Was ist eine Zahlungserinnerung?
Die Zahlungserinnerung spielt eine Schlüsselrolle im Rechnungswesen von Unternehmen. Sie stellt ein wichtiges Instrument zur Sicherung der eigenen Liquidität dar und ist ein höflicher Weg, den Schuldner an eine ausstehende Zahlung zu erinnern. In unserem Ratgeber beschäftigen wir uns mit den verschiedenen Aspekten rund um das Thema Zahlungserinnerung.
Definition und Zweck: Eine Zahlungserinnerung ist ein Schreiben, das an einen Kunden gesandt wird, um ihn daran zu erinnern, dass eine Rechnung noch nicht beglichen wurde und die Zahlung nun fällig ist. Sie ist in der Regel freundlich formuliert und trägt keinen fordernden Charakter. Ziel ist es, den Schuldner auf die Überfälligkeit der Zahlung aufmerksam zu machen und ihn zur schnellen Begleichung der Schuld zu ermuntern, oft ohne direkt rechtliche Schritte anzudrohen.
Rechtliche Grundlagen: In der Regel gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, wie eine Zahlungserinnerung auszusehen hat. Eine Ausnahme kann die Mahnung im gerichtlichen Mahnverfahren sein, welche feste Bestandteile wie das Aktenzeichen des Mahnverfahrens enthalten muss. Eine Zahlungserinnerung kann allerdings als erste Stufe im Mahnprozess angesehen werden.
Bestandteile einer Zahlungserinnerung
Damit eine Zahlungserinnerung wirksam ist, sollte sie folgende Informationen beinhalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des Schuldners
- Vollständige Firmierung des Gläubigers, sofern ein Unternehmen
- Datum des Schreibens
- Rechnungsnummer und -datum
- Details der geforderten Zahlung (Höhe, Währung, Fälligkeit)
- Freundliche Aufforderung zur Zahlung
- Angabe einer Zahlungsfrist
- Kontaktdaten für Rückfragen
- Hinweis auf zukünftige Schritte bei Ausbleiben der Zahlung
Eine Zahlungserinnerung sollte immer höflich und sachlich gehalten sein. Aggressive oder drohende Formulierungen sind nicht nur geschäftsschädigend, sondern können bei einem späteren Rechtsstreit auch gegen das eigene Unternehmen verwendet werden.
Vorgehen bei einer Zahlungserinnerung
- Zeitpunkt des Versands: Die Zahlungserinnerung wird in der Regel verschickt, nachdem die Zahlungsfrist abgelaufen ist und keine Zahlung eingegangen ist. Eine angemessene Zeit danach sollte dem Kunden noch einmal die Gelegenheit gegeben werden, die Rechnung ohne weiteren Druck zu begleichen.
- Methoden des Versands: Eine Zahlungserinnerung kann auf verschiedenen Wegen verschickt werden: postalisch, per E-Mail oder Fax. Welcher Weg gewählt wird, hängt von den Umständen ab, insbesondere von den vorherigen Kommunikationswegen mit dem Kunden.
- Häufigkeit der Erinnerung: Üblicherweise wird eine Zahlungserinnerung einmalig verschickt, gefolgt von einer oder mehreren Mahnungen bei weiterhin ausbleibender Zahlung. Dabei steigt mit jeder Stufe der Druck auf den Schuldner, und in der Regel werden die Formulierungen formeller und bestimmter.
Wenn die Zahlungserinnerung ignoriert wird
- Mahnverfahren: Wenn auf eine Zahlungserinnerung keine Reaktion erfolgt, folgt meist das Mahnverfahren. Hierbei wird in mehreren Stufen der Druck erhöht, bis hin zu rechtlichen Schritten wie einem gerichtlichen Mahnbescheid.
- Möglichkeit der Forderungsverfolgung: Sollte auch nach mehrfacher Mahnung die Zahlung ausbleiben, stehen dem Gläubiger rechtliche Wege offen, um die Forderung einzutreiben. Dies kann zu einem Inkassoverfahren oder zur Eröffnung eines gerichtlichen Mahnverfahrens führen.
