Die Spesenabrechnung erfasst den Verpflegungsmehraufwand bei auswärtiger Tätigkeit. Sie ist der kleine Bruder der Reisekostenabrechnung und im Handwerk der häufigste Fall: Wer den ganzen Tag auf einer Baustelle außerhalb ist, bekommt eine Pauschale, ohne dafür Belege sammeln zu müssen.
Worum es geht
Wer auswärts arbeitet, isst auswärts, und das ist teurer als zu Hause. Der Gesetzgeber gleicht das mit Pauschalen aus, gestaffelt nach der Dauer der Abwesenheit. Es gibt einen Satz für Tage mit mehreren Stunden Abwesenheit und einen höheren für volle Tage sowie für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Einsätzen.
Der Vorteil der Pauschale: kein Beleg, keine Diskussion über die Höhe der Mittagspause. Der Nachteil: Die Abwesenheitszeiten müssen sauber dokumentiert sein, sonst lässt sich der Satz nicht begründen.
Wenn Mahlzeiten gestellt werden
Stellt der Arbeitgeber oder ein Dritter eine Mahlzeit, kürzt sich die Pauschale für diesen Tag. Das betrifft das Frühstück im Hotelpreis genauso wie das Mittagessen, das der Kunde spendiert. Die Kürzung erfolgt in festen Anteilen und muss in der Abrechnung erkennbar sein.
In der Praxis ist das der häufigste Fehler: Die Hotelrechnung enthält das Frühstück, die volle Pauschale wird trotzdem abgerechnet. Bei einer Lohnsteuerprüfung fällt das auf, weil Hotelrechnung und Abrechnung nebeneinander liegen.
Abgrenzung zur Reisekostenabrechnung
Die Spesenabrechnung deckt nur die Verpflegung ab. Fahrtkosten, Übernachtung und Nebenkosten gehören in die umfassendere Reisekostenabrechnung. Für Betriebe, deren Leute täglich zu wechselnden Baustellen fahren und abends heimkommen, reicht die Spesenabrechnung meistens aus. Sobald übernachtet wird, ist die größere Form richtig.
Bewirtet der Betrieb dagegen Kunden oder Geschäftspartner, ist das kein Spesenfall, sondern ein eigener Vorgang mit eigenen Anforderungen. Dafür gibt es den Bewirtungsbeleg.
Die Frist bei langen Baustellen
Für die Verpflegungspauschale gilt eine zeitliche Begrenzung: Bei längerer Tätigkeit an derselben auswärtigen Stelle entfällt sie nach einer gesetzlich festgelegten Frist. Für Handwerksbetriebe mit Großbaustellen über mehrere Monate ist das ein spürbarer Punkt, der rechtzeitig bedacht gehört. Unterbrechungen können die Frist neu beginnen lassen, unter Bedingungen, die im Einzelfall zu prüfen sind.
Im Betrieb ohne Zettel
Die Pauschale hängt an der Abwesenheitsdauer, und die steht in der Zeiterfassung, sofern dort erfasst wird. Wer am Handy auf den Auftrag stempelt, liefert die Grundlage nebenbei: Beginn, Ende, Baustelle. Das Büro prüft die Woche, gibt sie frei und übergibt sie an die Lohnabrechnung. Mehr zur Erfassung steht auf der Seite zur Zeiterfassung.
Die Vorlage richtig nutzen
Die Vorlage enthält je Tag eine Zeile mit Datum, Einsatzort, Abwesenheit von und bis, gestellten Mahlzeiten und dem sich ergebenden Betrag. Tragen Sie die gestellten Mahlzeiten ein, auch wenn es unbequem ist. Eine korrigierte Abrechnung ist weniger Aufwand als eine Nachforderung nach der Prüfung.
Die aktuellen Pauschalen und Fristen nennt Ihnen Ihr Steuerbüro. Diese Seite erklärt den Aufbau und ersetzt keine steuerliche Beratung.