Wer einen Verein, eine Veranstaltung oder eine Mannschaft unterstützt und dafür eine Gegenleistung erhält, hat es nicht mit einer Spende zu tun, sondern mit Sponsoring. Sponsoring ist ein Leistungsaustausch und wird abgerechnet wie jede andere Leistung, mit Rechnung und in der Regel mit Umsatzsteuer.
Der Unterschied zur Spende
Eine Spende ist freiwillig und ohne Gegenleistung. Sponsoring dagegen ist ein Geschäft: Der Betrieb zahlt Geld oder erbringt eine Leistung, der Empfänger erbringt dafür Werbung. Das Trikot mit dem Firmennamen, die Bande am Spielfeld, das Logo im Programmheft, die Nennung auf der Vereinsseite: Das alles sind Gegenleistungen.
Die Unterscheidung ist kein Detail, sie entscheidet über die steuerliche Behandlung auf beiden Seiten. Beim Sponsor sind Sponsoringaufwendungen in der Regel Betriebsausgaben, beim Empfänger entsteht ein steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Wer unsicher ist, klärt das vor der Zusage und nicht nach der Saison.
Wer die Rechnung stellt
Die Rechnung stellt derjenige, der die Werbeleistung erbringt, also der Verein oder der Veranstalter. Der Handwerksbetrieb ist der Kunde und erhält die Rechnung. Umgekehrt kommt es vor, wenn ein Betrieb selbst Werbeflächen vermarktet, etwa am eigenen Bauzaun.
Häufig wird auch nicht mit Geld gezahlt, sondern mit einer Leistung: Der Betrieb saniert die Vereinsküche, der Verein wirbt dafür. Dann liegen zwei Leistungen vor, und beide werden abgerechnet. Jede Seite stellt eine Rechnung, beide Beträge werden verrechnet. Eine stillschweigende Verrechnung ohne Belege ist der sicherste Weg in eine unangenehme Betriebsprüfung.
Was auf die Sponsoringrechnung gehört
Neben den üblichen Pflichtangaben braucht die Rechnung eine konkrete Beschreibung der Werbeleistung. „Sponsoring“ genügt nicht. Gut ist: „Bandenwerbung 3 × 1 m am Sportplatz, Saison 2026/2027“ oder „Logo auf Trikotrückseite, 1. Herrenmannschaft, Spielzeit 2026/2027“. Dazu gehören der Zeitraum der Werbung und der vereinbarte Betrag mit Umsatzsteuer.
Bei Sachleistungen wird der Wert der eigenen Leistung nach den üblichen Preisen angesetzt, also so, wie Sie die Arbeit jedem anderen Kunden berechnen würden. Ein Freundschaftspreis in der Rechnung schafft hinterher Erklärungsbedarf.
Die Vereinbarung gehört dazu
Sponsoring lebt von Zusagen über einen längeren Zeitraum. Eine kurze schriftliche Vereinbarung hält fest, welche Werbeleistung wann erbracht wird, was sie kostet, wie lange sie läuft und was passiert, wenn die Saison ausfällt. Das ist keine Formsache: Wenn der Verein absteigt oder die Veranstaltung ausfällt, ist die Frage nach der Gegenleistung plötzlich konkret.
Im Betrieb richtig führen
Sponsoring läuft meistens über Jahre und wiederholt sich. Als wiederkehrender Vorgang mit hinterlegtem Zeitraum ist er leichter zu verfolgen als in einer Mappe im Büro des Chefs. Wer die Vereinbarung im Archiv am Kunden ablegt, findet sie auch in drei Jahren wieder, wenn jemand nach der Laufzeit fragt.
Die Vorlage richtig nutzen
Die Vorlage enthält Felder für die Beschreibung der Werbeleistung, den Zeitraum und den Betrag. Beschreiben Sie die Gegenleistung so genau, dass ein Dritter sie prüfen könnte. Genau darauf kommt es steuerlich an.
Ob in Ihrem Fall Sponsoring oder eine Spende vorliegt und wie die Umsatzsteuer zu behandeln ist, klären Sie mit Ihrem Steuerbüro. Diese Seite erklärt den Aufbau.