Mit einer Vollmacht erlaubt eine Person einer anderen, in ihrem Namen zu handeln. Im Handwerksbetrieb kommt das häufiger vor, als man denkt: beim Abholen von Material, bei der Abnahme durch einen Vertreter, bei Behördengängen oder wenn der Meister im Urlaub ist und trotzdem etwas unterschrieben werden muss.
Was eine Vollmacht bewirkt
Wer eine Vollmacht hat, handelt mit Wirkung für den Vollmachtgeber. Was der Bevollmächtigte im Rahmen der Vollmacht tut, bindet den, der sie erteilt hat. Genau darin liegt die Verantwortung: Eine zu weit gefasste Vollmacht kann Verpflichtungen auslösen, die so nicht gewollt waren.
Deshalb gilt der Grundsatz: so eng wie möglich, so weit wie nötig. Eine Vollmacht zum Abholen einer bestimmten Lieferung ist etwas anderes als eine allgemeine Vertretungsbefugnis.
Die Arten, die im Betrieb vorkommen
Die Einzelvollmacht gilt für einen bestimmten Vorgang, etwa die Abholung einer Bestellung bei einem Großhändler. Die Artvollmacht deckt eine Art von Geschäften ab, zum Beispiel sämtliche Materialabholungen bei einem Lieferanten. Die Generalvollmacht erlaubt praktisch alles und gehört in Handwerksbetrieben nur in seltenen, gut überlegten Fällen zum Einsatz.
Daneben gibt es im Handelsrecht die Prokura und die Handlungsvollmacht, die für Kaufleute eigene Regeln haben und ins Handelsregister eingetragen werden können. Wer darüber nachdenkt, sollte es mit der Rechtsberatung besprechen; eine formlose Vollmacht ersetzt sie nicht.
Was in die Vollmacht gehört
Vollständiger Name und Anschrift beider Seiten, damit klar ist, wer wen bevollmächtigt. Eine genaue Beschreibung dessen, wozu die Vollmacht berechtigt. Der Zeitraum oder ein Enddatum, falls sie befristet sein soll. Ort, Datum und die Unterschrift des Vollmachtgebers. Sinnvoll ist außerdem ein Hinweis auf das Ausweisdokument des Bevollmächtigten, damit der Empfänger die Person zuordnen kann.
Verzichten Sie auf Formulierungen wie „und alle damit zusammenhängenden Geschäfte“. Dieser Halbsatz macht aus einer Einzelvollmacht im Zweifel eine sehr weite.
Widerruf nicht vergessen
Eine Vollmacht endet nicht von selbst, wenn das Vertrauensverhältnis endet. Sie muss widerrufen werden, und zwar gegenüber denjenigen, bei denen sie vorgelegt wurde. Verlässt ein Mitarbeitender den Betrieb, gehört der Widerruf auf die Abschlussliste, zusammen mit Schlüsseln, Zugängen und Werkzeug. Eine befristete Vollmacht erspart diesen Schritt, weil sie von selbst ausläuft.
Aufbewahren, wo man sie findet
Vollmachten werden selten gebraucht und dann sofort. Sie gehören deshalb dorthin, wo auch Verträge und Nachweise liegen, und nicht in eine Schublade. Im Archiv am richtigen Vorgang oder am Mitarbeitenden abgelegt, sind sie in Sekunden da und bleiben nachvollziehbar, wer wann wozu berechtigt war.
Die Vorlage richtig nutzen
Die Vorlage enthält Felder für beide Seiten, den Umfang, die Befristung und die Unterschrift. Schreiben Sie den Umfang in einem vollständigen Satz, nicht in Stichworten. Wer später liest „Abholung Material“, weiß nicht, ob damit auch die Unterschrift unter den Lieferschein gemeint war.
Bei weitreichenden Vollmachten, bei Prokura und bei allem, was Grundstücke oder Kredite betrifft, holen Sie Rechtsrat ein. Diese Seite erklärt den Aufbau und ist keine Rechtsberatung.