Vorsteuer ist ein Begriff aus dem Steuerrecht, der sich auf die Umsatzsteuer bezieht, die ein Unternehmen für Waren und Dienstleistungen zahlt, die es von anderen Unternehmen erwirbt. Diese bezahlte Umsatzsteuer kann das Unternehmen später von seiner eigenen Umsatzsteuerschuld abziehen.
Die Vorsteuer dient also als eine Art Vorauszahlung auf die Umsatzsteuer, die das Unternehmen schließlich auf seine eigenen verkauften Waren und Dienstleistungen erheben muss.
Berechnung der Vorsteuer
Die Berechnung der Vorsteuer ist relativ einfach. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Waren oder Dienstleistungen einkauft, bezahlt es darauf Umsatzsteuer.
Der Umsatzsteuersatz in Deutschland beträgt derzeit 19% bzw. ermäßigt 7% für bestimmte Güter und Dienstleistungen. Die gezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer) wird dann in der Umsatzsteuervoranmeldung des Unternehmens berücksichtigt.
Beispiel für die Berechnung der Vorsteuer
Nehmen wir an, ein Unternehmer kauft Büromaterial im Wert von 1.000 Euro netto. Auf diesen Einkauf muss er 19% Umsatzsteuer zahlen, also 190 Euro. Diese 190 Euro kann er als Vorsteuer in seiner Umsatzsteuervoranmeldung ansetzen.
Buchung von Vorsteuer in der Buchhaltung
Um die Vorsteuer zu buchen, muss das Unternehmen zwei Buchungssätze machen:
- Beim Einkauf:
- Per Soll-Konto (z.B. “Aufwand für Büromaterial”) 1.000 Euro
- Per Soll-Konto (z.B. “Vorsteuer”) 190 Euro
- An Haben-Konto (z.B. “Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen”) 1.190 Euro
- Bei der Voranmeldung zur Umsatzsteuer wird die Vorsteuer dann gegen die abzuführende Umsatzsteuer gerechnet. Wenn das Unternehmen im gleichen Zeitraum z.B. Umsätze von 2.000 Euro netto mit 380 Euro Umsatzsteuer generiert hat, würde die Umsatzsteuervoranmeldung folgendermaßen aussehen:
- Umsatzsteuer (19% von 2.000 Euro): 380 Euro
- Abzüglich Vorsteuer (von Büromaterial-Einkäufen): -190 Euro
- Abzuführende Umsatzsteuer: 190 Euro
Anwendung in der Praxis
In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen ein Anreiz gegeben wird, Steuern ordnungsgemäß zu deklarieren und abzuführen. Die Vorsteuer reduziert die Steuerlast des Unternehmens, wodurch Investitionen und Betriebsausgaben indirekt gefördert werden. Nichtherausgelegte Vorsteuer führt zu höheren Kosten und damit zu einer verminderten Wettbewerbsfähigkeit.
Unternehmen müssen dabei akribisch darauf achten, nur die Vorsteuer geltend zu machen, die auch rechtmäßig abziehbar ist. So besteht zum Beispiel bei bestimmten Gütern und Dienstleistungen (wie z.B. Repräsentationsaufwendungen) keine oder nur eine eingeschränkte Möglichkeit zum Vorsteuerabzug. Zudem müssen diese Angaben in der Regel durch ordnungsgemäße Rechnungen belegt sein, die die gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten.
Es ist wichtig, dass Unternehmen ein gutes Verständnis von Vorsteuer und dessen korrekter Anwendung haben, da Fehler in der Umsatzsteuervoranmeldung zu Nachforderungen seitens des Finanzamts oder gar zu Strafzahlungen führen können. Die Buchhaltungsabteilung spielt dabei eine zentrale Rolle in der Erfassung und Dokumentation der Umsatzsteuervorgänge.
Wann entsteht keine Vorsteuer?
Es gibt Situationen, in denen ein Unternehmen keine Vorsteuer geltend machen kann. Dies geschieht in der Regel, wenn ein Einkauf oder eine Ausgabe nicht umsatzsteuerpflichtig ist oder ausdrücklich vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen wurde. Zum Beispiel entsteht keine Vorsteuer bei Einkäufen von Kleinunternehmern, die gemäß der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer ausweisen.
Ebenfalls ausgeschlossen vom Vorsteuerabzug sind in der Regel solche Waren und Dienstleistungen, die für nicht unternehmerische Zwecke, wie zum Beispiel private Verwendung oder für den Eigenverbrauch, erworben wurden.
Weitere Ausschlüsse bestehen bei Aufwendungen, die nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) vom Vorsteuerabzug ausgenommen sind, etwa bestimmte Repräsentationsaufwendungen oder Bewirtungskosten.
Zudem wird keine Vorsteuer angesetzt, wenn Rechnungen formale Mängel aufweisen, da diese dann nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen. Unternehmen müssen daher auf eine korrekte fakturierung und Buchführung achten, um den Vorsteuerabzug nicht zu verlieren.
