In der heutigen, schnelllebigen Arbeitswelt ist es für Unternehmen wichtiger denn je, nicht nur die besten Talente zu gewinnen, sondern sie auch langfristig zu halten. Der erste Eindruck zählt, und das nicht erst am ersten Arbeitstag. Preboarding ist der Schlüssel, um neue Mitarbeiter bereits vor ihrem offiziellen Start zu begeistern und an das Unternehmen zu binden.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie ein effektives Preboarding gestalten können und warum es für den Erfolg Ihres Unternehmens unerlässlich ist.
Was ist Preboarding?
Preboarding bezeichnet den Zeitraum zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten offiziellen Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters. In dieser Phase können Unternehmen bereits entscheidende Weichen stellen, um den neuen Kollegen willkommen zu heißen, ihn in die Unternehmenskultur einzuführen und eine emotionale Bindung aufzubauen.
Im Gegensatz zum Onboarding, das die Einführung in die täglichen Arbeitsabläufe beinhaltet, fokussiert sich das Preboarding darauf, den Einstieg so angenehm und reibungslos wie möglich zu gestalten.
Die Bedeutung des Preboardings
Frühzeitige Bindung als Wettbewerbsvorteil
Studien zeigen, dass bis zu 20 % der neu eingestellten Mitarbeiter innerhalb der ersten 45 Tage das Unternehmen wieder verlassen. Ein gut durchdachtes Preboarding kann diese Quote signifikant senken. Indem Sie neue Mitarbeiter bereits vor Arbeitsbeginn einbinden, erhöhen Sie deren Engagement und reduzieren das Risiko von Absprüngen.
Positive Emotionen fördern
Der Zeitraum nach der Vertragsunterzeichnung ist oft geprägt von Unsicherheiten und Fragen. Durch aktives Preboarding vermitteln Sie Wertschätzung und bauen mögliche Ängste ab. Positive Emotionen steigern die Motivation und schaffen eine solide Grundlage für die zukünftige Zusammenarbeit.
Stärkung der Arbeitgebermarke
Ein professionelles Preboarding trägt zur Stärkung Ihres Employer Brandings bei. Zufriedene Mitarbeiter teilen ihre positiven Erfahrungen und fungieren als Botschafter Ihres Unternehmens. Dies kann die Attraktivität für zukünftige Talente erhöhen und Ihr Unternehmen als bevorzugten Arbeitgeber positionieren.
Strategien für ein effektives Preboarding
1. Persönliche Willkommensnachricht
Senden Sie eine individuelle Willkommens-E-Mail oder -Karte, idealerweise vom Vorgesetzten oder der Geschäftsführung. Persönliche Worte zeigen Wertschätzung und schaffen Nähe.
2. Regelmäßige Kommunikation
Bleiben Sie in Kontakt, um den neuen Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten. Informieren Sie über Neuigkeiten im Unternehmen, kommende Projekte oder soziale Events. Dies fördert das Gefühl der Zugehörigkeit.
3. Bereitstellung von Ressourcen
Stellen Sie wichtige Informationen und Unterlagen bereits vorab zur Verfügung. Dazu können gehören:
- Einarbeitungspläne: Geben Sie einen Überblick über die ersten Wochen.
- Unternehmenshandbuch: Vermitteln Sie Werte, Kultur und Richtlinien.
- Organigramme: Helfen Sie, die Strukturen und Ansprechpartner zu verstehen.
4. Virtuelle Kennenlern-Sessions
Organisieren Sie virtuelle Meetings mit dem Team oder wichtigen Schnittstellen. So kann der neue Mitarbeiter bereits erste Kontakte knüpfen und fühlt sich am ersten Arbeitstag nicht als Fremder.
5. Willkommenspaket versenden
Ein Paket mit Firmenmerchandise, persönlichen Notizen oder nützlichen Gadgets kann die Vorfreude steigern und zeigt, dass Sie sich Gedanken gemacht haben.
6. Zugang zu internen Plattformen
Ermöglichen Sie frühzeitigen Zugang zu internen Systemen wie dem Intranet, Kommunikationsplattformen oder E-Learning-Angeboten. So kann sich der Mitarbeiter eigenständig vorbereiten und erste Eindrücke sammeln.
7. Mentor oder Buddy zuweisen
Weisen Sie einen erfahrenen Kollegen als Ansprechpartner zu. Dieser kann Fragen beantworten, Tipps geben und den Einstieg erleichtern.
8. Einladung zu Firmenveranstaltungen
Laden Sie den neuen Mitarbeiter zu internen Events oder Teamaktivitäten ein. Dies fördert die Integration und schafft informelle Kontaktmöglichkeiten.
Häufige Fehler beim Preboarding und wie man sie vermeidet
1. Kommunikationslücken
Problem: Der neue Mitarbeiter fühlt sich allein gelassen und unsicher.
Lösung: Etablieren Sie einen klaren Kommunikationsplan mit regelmäßigen Updates und Ansprechpartnern.
2. Überflutung mit Informationen
Problem: Zu viele Informationen auf einmal können überfordern.
Lösung: Strukturieren Sie die Informationen und teilen Sie sie in verdauliche Einheiten auf.
3. Unpersönlicher Ansatz
Problem: Standardisierte Massenmails vermitteln keine Wertschätzung.
Lösung: Setzen Sie auf persönliche Kommunikation und individuelle Ansprache.
4. Vernachlässigung des Feedbacks
Problem: Ohne Rückmeldung wissen Sie nicht, ob Ihr Preboarding effektiv ist.
Lösung: Bitten Sie um Feedback und nutzen Sie es zur kontinuierlichen Verbesserung Ihres Prozesses.
Praxisbeispiele erfolgreicher Preboarding-Programme
Beispiel 1: Tech-Unternehmen XYZ
Das Unternehmen XYZ aus der IT-Branche setzt auf ein interaktives Preboarding-Portal. Neue Mitarbeiter können hier:
- Ein persönliches Profil erstellen.
- An Foren teilnehmen und Fragen stellen.
- An Gamification-Elementen teilnehmen, um das Unternehmen spielerisch kennenzulernen.
Ergebnis: Eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und reduzierte Einarbeitungszeiten.
Beispiel 2: Finanzdienstleister ABC
ABC verschickt individuelle Willkommensvideos, in denen das Team den neuen Kollegen begrüßt. Zusätzlich wird ein persönlicher Mentor zugewiesen, der bereits vorab Kontakt aufnimmt.
Ergebnis: Die Fluktuationsrate in der Probezeit sank um 30 %.
Fazit
Preboarding ist ein essenzieller Bestandteil des modernen Personalmanagements. Es bietet die Chance, neue Mitarbeiter von Beginn an zu begeistern, Unsicherheiten abzubauen und eine langfristige Bindung zu fördern. Durch eine strategische Gestaltung des Preboardings profitieren sowohl der Mitarbeiter als auch das Unternehmen.
Jetzt sind Sie gefragt: Analysieren Sie Ihre aktuellen Prozesse und überlegen Sie, wie Sie Ihr Preboarding optimieren können. Investieren Sie in Ihre neuen Talente – es lohnt sich!
