Eine Saldenbestätigung ist die schriftliche Bestätigung, dass zwei Geschäftspartner denselben offenen Betrag in ihren Büchern führen. Sie wird meistens zum Jahresabschluss angefordert, damit Forderungen und Verbindlichkeiten auf beiden Seiten übereinstimmen.
Wozu sie dient
Jeder Betrieb führt offene Posten: Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind, und Eingangsrechnungen, die noch offen stehen. Zum Abschluss muss man wissen, ob diese Zahlen stimmen. Die einfachste Prüfung ist die Nachfrage beim Geschäftspartner: Führen Sie denselben Betrag? Weicht das Ergebnis ab, gibt es dafür immer einen Grund, und der ist besser vor dem Abschluss gefunden als danach.
Angefordert werden Saldenbestätigungen typischerweise vom Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, bei größeren Betrieben auch im Rahmen der Abschlussprüfung. Für kleinere Handwerksbetriebe ist sie vor allem dann sinnvoll, wenn mit einem Lieferanten oder Kunden über das Jahr viele Vorgänge laufen.
Zwei Formen
Bei der offenen Form nennt der Absender den Saldo und bittet um Bestätigung oder Richtigstellung. Das ist die übliche und schnellere Variante. Bei der geschlossenen Form nennt der Absender keinen Betrag, sondern bittet den Empfänger, den bei ihm geführten Saldo mitzuteilen. Diese Form ist aussagekräftiger, weil sie nicht zum bloßen Abnicken einlädt, kostet aber mehr Rückfragen.
Was hineingehört
Die Bestätigung nennt den Stichtag, in der Regel den 31. Dezember, den Saldo mit Angabe, ob es sich um eine Forderung oder eine Verbindlichkeit handelt, und eine Aufstellung der offenen Posten mit Belegnummer, Datum und Betrag. Dazu kommen die Felder für die Antwort: Betrag bestätigt, oder abweichender Betrag mit Begründung, dazu Ort, Datum und Unterschrift.
Die Einzelaufstellung ist der wichtigste Teil. Ohne sie kann der Empfänger nur raten, welche Rechnungen gemeint sind, und antwortet entweder gar nicht oder pauschal.
Was Abweichungen meistens bedeuten
Die häufigste Ursache sind Zahlungen, die unterwegs sind: überwiesen, aber noch nicht gutgeschrieben. Die zweithäufigste sind Gutschriften und Korrekturen, die nur eine Seite gebucht hat. Die dritte sind Skontoabzüge, die der Kunde vorgenommen und der Lieferant nicht akzeptiert hat. Alle drei lassen sich klären, wenn die Einzelposten vorliegen.
Wer seine offenen Posten laufend führt, statt sie zum Jahresende zusammenzusuchen, hat hier deutlich weniger Arbeit. Mit angebundenem Konto ordnen sich Zahlungseingänge in Workstool ihren Rechnungen selbst zu, und die Liste der offenen Posten ist jederzeit aktuell. Mehr dazu steht unter Finanzen und Banking.
Fristen und Höflichkeit
Setzen Sie eine Frist, die zum Anlass passt, zwei bis drei Wochen sind üblich. Und formulieren Sie die Bitte freundlich: Eine Saldenbestätigung ist kein Mahnschreiben. Wer sie mit einer Mahnung verwechselt oder sie so klingen lässt, bekommt Widerspruch statt einer Antwort.
Die Vorlage richtig nutzen
Die Vorlage enthält Kopf, Stichtag, die Einzelaufstellung und den Antwortteil. Schicken Sie sie so, dass der Empfänger sie leicht zurücksenden kann, etwa als ausfüllbares Dokument oder mit frankiertem Rückumschlag bei Papierpost. Je geringer die Hürde, desto höher die Rücklaufquote.
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