Die Schweiz gehört nicht zur EU und zählt umsatzsteuerlich als Drittland. Eine Rechnung dorthin sieht deshalb anders aus als eine Rechnung innerhalb Deutschlands: In aller Regel wird keine deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen, dafür kommen Zoll und Nachweise ins Spiel.
Warum eine Rechnung in die Schweiz anders ist
Bei Warenlieferungen in ein Drittland liegt eine Ausfuhrlieferung vor. Sie ist unter bestimmten Voraussetzungen von der deutschen Umsatzsteuer befreit. Die wichtigste Voraussetzung ist der Nachweis, dass die Ware das Gebiet der Europäischen Union tatsächlich verlassen hat. Ohne diesen Ausfuhrnachweis bleibt die Steuerfreiheit nicht bestehen.
Bei Dienstleistungen an Schweizer Unternehmen verlagert sich der Leistungsort häufig in die Schweiz. Auch dann fällt keine deutsche Umsatzsteuer an, der Empfänger versteuert die Leistung nach Schweizer Recht. Welcher Fall vorliegt, hängt von der Art der Leistung ab und gehört vorab geklärt.
Was auf die Rechnung gehört
Die üblichen Pflichtangaben bleiben: vollständige Anschriften, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum und eine genaue Beschreibung der Leistung. Statt des Steuerbetrags steht ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, etwa „Steuerfreie Ausfuhrlieferung“ oder, bei Dienstleistungen, ein Hinweis darauf, dass die Leistung nicht im Inland steuerbar ist.
Bei Warenlieferungen empfiehlt sich zusätzlich, was der Zoll ohnehin sehen will: genaue Warenbezeichnung, Menge, Gewicht, Ursprungsland und, falls bekannt, die Zolltarifnummer. Eine Handelsrechnung, die diese Angaben trägt, spart an der Grenze Zeit.
Währung, Preis und wer den Zoll zahlt
Abrechnen dürfen Sie in Euro oder in Franken. Wird in Franken fakturiert, muss für die Buchhaltung ein nachvollziehbarer Umrechnungskurs festgehalten werden. Wichtiger als die Währung ist die Frage, wer Zoll und Einfuhrsteuer trägt. Das regeln die vereinbarten Lieferbedingungen, und sie gehören in das Angebot, nicht erst in die Rechnung.
Bei der Montage vor Ort kommen weitere Themen dazu, etwa die Meldepflicht für entsandte Mitarbeitende und branchenspezifische Vorgaben. Wer regelmäßig in der Schweiz arbeitet, klärt das einmal gründlich und arbeitet danach mit einer Checkliste.
Nachweise aufbewahren
Die Steuerfreiheit steht und fällt mit den Nachweisen. Ausfuhrbelege, Frachtpapiere und die Bestätigung des Zolls gehören zum Vorgang und müssen im Rahmen der Aufbewahrungspflichten verfügbar bleiben. Praktisch heißt das: Sie liegen dort, wo auch die Rechnung liegt, und nicht in einem Ordner im Auto.
In Workstool hängen diese Papiere im Archiv am selben Auftrag wie die Rechnung, mit Volltextsuche. Bei einer Prüfung ist der Vorgang damit in einem Griff vollständig.
Die Vorlage richtig nutzen
Die Vorlage enthält Felder für die Warenangaben, die Lieferbedingung und den Hinweis auf die Steuerbefreiung. Tragen Sie die Warenbezeichnung so ein, dass sie ohne Vorwissen verständlich ist: „Edelstahlgeländer, 12 lfm“ statt „Bauteile“.
Welcher Befreiungstatbestand für Ihren Fall gilt und welche Nachweise verlangt werden, klären Sie vorab mit Ihrem Steuerbüro und, bei Waren, mit Ihrem Zolldienstleister. Diese Seite erklärt den Aufbau und ersetzt keine Beratung.