Die Reisekostenabrechnung hält fest, welche Kosten bei einer auswärtigen Tätigkeit angefallen sind und was der Betrieb davon erstattet. Im Handwerk betrifft das jede Montage außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte, jeden Kundentermin in einer anderen Stadt und jede Schulung.
Vier Arten von Reisekosten
Die erste sind Fahrtkosten: das Firmenfahrzeug, die Bahnfahrt oder der eigene Wagen, für den eine Pauschale je gefahrenem Kilometer erstattet wird. Die zweite ist der Verpflegungsmehraufwand, eine Pauschale, die sich nach der Abwesenheitsdauer richtet und für die keine Belege nötig sind. Die dritte sind Übernachtungskosten, belegt durch die Hotelrechnung. Die vierte sind Nebenkosten: Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung.
Die Höhe der Pauschalen für Verpflegung und Kilometer legt der Gesetzgeber fest und passt sie gelegentlich an. Tragen Sie in der Vorlage deshalb die Sätze ein, die im Abrechnungszeitraum gültig waren, und nicht die aus dem Gedächtnis.
Was dokumentiert werden muss
Für jede Reise gehören dazu: Anlass und Ziel, Tag und Uhrzeit von Abfahrt und Rückkehr, das genutzte Verkehrsmittel und die Belege für alles, was nicht pauschal abgerechnet wird. Die Uhrzeiten sind nicht Schikane: Von ihnen hängt ab, welche Verpflegungspauschale greift.
Wurde eine Mahlzeit gestellt, etwa das Frühstück im Hotelpreis oder das Essen beim Kunden, kürzt sich die Pauschale. Auch das gehört in die Abrechnung, sonst stimmt sie nicht.
Abgrenzung zur Spesen- und zur Fahrtkostenabrechnung
Im Sprachgebrauch verschwimmen die Begriffe. „Spesen“ meint meistens die Verpflegungspauschale, dafür gibt es die Spesenabrechnung. Die Reisekostenabrechnung ist die umfassendere Form: Sie enthält die Spesen und alles andere. Wer den eigenen Wagen auch privat nutzt, braucht zusätzlich ein Fahrtenbuch.
Der Knackpunkt: die erste Tätigkeitsstätte
Ob eine Fahrt als Dienstreise gilt, hängt daran, wo die erste Tätigkeitsstätte des Mitarbeitenden liegt. Im Handwerk ist das oft der Betriebssitz, manchmal aber auch eine Baustelle, wenn dort dauerhaft gearbeitet wird. Die Zuordnung sollte im Arbeitsvertrag oder in einer Weisung eindeutig geregelt sein, sonst gibt es bei der Lohnsteuerprüfung Diskussionen.
Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind keine Reisekosten. Fahrten von dort zu wechselnden Baustellen sind es. Diese Unterscheidung entscheidet über beträchtliche Beträge im Jahr.
Wie die Abrechnung ohne Zettel entsteht
Reisekosten scheitern selten am Rechnen, sondern daran, dass niemand die Zeiten notiert hat. Wenn die Mannschaft ohnehin am Auftrag ein- und ausstempelt, stehen Beginn und Ende fest und lassen sich der Fahrt zuordnen. In Workstool laufen Fahrtzeiten in der Zeiterfassung mit, Belege wandern per Foto aus der App an den Vorgang, und die freigegebene Woche geht als Datei in die Lohnabrechnung.
Die Vorlage richtig nutzen
Die Vorlage enthält je Reise eine Zeile mit Datum, Anlass, Zeiten, Verkehrsmittel und Kilometern sowie eine Aufstellung der Belege. Lassen Sie das Feld für den Anlass nicht leer: „Kunde Wenz, Bad Sanierung, Aufmaß“ ist prüffest, „Baustelle“ ist es nicht.
Die gültigen Pauschalen und die Einordnung im Einzelfall erfahren Sie bei Ihrem Steuerbüro. Diese Seite erklärt den Aufbau und ersetzt keine steuerliche Beratung.