Das Auftreten eines Unternehmens spiegelt sich unter anderem auch in einem Geschäftsbrief wider. Stimmt das Design nicht und die Norm DIN 5008 wurde völlig übergangen, dann wirkt sich das nicht sonderlich positiv auf ein Unternehmen aus.
Ein Geschäftsbrief schreiben ist somit eine wichtige Sache, die nicht vernachlässigt werden darf. Unterstützung findet sich etwa in einer Geschäftsbrief Vorlage, die Sie teils kostenlos downloaden können, oder aber Sie schaffen sich eine Business-Software an – Workstool stellt eine professionelle Lösung dazu bereit.
Bei der Verwendung einer professionellen Software ist es auch nicht nötig, dass Sie sich über die Pflichtangaben Gedanken machen müssen. Bei einer Geschäftsbrief Vorlage kann das eventuell zu Problemen führen.
Ein Geschäftsbrief stellt die geschriebene Kommunikation zweier Geschäftspartner oder eines Unternehmens mit einer privaten Person dar, womit eine geschäftliche Verbindung des Unternehmens einhergeht.
Somit unterliegt der Geschäftsbrief besondere Vorschriften, die aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), aus dem Genossenschaftsgesetz (GenG), dem Aktiengesetz (AktG) sowie das GmbH-Gesetz (GmbHG) raus hervorgehen.
Dazu zählt bei einer „Nicht-Kaufmann / BGB-Gesellschaft“ mindestens:
Weitere Angaben müssen von Unternehmen getätigt werden, die im Handelsregister eingetragene sind. Diese unterliegen somit besondere gesetzliche Vorschriften – dies gilt auch, wenn eine Geschäftsbrief Vorlage verwendet wird.
Sinn und Zweck dient den Geschäftspartnern dahin gehend, sich schon im Vorfeld Ihrer Geschäftsbeziehung über wichtige und relevante wirtschaftliche Verhältnisse zu informieren, die Ihr Unternehmen betrifft. Durch die Angabe der Handelsregisternummer etwa ist es für Ihren zukünftigen Geschäftspartner einfacher, sich beim Registergericht Auskünfte einzuholen, die Ihr Unternehmen betreffen.
Besondere Vorschriften gelten folglich für Unternehmen, die als:
Die DIN 5008 ist wiederum dazu geschaffen, die Gestaltungsregeln des Geschäftsbriefes festzulegen – diese sollten zwar müssen aber nicht eingehalten werden.
Üblicherweise werden die Pflichtangaben in der Fußzeile des Geschäftsbriefes aufgeführt, jedoch sind Sie in der grafischen Gestaltung grundsätzlich frei.
Eine Hilfe zur Gestaltung eines Geschäftsbriefes nach DIN 5008 ist in der Workstool Business Software inbegriffen. Ein seriöses Auftreten Ihres Unternehmens wird dadurch sichergestellt.
Damit Ihnen keine Fehler bei der Wahl der Vorlage eines Geschäftsbriefes unterläuft, stellt eine Software die richtige Vorlage automatisch zur Verfügung. Müssen Sie also ein Geschäftsbrief erstellen, so wird Ihnen die richtige Vorlage bereitgestellt. Möchten Sie ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung erstellen, so wird folglich das dazugehörige Geschäftsbrief-Muster bereitgestellt.
Hier sind einige Beispiele unterschiedlich Geschäftsbrief-Modelle:
Achten Sie stets darauf, dass der Aufbau und die Formulierung Ihres Geschäftsbriefes professionell erscheinen. Ein Geschäftsbrief ist zumindest in Deutschland konservativ und sollte neben den Mindestanforderungen auch die DIN Norm 5008 Gestaltungsregeln entsprechen.
Weitere Angaben wie Bankverbindung, Anschrift, Telefon- und Faxnummern sowie E-Mail- und Internet-Adressen gehören ebenfalls „zum guten Ton“.
Gepflogenheiten, die in anderen Ländern üblich sind, sollten im Vorfeld herausgefunden werden. Ausländische Unternehmen und Geschäftspartner sind sich zwar im Klaren darüber, dass im deutschen Wirtschaftsraum anders kommuniziert wird, jedoch stellt es eine Wertschätzung dar, die Gepflogenheiten anderer Länder weitestgehend zu berücksichtigen.
Sollten Firmeninhaber sich nicht an den gesetzlich vorgeschriebenen Mindestanforderungen halten, müssen diese mit einer Ordnungsstrafe rechnen, welches durch das Registergericht erfolgt. Das durch das Registergericht verhängte „Zwangsgeld“ kann bis zu 5.000 EUR betragen.