Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) ist ein komplexes Software-System, das dazu dient, sämtliche Prozesse im Zusammenhang mit dem Warenfluss eines Unternehmens zu steuern und zu optimieren. Dabei geht es um weit mehr als nur um die Lagerverwaltung.

Ein modernes Warenwirtschaftssystem bildet den kompletten Prozess von der Beschaffung über die Lagerhaltung bis hin zum Verkauf ab und ist somit ein essentieller Bestandteil im Supply-Chain-Management.

Grundfunktionen eines Warenwirtschaftssystems

1. Einkauf und Bestellwesen

Im Bereich des Einkaufs unterstützt ein WWS die Mitarbeiter bei der Überwachung der Lagerbestände, bei der Durchführung von Bedarfsanalysen und der Erzeugung von Bestellanforderungen. Es hilft bei der Auswahl von Lieferanten, dem Vergleichen von Angeboten, der Bestellauslösung sowie der Überwachung von Lieferterminen.

Eine nahtlose Dokumentation von Bestellvorgängen ermöglicht zudem eine effiziente Nachverfolgung und Auswertung von Einkaufsaktivitäten.

2. Lagerhaltung und Logistik

Die Lagerhaltung ist ein Kernbereich des Warenwirtschaftssystems. Von der Wareneingangserfassung bis zur Kommissionierung und Auslieferung – hier sorgt das WWS für einen reibungslosen Ablauf. Es ermöglicht die optimale Nutzung von Lagerkapazitäten, eine effiziente Artikelsortierung und eine schnelle Bearbeitungszeit von Kundenbestellungen.

Durch die permanente Bestandskontrolle wird die Warenverfügbarkeit sichergestellt, während gleichzeitig Überbestände und damit einhergehende erhöhte Lagerkosten vermieden werden.

3. Verkauf und Distribution

Wenn es um den Verkauf geht, bietet das Warenwirtschaftssystem Funktionen für Preisfindung, Angebotserstellung und Auftragsbearbeitung. Es ermöglicht die Erfassung und Verwaltung von Kundendaten sowie die Abwicklung von Zahlungen und Rechnungen. Gleichzeitig wird der Versandprozess von der Packliste bis hin zur Erstellung von Versanddokumenten unterstützt. Die Integration mit Versandsystemen sorgt für eine schnelle und fehlerfreie Distribution der Produkte.

4. Analyse und Reporting

Ein umfangreiches Reporting ist essenziell, um Geschäftsprozesse zu überwachen und zu optimieren. Ein Warenwirtschaftssystem bietet dafür umfangreiche Funktionen: Von Umsatzanalysen über ABC-Analysen bis hin zu individuell anpassbaren Berichten, die Entscheidungsträgern helfen, Trends zu erkennen, die Performance zu bewerten und Prozesse zu verbessern.

Vorteile eines Warenwirtschaftssystems

• Effizienzsteigerung und Kostenreduktion: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben und die Optimierung von Lagerbeständen können Unternehmen ihre Effizienz erheblich steigern. Dies führt in der Regel zu einer Verringerung von Verwaltungsaufwand und zu einer Kostenreduktion durch optimierten Wareneinkauf und reduzierte Lagerhaltungskosten.
• Fehlerminimierung: Eingabefehler, Fehllieferungen und andere Fehlerquellen lassen sich durch den Einsatz eines Warenwirtschaftssystems minimieren. Da viele Prozesse automatisiert ablaufen, werden manuelle Fehlerquellen reduziert, was zu einer höheren Zufriedenheit bei Kunden und Lieferanten führt.
• Transparenz und Kontrolle: Ein Warenwirtschaftssystem bietet einen Echtzeit-Überblick über alle wirtschaftlichen Vorgänge des Unternehmens. Durch detaillierte Datenanalysen und Auswertungen ist es Management und Controlling möglich, Entscheidungen auf Basis von aktuellen und zuverlässigen Daten zu treffen.

Herausforderungen bei der Implementierung eines Warenwirtschaftssystems

• Auswahl und Anpassung: Die Auswahl des richtigen Systems stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Es muss nicht nur zu der aktuellen Struktur und Größe des Unternehmens passen, sondern auch zukünftige Entwicklungen berücksichtigen. Zudem erfordert die Einführung oft eine individuelle Anpassung an unternehmensspezifische Prozesse und Abläufe, was zeit- und kostenaufwendig sein kann.
• Mitarbeiterschulung: Die erfolgreiche Implementierung eines WWS hängt stark von der Akzeptanz und der Kompetenz der Anwender ab. Intensive Schulungen und Trainings sind notwendig, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter das System effektiv nutzen können.
• Datenmigration und -integration: Oftmals müssen bereits existierende Datenstrukturen in das neue System überführt werden. Dies kann zu Schwierigkeiten führen, besonders wenn die Datenqualität der bestehenden Systeme nicht den Anforderungen entspricht. Darüber hinaus ist die Integration in bereits vorhandene IT-Systeme eine weitere Herausforderung.
• Kontinuierliche Wartung und Support: Wie bei jeder Software ist auch bei Warenwirtschaftssystemen eine regelmäßige Wartung und Aktualisierung notwendig, um den reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Für viele Unternehmen bedeutet dies eine laufende Investition in technischen Support und Softwareupdates.

Die Entstehung von Warenwirtschaftssystemen

Die Ursprünge von Warenwirtschaftssystemen (WaWi-Systemen) lassen sich zurückverfolgen in die Zeit, als Unternehmensprozesse begannen, automatisiert zu werden. In den frühen 1960er Jahren, mit der Einführung der ersten Computer in den Unternehmensalltag, wurden einfache Systeme entwickelt, die vornehmlich der Lagerverwaltung und Bestandsführung dienten. Diese Systeme waren meist proprietär und auf die spezifischen Anforderungen großer Unternehmen zugeschnitten.

Mit der Zeit, insbesondere durch die Weiterentwicklung der Informationstechnologie und den damit einhergehenden drastischen Preisrückgang für Computertechnik, wurden Warenwirtschaftssysteme auch für mittlere und kleinere Betriebe interessant und realisierbar.

Die Grundfunktionen waren zunächst begrenzt auf die Erfassung und Verwaltung von Lagerbeständen sowie auf die Unterstützung bei der Bestellabwicklung. Im Zuge der Digitalisierung und des Aufkommens des Internets in den 1990er Jahren erweiterten sich die Funktionen und Einsatzmöglichkeiten von WaWi-Systemen signifikant.

Die Globalisierung des Handels und die wachsenden Anforderungen an Unternehmen, ihre Lieferketten effizienter zu gestalten, trieben die Entwicklung leistungsfähiger, vernetzter und integrierter Systeme voran. Dabei kamen zunehmend standardisierte Softwarelösungen zum Einsatz, die an die individuellen Bedürfnisse der Unternehmen durch modulare Bauweisen und Konfigurationsoptionen angepasst werden konnten.

Heutzutage sind Warenwirtschaftssysteme vielfach in umfassendere ERP-Systeme (Enterprise-Resource-Planning) eingebettet, die nahezu alle Geschäftsprozesse digital abbilden und vernetzen – von der Beschaffung über die Produktion bis hin zum Vertrieb und zum Controlling. Die Geschichte der WaWi-Systeme spiegelt damit direkt den technologischen Fortschritt und die zunehmende Komplexität betrieblicher Anforderungen wider.

Unterschied zwischen Warenwirtschaftssystemen und ERP-Systemen

Warenwirtschaftssysteme (WaWi) und Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) sind beides softwaregestützte Informationssysteme, die häufig in der betrieblichen Praxis eingesetzt werden. Das Warenwirtschaftssystem ist speziell auf die Abbildung und Steuerung der Warenströme innerhalb eines Unternehmens ausgelegt.

Es konzentriert sich auf Aufgaben wie Lagerverwaltung, Einkauf, Bestandskontrolle, Rechnungsstellung und Verkauf. Der Fokus liegt hier also primär auf dem Waren- und Materialfluss sowie der damit verbundenen Datenverarbeitung.

Im Gegensatz dazu sind ERP-Systeme umfassender und integrieren neben der Warenwirtschaft eine Vielzahl anderer betriebswirtschaftlicher Funktionen. Diese können Personalwesen (HR), Finanz- und Rechnungswesen, Customer-Relationship-Management (CRM), Produktionsplanung und -steuerung (PPS) sowie weitere spezialisierte Funktionen umfassen. ERP-Systeme zielen darauf ab, alle Prozesse und Datenströme im Unternehmen in einem einzigen, integrierten System zusammenzuführen. Dies soll die Koordination und das Management der unterschiedlichen Unternehmensbereiche verbessern und eine einheitliche Datengrundlage schaffen.

Somit lässt sich sagen, dass ein Warenwirtschaftssystem ein Teilbereich oder Modul eines ERP-Systems sein kann und auf die logistischen Aspekte des Unternehmens ausgerichtet ist. Dagegen ist ein ERP-System eine übergeordnete Kategorie, die das Warenwirtschaftssystem einschließt und zusätzlich weitere Geschäftsprozesse und Funktionen integriert, um ein holistisches Management des gesamten Unternehmens zu ermöglichen.