Rechtssichere E-Mail-Archivierung – Guideline in Zeiten von GoBD & DSGVO

Einführung

Die Digitalisierung ist aus dem modernen Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken. Ein zentraler Aspekt, der dabei oft unterschätzt wird, ist die gesetzeskonforme Archivierung von E-Mails.

Besonders Geschäftsleute und kleine Unternehmen stehen vor der Herausforderung, sowohl der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) als auch den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu entsprechen.

In diesem umfassenden Ratgeber erfahren Sie, warum rechtssichere E-Mail-Archivierung wichtig ist, wie Sie diese korrekt umsetzen und welche Tools Ihnen dabei helfen können.

Warum ist E-Mail-Archivierung wichtig?

Die Archivierung von E-Mails ist nicht nur ein rechtliches Erfordernis, sondern auch ein praktisches und strategisches Element in der Unternehmensführung. Hier sind einige Gründe, warum die E-Mail-Archivierung entscheidend ist:

1. Gesetzliche Anforderungen

• GoBD: Die GoBD fordert, dass E-Mails, die für steuerliche Zwecke relevant sind, für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden.
• DSGVO: Nach der DSGVO müssen personenbezogene Daten sicher aufbewahrt und deren Zugang kontrolliert werden.

2. Datenverfügbarkeit

• Schneller Zugriff: Archivierte E-Mails können schnell und einfach abgerufen werden.
• Wiederherstellung: Im Falle eines Datenverlusts bieten archivierte E-Mails eine zuverlässige Quelle zur Wiederherstellung von Informationen.

3. Schutz vor Manipulation

• Revisionssicherheit: Archivierte E-Mails bieten Schutz vor nachträglicher Manipulation.
• Nachweisbarkeit: E-Mails können als rechtliche Beweise in Gerichtsverfahren dienen.

Gesetzliche Grundlagen: GoBD und DSGVO im Überblick

Bevor wir auf die praktische Umsetzung eingehen, ist es wichtig, die gesetzlichen Grundlagen zu verstehen, die die E-Mail-Archivierung regeln.

GoBD – Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern

Die GoBD sind eine Verwaltungsvorschrift, die von der Finanzverwaltung aufgestellt wurde und regeln, wie steuerlich relevante Daten aufzubewahren und sicherzustellen sind. Die wichtigsten Punkte sind:

Aufbewahrungsfristen:

• 6 Jahre: Für empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien von abgesendeten Handels- und Geschäftsbriefen.
• 10 Jahre: Für Buchungsbelege und weitere steuerlich relevante Unterlagen.

Grundsätze:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Alle Aufzeichnungen müssen klar und verständlich sein.
• Unveränderbarkeit: E-Mails dürfen nach dem Speichern nicht mehr verändert werden können.
• Ordnungsmäßigkeit: Daten müssen systematisch geordnet aufbewahrt werden.

DSGVO – Datenschutz-Grundverordnung

Die DSGVO regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten und hat das Ziel, deren Schutz zu gewährleisten. Für die E-Mail-Archivierung gelten folgende Punkte als relevant:

Rechenschaftspflicht:

• Dokumentation: Unternehmen müssen nachweisen können, wie sie personenbezogene Daten speichern und schützen.
• Zweckbindung: Daten dürfen nur für den Zweck verarbeitet werden, für den sie erhoben wurden.

Betroffenenrechte:

• Auskunftsrecht: Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft über die gespeicherten Daten.
• Löschrecht: Personen können die Löschung ihrer Daten verlangen, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.

Sicherheitsmaßnahmen:

• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs): Unternehmen müssen Daten gegen unbefugten Zugriff und Verlust schützen.

Schritte zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung

Nun, da wir die rechtlichen Grundlagen geklärt haben, kommen wir zur praktischen Umsetzung. Hier sind die Schritte, die Sie zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung befolgen sollten:

1. Erstellung einer E-Mail-Archivierungsrichtlinie

Eine klare E-Mail-Archivierungsrichtlinie hilft, alle Mitarbeiter auf denselben Stand zu bringen und sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Wichtige Bestandteile einer Archivierungsrichtlinie:

• Zweck und Ziel der Archivierung
• Betroffene Datenarten (geschäftliche E-Mails etc.)
• Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

2. Auswahl der richtigen Archivierungssoftware

Die Wahl der richtigen Archivierungssoftware ist entscheidend für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Dabei sollten folgende Kriterien berücksichtigt werden:

Kriterien für Archivierungssoftware:

• Revisionssicherheit: Die Software muss manipulationssichere Speicherung bieten.
• Compliance-Konformität: Unterstützung von GoBD und DSGVO.
• Benutzerfreundlichkeit: Einfache Bedienbarkeit für alle Mitarbeiter.
• Skalierbarkeit: Wachstumsfähige Lösungen für zukünftige Anforderungen.

3. Implementierung technischer Maßnahmen

Die implementierten technischen Maßnahmen müssen sicherstellen, dass die archivierten E-Mails manipulationssicher, zugriffsgeschützt und nachvollziehbar gespeichert werden.

Technische Maßnahmen:

• Verschlüsselung: Daten sollten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt sein.
• Zugriffskontrollen: Nur autorisierte Personen sollten Zugang zu den archivierten E-Mails haben.
• Backup-Lösungen: Regelmäßige Backups sind notwendig, um Datenverlust zu verhindern.

4. Schulung der Mitarbeiter

Gut geschulte Mitarbeiter sind der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung der E-Mail-Archivierungsrichtlinie.

Schulungsinhalte:

• Grundlagen der Archivierung
• Rechtsgrundlagen (GoBD, DSGVO)
• Umgang mit der Archivierungssoftware
• Sicherheitsbewusstsein

5. Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung

Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen gewährleisten, dass Ihre Archivierungspraxis stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Überprüfungspunkte:

• Compliance-Kontrollen: Überprüfen, ob alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
• Software-Updates: Sicherstellen, dass Ihre Archivierungssoftware auf dem neuesten Stand ist.
• Prozessoptimierung: Identifizieren und Beheben von Schwachstellen im Archivierungsprozess.

Tools und Softwarelösungen für die E-Mail-Archivierung

Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Lösungen zur E-Mail-Archivierung. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige der beliebtesten und am häufigsten eingesetzten Tools vor.

Best Practices zur Einhaltung der GoBD und DSGVO

Abschließend möchten wir Ihnen einige Best Practices an die Hand geben, die Ihnen dabei helfen, die GoBD und DSGVO einzuhalten und gleichzeitig eine effiziente E-Mail-Archivierung zu gewährleisten.

Aufbewahrungsfristen einhalten:

• Stellen Sie sicher, dass alle steuerlich relevanten E-Mails entsprechend den gesetzlichen Vorgaben archiviert werden.
• Nutzen Sie Automatisierungen, um die Einhaltung von Fristen zu gewährleisten.

Unveränderbarkeit:

• Verwenden Sie nur Softwarelösungen, die revisionssichere Archivierung bieten.
• Führen Sie regelmäßige Audits durch, um sicherzustellen, dass archivierte E-Mails nicht verändert werden können.

Best Practices für DSGVO

Datenschutz bei der Archivierung:

• Achten Sie darauf, dass personenbezogene Daten sicher gespeichert und nur bei Bedarf archiviert werden.
• Stellen Sie sicher, dass alle archivierten Daten verschlüsselt sind.

Umsetzung der Betroffenenrechte:

• Etablieren Sie Prozesse, um Anfragen nach Auskunft oder Löschung von Daten effizient bearbeiten zu können.
• Informieren Sie Betroffene transparent darüber, wie ihre Daten verarbeitet und archiviert werden.

Technische Sicherheitsmaßnahmen:

• Implementieren Sie strikte Zugangskontrollen und sorgen Sie dafür, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf archivierte E-Mails haben.
• Führen Sie regelmäßige Sicherheitstests durch, um Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben.

Abschließend lässt sich sagen, dass die rechtssichere E-Mail-Archivierung eine komplexe, aber unerlässliche Aufgabe für jedes Unternehmen darstellt. Mit den richtigen Werkzeugen, Vorgehensweisen und einem klaren Verständnis der gesetzlichen Anforderungen können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mail-Archivierung sowohl effizient als auch gesetzeskonform ist.

Setzen Sie auf bewährte Softwarelösungen und schulen Sie Ihre Mitarbeiter, um den Archivierungsprozess zu optimieren. So sind Sie bestens gerüstet, um den Herausforderungen der GoBD und DSGVO gerecht zu werden.