Moderne Personalabteilungen setzen zunehmend auf cloudbasierte HR-Software, um ihre Prozesse effizienter zu gestalten und die Verwaltung von Mitarbeiterdaten zu optimieren. In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie eine cloudbasierte HR-Software funktioniert, welche Vorteile sie bietet und warum sie für Unternehmen jeder Größe interessant ist.
Was ist eine cloudbasierte HR-Software?
Eine cloudbasierte HR-Software ist eine digitale Lösung, die alle wichtigen HR-Funktionen – von der Personalverwaltung über die Gehaltsabrechnung bis hin zur Leistungsbewertung – in einer zentralen, cloudbasierten Plattform vereint. Dabei werden die Daten nicht lokal auf Servern des Unternehmens gespeichert, sondern in der Cloud eines externen Dienstleisters abgelegt. So kann auf die Daten von überall und zu jeder Zeit zugegriffen werden, solange eine Internetverbindung besteht.
Zu den wichtigsten Funktionen einer cloudbasierten HR-Software gehören:
- Mitarbeiterverwaltung: Verwaltung von Personalstammdaten, Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
- Rekrutierung und Onboarding: Unterstützung bei der Auswahl neuer Mitarbeiter und deren Einarbeitung.
- Leistungsmanagement: Beurteilung und Entwicklung von Mitarbeitern.
- Gehaltsabrechnung: Berechnung und Verwaltung der Gehälter, Sozialabgaben und Steuern.
- Zeiterfassung: Automatische Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
- Compliance und Dokumentenmanagement: Sicherstellung der rechtlichen Vorgaben und Organisation von Dokumenten.
Wie funktioniert eine cloudbasierte HR-Software?
Die Nutzung einer cloudbasierten HR-Software basiert auf einer Verbindung zum Internet, über die Benutzer auf die Software zugreifen können. Der Zugriff erfolgt über eine Webanwendung oder eine spezielle App, die auf den Endgeräten der Nutzer installiert werden kann. Der Funktionsumfang ist in der Regel modular aufgebaut, sodass Unternehmen je nach Bedarf einzelne Module hinzubuchen oder deaktivieren können.
- Datenspeicherung und -sicherheit
Alle Mitarbeiterdaten werden auf Servern des Dienstanbieters gespeichert, die in der Regel gut gesichert und oft zertifiziert sind. Das Hosting erfolgt in Hochsicherheits-Rechenzentren, die durch regelmäßige Backups und Firewalls geschützt sind. Der Anbieter sorgt dafür, dass die Daten durch Verschlüsselung und Zugriffsrechte geschützt sind, sodass nur autorisierte Personen Zugang zu den sensiblen Informationen haben. - Updates und Wartung
Ein wesentlicher Vorteil cloudbasierter Lösungen ist die automatische Aktualisierung. Sicherheits- und Funktionsupdates werden vom Anbieter durchgeführt, sodass das Unternehmen stets die neueste Version der Software nutzt und keine eigenen IT-Ressourcen für die Wartung aufwenden muss. - Zugriff und Benutzerfreundlichkeit
Die Software kann in der Regel von jedem internetfähigen Gerät genutzt werden, was eine hohe Flexibilität für die Mitarbeiter bedeutet. Sie können sich von verschiedenen Standorten aus einloggen und auf ihre Daten zugreifen. Auch für Führungskräfte bietet dies Vorteile, da sie Mitarbeiterdaten schnell abrufen und Entscheidungen auf Grundlage aktueller Informationen treffen können. - Skalierbarkeit
Die cloudbasierte Struktur erlaubt es Unternehmen, die Software je nach Mitarbeiteranzahl zu skalieren. Neue Benutzer können problemlos hinzugefügt werden, ohne dass zusätzliche Hardware oder Serverkapazität erforderlich ist.
Vorteile einer cloudbasierten HR-Software
Der Umstieg auf eine cloudbasierte HR-Software bringt zahlreiche Vorteile mit sich, insbesondere für Unternehmen, die schnell wachsen oder international tätig sind.
1. Flexibilität und ortsunabhängiger Zugriff
Durch den Zugang über die Cloud können Mitarbeiter und Personalverantwortliche die Software von überall aus nutzen. Dies ist besonders für Unternehmen mit mehreren Standorten oder im Homeoffice-Modell wertvoll, da alle Daten in Echtzeit abrufbar sind.
2. Effizienzsteigerung und Automatisierung
Viele administrative HR-Aufgaben, wie das Verwalten von Abwesenheiten oder das Erstellen von Gehaltsabrechnungen, können automatisiert werden. Dies spart Zeit und reduziert die Fehleranfälligkeit. HR-Mitarbeiter können sich dadurch auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren, wie die Mitarbeiterentwicklung und das Talentmanagement.
3. Kosteneinsparungen
Mit cloudbasierter HR-Software fallen keine Kosten für teure IT-Infrastruktur oder die Wartung und Installation der Software an. Die Kosten sind in der Regel als monatliche oder jährliche Gebühr kalkulierbar, was die Planung erleichtert und hohe Investitionskosten vermeidet.
4. Datensicherheit und Compliance
Die meisten Anbieter cloudbasierter HR-Software bieten Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung. Zudem sind die Anbieter oft auf dem neuesten Stand der Datenschutzgesetze, was besonders wichtig für Unternehmen ist, die in der EU tätig sind und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten müssen.
5. Bessere Datenanalyse und -transparenz
Cloudbasierte HR-Software bietet Unternehmen die Möglichkeit, auf Basis aktueller und vollständiger Daten fundierte Entscheidungen zu treffen. Oftmals sind bereits Analyse-Tools integriert, die eine Übersicht über wichtige Kennzahlen wie Mitarbeiterzufriedenheit, Fluktuation und Arbeitszeiten geben. Führungskräfte können dadurch strategische Entscheidungen schneller treffen und Trends im Personalbereich frühzeitig erkennen.
Einsatzmöglichkeiten und Beispiele für cloudbasierte HR-Software
Eine cloudbasierte HR-Software kann in verschiedensten Bereichen eingesetzt werden. Hier einige Beispiele:
- Startups und kleine Unternehmen nutzen oft cloudbasierte Lösungen, um ihre Personalabteilung effizient zu organisieren, ohne eine große IT-Infrastruktur aufzubauen.
- Mittelständische Unternehmen setzen cloudbasierte HR-Software ein, um Prozesse zu automatisieren und Abteilungen zu entlasten.
- Internationale Konzerne profitieren von der Möglichkeit, ihre HR-Daten weltweit zu zentralisieren und ihre Standorte besser zu vernetzen.
Beliebte Anbieter cloudbasierter HR-Software sind beispielsweise Personio, SAP SuccessFactors und Workday. Diese Lösungen bieten zahlreiche Funktionen und können flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.
Funktionen für die Personalabteilung in einer cloudbasierten HR-Software
Cloudbasierte HR-Software bietet eine Vielzahl an Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse der Personalabteilung zugeschnitten sind und dabei helfen, administrative Prozesse effizient zu gestalten.
Zu den zentralen Funktionen gehört das Personalmanagement, das alle Mitarbeiterdaten an einem Ort bündelt, sodass Personalstammdaten, Arbeitsverträge, Gehaltsinformationen und Qualifikationen jederzeit abrufbar sind. Rekrutierung und Onboarding sind ebenfalls wichtige Module, die den Einstellungsprozess unterstützen, indem sie Bewerbungen automatisch verwalten, Interviews koordinieren und neue Mitarbeiter nahtlos in das Unternehmen einführen.
Die Zeiterfassung ist eine weitere wertvolle Funktion, die Arbeitszeiten und Abwesenheiten automatisiert erfasst und so eine präzise Dokumentation gewährleistet. Mit dem Leistungsmanagement können Ziele definiert, Fortschritte verfolgt und regelmäßige Feedback-Gespräche geführt werden, was die Mitarbeiterentwicklung fördert.
| Funktion | Beschreibung |
|---|
| Personalmanagement | Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Arbeitsverträgen, Gehaltsinformationen und Qualifikationen an einem zentralen Ort. |
| Rekrutierung und Onboarding | Unterstützung des Einstellungsprozesses durch automatisierte Bewerbungsverwaltung, Interview-Koordination und eine reibungslose Einführung neuer Mitarbeiter. |
| Zeiterfassung | Automatische Erfassung und Dokumentation von Arbeitszeiten und Abwesenheiten zur präzisen Arbeitszeitverwaltung. |
| Leistungsmanagement | Festlegung von Zielen, Verfolgung von Fortschritten und Durchführung von Feedback-Gesprächen zur Förderung der Mitarbeiterentwicklung. |
| Gehaltsabrechnung | Automatisierte Berechnung und Verwaltung von Gehältern, Boni und weiteren Vergütungen, um eine genaue und pünktliche Auszahlung sicherzustellen. |
| Benefits-Management | Verwaltung und Organisation von Zusatzleistungen wie betrieblicher Altersvorsorge, Versicherungen oder Mitarbeiterrabatten. |
| Compliance und Dokumentenmanagement | Unterstützung bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben und strukturierte Ablage aller relevanten Dokumente zur Gewährleistung einer transparenten Datenverwaltung. |
| Berichterstattung und Analyse | Erstellung von Berichten und Analysen zu wichtigen HR-Kennzahlen wie Mitarbeiterzufriedenheit, Fluktuation und Arbeitszeiten für fundierte Entscheidungen. |
| Self-Service für Mitarbeiter | Ermöglichung des eigenständigen Zugriffs auf persönliche Daten, Gehaltsabrechnungen und Urlaubsanträge durch die Mitarbeiter zur Reduzierung administrativer Anfragen. |
Nicht zuletzt ermöglicht die Software auch Gehaltsabrechnung und Benefits-Management, wodurch Gehälter, Boni und andere Vergütungen korrekt und pünktlich abgewickelt werden. Durch diese umfassenden Funktionen wird die Personalabteilung nicht nur entlastet, sondern auch strategisch gestärkt, da sie sich verstärkt auf die Mitarbeiterbindung und -entwicklung konzentrieren kann.
Sicherheit und Datenschutz bei cloudbasierter HR-Software
Sicherheit und Datenschutz sind entscheidende Faktoren bei der Nutzung cloudbasierter HR-Software, da hier sensible Mitarbeiterdaten verarbeitet und gespeichert werden. Die meisten Anbieter investieren daher in moderne Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Daten werden in zertifizierten Rechenzentren gespeichert, die strenge Sicherheitsstandards erfüllen und regelmäßig überprüft werden.
Zudem gewährleisten Backup-Systeme, dass alle Daten regelmäßig gesichert sind und bei Bedarf wiederhergestellt werden können.
Ein wichtiger Aspekt ist auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der EU, die den Schutz personenbezogener Daten sicherstellt und detaillierte Richtlinien zur Verarbeitung und Speicherung enthält. Cloud-Anbieter stellen oft Compliance-Berichte und Audits zur Verfügung, die Unternehmen Transparenz über die Sicherheitspraktiken bieten.
Insgesamt sorgen diese Maßnahmen dafür, dass cloudbasierte HR-Software sowohl flexibel als auch sicher ist, und ermöglichen Unternehmen, die Vorteile der Cloud-Technologie zu nutzen, ohne Kompromisse beim Datenschutz einzugehen.
Fazit: Die Zukunft der Personalverwaltung liegt in der Cloud
Eine cloudbasierte HR-Software bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre HR-Prozesse effizienter und flexibler zu gestalten. Die Vorteile wie Kosteneinsparungen, höhere Sicherheit und Flexibilität machen die Cloud zu einer zukunftsfähigen Lösung, die gerade für Unternehmen, die dynamisch wachsen oder auf Internationalisierung setzen, besonders attraktiv ist.
Der Umstieg auf eine cloudbasierte Lösung ist nicht nur eine Investition in moderne Technologie, sondern auch in die Zufriedenheit und Effizienz der Mitarbeiter. Unternehmen, die ihre Personalverwaltung digitalisieren, schaffen eine Basis für nachhaltiges Wachstum und sind bestens auf die Herausforderungen des digitalen Zeitalters vorbereitet.
