto und brutto.
Wenn die Kleinunternehmergrenze überschritten wird
Die Umsatzgrenzen werden vom Gesetzgeber angepasst, zuletzt mehrfach. Wer wächst, rutscht irgendwann in die Regelbesteuerung, und zwar zu einem festen Zeitpunkt, nicht schleichend. Ab dann muss die Umsatzsteuer ausgewiesen werden, und die Preise müssen neu gedacht werden: Für Privatkunden wird die Leistung teurer, für Geschäftskunden bleibt sie gleich, weil sie die Steuer abziehen.
Diesen Wechsel plant man besser im Voraus. Wer seine Kalkulation kennt, sieht rechtzeitig, welche Preise angepasst werden müssen. Die Grundlagen dazu stehen auf unserer Seite zur Kalkulation.
Im Betrieb sauber trennen
Wer sowohl steuerpflichtig als auch steuerfrei abrechnet, braucht getrennte Vorlagen und am besten getrennte Nummernkreise. Sonst landet irgendwann der falsche Hinweis auf dem falschen Beleg. In Workstool hängen Vorlage, Steuersatz und Hinweistext am Vorgang, sodass die Rechnung aus dem Auftrag entsteht und nicht aus einer Datei, die jemand zuletzt geöffnet hat. Über die Schnittstellen geht der Beleg anschließend an die Buchhaltung.
Die Vorlage richtig nutzen
Die Vorlage enthält ein eigenes Feld für den Grund des fehlenden Steuerausweises. Lassen Sie es nicht leer und tragen Sie den Hinweis ein, den Ihr Steuerbüro für Ihren Fall nennt. Diese Seite erklärt den Aufbau und ersetzt keine steuerliche Beratung; die Umsatzgrenzen und Vorschriften ändern sich regelmäßig.