Eine Verschwiegenheitserklärung verpflichtet dazu, bestimmte Informationen nicht weiterzugeben. Im Handwerk betrifft das Kalkulationen, Kundendaten, Baupläne und alles, was man bei einem Kunden sieht, ohne dass es einen etwas angeht. Bekannt ist sie auch unter der englischen Abkürzung NDA.
Wann ein Handwerksbetrieb sie braucht
Drei Fälle kommen regelmäßig vor. Erstens bei Mitarbeitenden: Wer in Privathäuser oder in Produktionshallen kommt, sieht Dinge, die dort bleiben sollen. Zweitens bei Subunternehmern und Freien: Sie erhalten Kundendaten, Preise und manchmal die eigene Kalkulation. Drittens bei Ausschreibungen und Kooperationen, wenn zwei Betriebe für ein Projekt Zahlen austauschen.
Umgekehrt verlangen Industriekunden oft selbst eine Erklärung, bevor ein Monteur die Halle betritt. Wer eine eigene Vorlage hat, kann in solchen Fällen schneller antworten.
Was geregelt wird
Zuerst der Gegenstand: Welche Informationen sind vertraulich? Eine Definition wie „alle Informationen“ wirkt sicher, ist aber schwach, weil sie zu unbestimmt ist. Besser ist eine Aufzählung mit Beispielen und eine Klausel für erkennbar Vertrauliches.
Dann die Ausnahmen: Was bereits öffentlich bekannt ist, was der Empfänger schon vorher wusste oder was er unabhängig entwickelt hat, ist nicht vertraulich. Ohne diese Ausnahmen ist die Erklärung im Streitfall schwer durchzusetzen.
Weiter gehören dazu: die Dauer der Verpflichtung, der Umgang mit Unterlagen nach Projektende, die Weitergabe an eigene Mitarbeitende und Folgen bei Verstoß. Eine Vertragsstrafe macht die Erklärung ernsthaft, muss aber angemessen sein.
Wie lange sie gelten soll
Eine zeitlich unbegrenzte Geheimhaltung klingt gründlich, ist aber oft unwirksam. Üblich sind zwei bis fünf Jahre nach Ende der Zusammenarbeit, bei echten Betriebsgeheimnissen auch länger. Wichtig ist, dass die Dauer zum Schutzbedürfnis passt: Eine Preisliste von vorletztem Jahr ist kein Geheimnis mehr.
Bei Mitarbeitenden gelten eigene Regeln
Für Beschäftigte ergibt sich eine Verschwiegenheitspflicht schon aus dem Arbeitsverhältnis. Eine zusätzliche Erklärung schadet nicht, sollte aber nicht so weit gehen, dass sie das berufliche Fortkommen behindert. Nachvertragliche Verbote, die einem Wettbewerbsverbot gleichkommen, sind an strenge Voraussetzungen geknüpft, unter anderem an eine Entschädigung. Hier lohnt sich der Blick der Rechtsberatung.
Verschwiegenheit ist nicht Datenschutz
Beides wird gern verwechselt. Die Verschwiegenheitserklärung schützt Betriebsinterna. Für personenbezogene Daten gilt zusätzlich die Datenschutz-Grundverordnung, und wenn ein Dienstleister solche Daten im Auftrag verarbeitet, braucht es einen eigenen Vertrag dafür. Eine Verschwiegenheitserklärung ersetzt ihn nicht.
Wo sie liegen sollte
Unterschriebene Erklärungen gehören dorthin, wo man sie im Ernstfall findet: am Mitarbeitenden, am Lieferanten oder am Projekt. Im Archiv abgelegt, ist nachvollziehbar, wer wann was unterschrieben hat, und beim Ausscheiden lässt sich prüfen, welche Pflichten fortbestehen.
Die Vorlage richtig nutzen
Die Vorlage enthält Gegenstand, Ausnahmen, Dauer, Rückgabe und Unterschriftenfelder. Passen Sie den Gegenstand an Ihren Fall an, statt die Aufzählung unverändert zu übernehmen. Eine Erklärung, die auf den Betrieb zugeschnitten ist, wirkt und hält.
Vor dem Einsatz bei Mitarbeitenden und bei Vertragsstrafen lassen Sie den Text juristisch prüfen. Diese Seite erklärt den Aufbau und ist keine Rechtsberatung.