Rechnungen ins Ausland stellen: Was beachten?

Unternehmen, die international tätig sind, müssen oft Rechnungen ins Ausland stellen. Dies kann komplizierter sein als das Erstellen von Rechnungen für inländische Kunden, da verschiedene länderspezifische Regeln und Vorschriften zu beachten sind.

In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche wesentlichen Punkte Sie beim Erstellen von Auslandsrechnungen beachten sollten, um rechtliche und steuerliche Fallstricke zu vermeiden.

Rechtliche Anforderungen und formale Vorschriften

Beim Erstellen von Rechnungen ins Ausland müssen Sie sich an die rechtlichen Anforderungen sowohl Ihres Heimatlandes als auch des Empfängerlandes halten. Hierzu gehören bestimmte Pflichtangaben, die auf jeder Rechnung vorhanden sein müssen.

Pflichtangaben auf der Rechnung

1. Name und Adresse des Rechnungsstellers: Ihr vollständiger Firmenname und Ihre Anschrift müssen deutlich erkennbar sein.
2. Name und Adresse des Rechnungsempfängers: Der vollständige Name und die Anschrift des ausländischen Kunden müssen korrekt angegeben sein.
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Ihre Steuernummer sowie die des Empfängers, falls dieser ebenfalls ein Unternehmen ist.
4. Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
5. Rechnungsnummer: Eine eindeutige, fortlaufende Nummer, die jede Rechnung identifiziert.
6. Leistungsbeschreibung: Eine detaillierte Beschreibung der gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen.
7. Leistungszeitraum: Der Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde.
8. Nettobetrag und Umsatzsteuer: Der Nettobetrag, die angewandte Umsatzsteuer und der Gesamtbetrag.
9. Zahlungsbedingungen: Angaben zu Zahlungsfristen und eventuellen Skonti.
10. Bankverbindung: Ihre vollständigen Bankdaten, einschließlich IBAN und BIC.

Spezielle Regelungen je nach Land

Jedes Land hat seine eigenen Vorschriften, was auf einer Rechnung stehen muss. Recherchieren Sie die spezifischen Anforderungen des Empfängerlandes. In einigen Ländern müssen Rechnungen beispielsweise in der Landessprache verfasst sein oder es gibt bestimmte Vorgaben zur Darstellung der Beträge.

Elektronische Rechnungen ins Ausland

Wenn Sie Rechnungen elektronisch übermitteln, stellen Sie sicher, dass diese den Anforderungen sowohl in Ihrem Land als auch im Empfängerland entsprechen. In der EU sind elektronische Rechnungen rechtlich anerkannt, solange sie die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten. Dies kann durch elektronische Signaturen oder EDI (Electronic Data Interchange) erfolgen.

Steuerliche Aspekte und Mehrwertsteuer

Die steuerlichen Regelungen sind ein zentraler Punkt beim Erstellen von Auslandsrechnungen. Besonders wichtig ist die korrekte Handhabung der Mehrwertsteuer.

Innergemeinschaftliche Lieferungen (EU)

Bei Lieferungen innerhalb der EU gelten besondere Bestimmungen:

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Beide Parteien müssen über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen.
• Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers: In der Regel wird die Umsatzsteuer vom Leistungsempfänger im Empfängerland entrichtet (Reverse-Charge-Verfahren). In der Rechnung wird die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen, stattdessen ein Hinweis wie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
• Zusammenfassende Meldung: Der Rechnungssteller muss die Lieferung in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) deklarieren.

Drittlandslieferungen

Bei Lieferungen in Nicht-EU-Länder (Drittlandsgebiete) gelten andere Regelungen:

• Umsatzsteuerbefreiung: Exportlieferungen in Drittländer sind in der Regel von der Umsatzsteuer befreit. Es muss jedoch ein Nachweis über die Ausfuhr erbracht werden.
• Zoll- und Einfuhrbestimmungen: Informieren Sie sich über die Zoll- und Einfuhrbestimmungen des Empfängerlandes. Diese können erhebliche Unterschiede aufweisen und Einfluss auf die Rechnungsstellung haben.

Dollar, Yen & Pfund – Was gibt es bei Währungen zu beachten?

Bei der Abwicklung internationaler Geschäfte spielt die Währung eine entscheidende Rolle. Jede Währung bringt spezifische Besonderheiten mit sich, die bei der Rechnungsstellung berücksichtigt werden müssen.

Der US-Dollar (USD), der japanische Yen (JPY) und das britische Pfund (GBP) sind drei der weltweit am häufigsten verwendeten Währungen im internationalen Handel.

1. US-Dollar (USD)

Der US-Dollar ist die am weitesten verbreitete Handelswährung und wird häufig als Referenzwährung verwendet. Dies bedeutet, dass viele internationale Verträge und Rechnungen in USD abgewickelt werden, auch wenn keine der beteiligten Parteien aus den USA stammt.

Hier ist es wichtig, den aktuellen Wechselkurs zu berücksichtigen und eventuelle Schwankungen einzuplanen. Zudem können Bankgebühren für internationale Überweisungen in USD anfallen, die vorher geklärt werden sollten.

2. Japanischer Yen (JPY)

Beim Handel mit japanischen Geschäftspartnern ist der Yen eine gängige Währung. Der Yen ist in seiner Wertdarstellung sehr unterschiedlich zu anderen Währungen, da er oft in größeren Einheiten verwendet wird (1 USD entspricht etwa 100 JPY). Bei der Umrechnung und Darstellung von Beträgen ist es wichtig, auf Genauigkeit zu achten, um Missverständnisse zu vermeiden.

Zudem können kulturelle Unterschiede im Geschäftsverkehr, wie Höflichkeitsformen und Verhandlungstaktiken, einen Einfluss auf die Rechnungsstellung haben.

3. Britisches Pfund (GBP)

Das britische Pfund ist eine stabile Währung, die vor allem im Handel mit Großbritannien und einigen ehemaligen Kolonien verwendet wird. Beim Umgang mit GBP ist es wichtig, die möglichen Auswirkungen des Brexits zu berücksichtigen, die sowohl rechtliche als auch wirtschaftliche Veränderungen mit sich bringen können. Bankgebühren und Wechselkurse sollten ebenfalls sorgfältig kalkuliert werden, um genaue Beträge auf der Rechnung auszuweisen.

Insgesamt ist es bei der Verwendung unterschiedlicher Währungen essentiell, sich über die spezifischen Eigenschaften und Wechselkurse im Klaren zu sein und diese Informationen klar und verständlich auf der Rechnung zu kommunizieren. Dies trägt dazu bei, internationale Geschäftsbeziehungen zu stärken und reibungslose Transaktionen zu gewährleisten.

Rechtliche Absicherung und Zahlungsmodalitäten

Zum Schluss sollten Sie sich rechtlich absichern und klare Zahlungsmodalitäten festlegen.

Vertragsgestaltung

• Schriftliche Verträge: Halten Sie alle Vereinbarungen schriftlich fest. Klare Vertragsbedingungen helfen, Missverständnisse zu vermeiden.
• Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB): Stellen Sie sicher, dass Ihre AGB den internationalen Handel abdecken und die relevanten rechtlichen Aspekte beinhalten.

Zahlungsmodalitäten

• Vorkasse oder Anzahlung: Bei neuen oder unsicheren Kunden kann es sinnvoll sein, eine Vorkasse oder Anzahlung zu verlangen.
• Zahlungsfristen: Setzen Sie klare Zahlungsfristen und kommunizieren Sie diese deutlich.
• Inkassomaßnahmen: Informieren Sie sich über mögliche Inkassomaßnahmen im Empfängerland für den Fall, dass Zahlungen ausbleiben.

Fazit

Das Erstellen von Rechnungen ins Ausland erfordert Aufmerksamkeit für rechtliche, steuerliche und kulturelle Besonderheiten. Indem Sie die oben genannten Punkte beachten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen korrekt und rechtlich einwandfrei sind, was zu einer reibungsloseren Abwicklung Ihrer internationalen Geschäfte beiträgt.