Eine Mahnung ist ein Schreiben an einen Schuldner mit der Aufforderung, eine ausstehende Zahlung zu leisten. Es ist in der Regel ein formeller Hinweis, der auf ein bereits fälliges Zahlungsversäumnis folgt. Mahnungen erfolgen in mehreren Stufen, beginnend mit einer freundlichen Zahlungserinnerung, gefolgt von einer ersten bis hin zu einer letzten Mahnung, bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden könnten.
Die “1. Mahnung”, häufig auch als “Zahlungserinnerung” bezeichnet, ist das erste Schreiben, das Sie an einen Kunden senden, wenn eine Rechnung überfällig ist, aber noch immer nicht beglichen wurde. Diese erste Kommunikation sollte freundlich und höflich sein, da es durchaus passieren kann, dass die ursprüngliche Rechnung übersehen wurde oder verloren gegangen ist. In einer Vorlage für eine erste Mahnung sollten spezifische Punkte berücksichtigt werden:
Der vollständige Name und die Adresse des Schuldners, die Rechnungsnummer sowie das Datum der ausstehenden Rechnung müssen klar hervorgehoben werden.
Zudem ist es ratsam, den Gesamtbetrag der offenen Forderung anzuführen und gegebenenfalls eine Kopie der ursprünglichen Rechnung beizulegen. Die Vorlage sollte ebenfalls einen freundlichen Hinweis enthalten, dass die Zahlung noch aussteht und um Überweisung innerhalb eines bestimmten, angemessenen Zeitraums – meist 7 bis 14 Tage – gebeten wird.
Schließlich sollte auch darauf hingewiesen werden, dass dies eine Erinnerung ist und zukünftige Mahngebühren oder Verzugszinsen durch rechtzeitige Begleichung der offenen Posten vermieden werden können. Eine solche Vorlage kann online heruntergeladen und zur individuellen Anpassung und Verwendung in gängigen Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word geöffnet werden.
Die “2. Mahnung” dient als weiterführende Aufforderung zur Begleichung einer Zahlung und wird üblicherweise versandt, wenn auf die erste Mahnung keine Reaktion erfolgt ist. Im Vergleich zur ersten Zahlungserinnerung gestaltet sich der Ton der zweiten Mahnung etwas bestimmter, um die Dringlichkeit der Situation zu unterstreichen.
Eine Vorlage für die zweite Mahnung sollte neben den grundlegenden Informationen wie dem Namen und der Adresse des Schuldners, der Rechnungsnummer und dem Zahlungsbetrag auch eine Referenz zur ersten Mahnung enthalten.
Es ist wichtig, konkret auf das Ausbleiben der Zahlung trotz der ersten Erinnerung hinzuweisen und eine erneute, deutlich kurzfristigere Frist für die Zahlung zu setzen, beispielsweise eine Woche.
Des Weiteren sollte in der Vorlage ein Hinweis auf mögliche Konsequenzen eines weiteren Zahlungsverzugs, wie etwa Mahngebühren oder die Einleitung rechtlicher Schritte, aufgeführt werden, wobei der gesamte Ton dennoch professionell und sachlich bleiben sollte. Die Vorlage für eine zweite Mahnung ist online verfügbar und kann für persönliche Anpassungen in Textbearbeitungsprogrammen wie Microsoft Word heruntergeladen werden.
Eine “3. Mahnung” ist üblicherweise die letzte Aufforderung an einen zahlungsverzögernden Kunden, die offene Forderung zu begleichen, bevor weitere Schritte wie die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens oder die Übergabe des Falls an ein Inkassounternehmen eingeleitet werden. In der Vorlage für eine dritte Mahnung müssen daher mehrere wichtige Punkte beachtet werden, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen enthalten sind und dass die Ernsthaftigkeit der Situation deutlich hervorgehoben wird.
Die 3. Mahnung ist ein kritisches Dokument im Mahnwesen. Beim Erstellen mit einer Vorlage sollten alle Angaben sorgfältig überprüft und gegebenenfalls juristisch abgesichert sein. Es ist ratsam, bei Unsicherheiten Rechtsberatung in Anspruch zu nehmen.
Kostenlose Vorlagen müssen immer an die individuelle Situation und gegebenenfalls die Vorgaben des eigenen Unternehmens angepasst werden. Wichtig ist vor allem, dass die Vorlage den Schuldner über die Ernsthaftigkeit der Lage und die nächsten Schritte bei Ausbleiben der Zahlung informiert und gleichzeitig die eigene Professionalität wahrt.
Eine Mahnung sollte bestimmte Pflichtangaben enthalten:
Der Ton einer Mahnung sollte entsprechend des Mahnstadiums angepasst werden:
Wenn Sie regelmäßig mit der Erstellung und Verwaltung von Mahnungen zu tun haben, könnte der Einsatz einer speziellen Software wie Workstool Ihren Prozess wesentlich vereinfachen und optimieren. Workstool ist eine Business-Software, die Funktionen für Fakturierung und Mahnwesen bietet und sich besonders für kleine bis mittelständische Unternehmen eignet.
Mit der Mahnfunktion von Workstool können Sie Mahnungen effizient erstellen, indem die Software alle relevanten Daten (wie offene Posten, Kunde, Rechnungsnummer) aus den entsprechenden Rechnungen automatisch übernimmt. Dies spart Zeit bei der Datenerfassung und minimiert das Risiko von Fehlern. Darüber hinaus ermöglicht Workstool Ihnen, den Mahnprozess zu verfolgen und stellt sicher, dass alle Mahnstufen dokumentiert und nachgehalten werden. Sie können Mahnungen in verschiedenen Stufen automatisieren und vordefinieren, um sie dann mit einem Klick zu versenden.
Die Software kann auch Mahngebühren und Verzugszinsen auf Basis der hinterlegten Zahlungsbedingungen kalkulieren. Mit einer solchen Softwarelösung gewinnen Sie nicht nur einen besseren Überblick über ausstehende Forderungen, sondern gestalten auch die Kommunikation mit säumigen Zahlern professioneller und konsistenter.
Wenn Sie eine Mahnung erstellen müssen, können Sie dies ganz einfach mit einer Mahnungsvorlage für Microsoft Word vornehmen. Diverse Webseiten bieten solche Vorlagen kostenlos zum Download an. Sie sind in der Regel so gestaltet, dass sie die wesentlichen Elemente einer Mahnung enthalten und Ihnen die Erstellung erleichtern.
Dabei folgen sie meist einem standardisierten Aufbau, der eine persönliche Anrede, die genaue Bezeichnung der offenen Posten, das Datum der ursprünglichen Rechnung und die gesetzte Zahlungsfrist einschließt.
Nach dem Download der Mahnungsvorlage öffnen Sie diese einfach mit Word und passen sie individuell an Ihre Bedürfnisse an, indem Sie die spezifischen Angaben zu Ihrem Unternehmen, Ihren Kunden und dessen ausstehenden Verbindlichkeiten ergänzen.
Die Verwendung einer Word-Vorlage bietet einen guten Rahmen und stellt sicher, dass Sie keine wichtigen Details vergessen. Es ist jedoch wichtig, darauf zu achten, dass die Vorlage den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht sowie professionell und höflich formuliert ist.