Geschäftsbrief schreiben – Tipps & Formulierungen für die perfekte Kommunikation

Geschäftsbrief schreiben – So einfach geht es!

Ob Dankesbrief, Verkaufsbrief, Angebot oder Erinnerung – Ihr Geschäftsbrief ist immer die Visitenkarte Ihres Unternehmens. Gemeinsam mit ihnen können Sie zeigen, wie das Unternehmen arbeitet und professionell und kundenorientiert kommuniziert. Sowohl Inhalt als auch Design spielen eine bedeutende Rolle.

Trotzallem bleiben am Ende doch die Fragen auf wie: Wie sieht die Gestaltungsform von einem Geschäftsbrief aus? Gibt es Pflichtangaben, die auf jeden Fall in einem Geschäftsbrief enthalten sein müssen? Was ist bei Geschäftsbriefe formulieren zu beachten?

In Deutschland gibt es entsprechende Vorschriften und Normen, die eingehalten werden könnten oder sollten. Dasselbe gilt ebenso bei der Gestaltung von Geschäftsbriefen. Die DIN 5008 ist die wichtigste Regelung, wenn es um das Thema Aufbau und die Gestaltung geht. Sie schreibt ferner einen Standardbriefrahmen vor. Dieser Standard wurde vor einiger Zeit aktualisiert, daher haben sich einige Abstände und Formatierungen geändert. Die aktuelle Version lautet:

1. Die Seitenränder

Bei einem Geschäftsbrief, der im Allgemeinen in DIN A4 Format geschrieben wird, beginnen die Seitenränder bei

• Oben: 4,5 cm
• Rechts: 2 cm
• Unten: 2,5 cm
• Links: 2,5 cm

2. Art und Größe der Schrift

Die Schriftgröße in Geschäftsbriefen beträgt 12 Punkte. Wenn Sie viel Text haben, können Sie die Buchstaben auf 11 Punkte reduzieren, damit das Anschreiben noch auf eine Seite passt, sollte aber auf keinen Fall kleiner sein, damit Ihr Anschreiben problemlos übersichtlich bleibt – und eine Lupe. Die DIN 5008 schreibt keine bestimmte Schriftart vor, jedoch haben sich Arial oder Times New Roman als gängige Schriftart etabliert. Die gewählte Schriftart wirkt sich auch auf die Schriftgröße aus. Drucken Sie eine Musterkopie des Geschäftsbriefs aus und sehen Sie, wie die Schriftart in der erwarteten Größe aussieht.

3. Der Geschäfts-Briefkopf

Traditionell sehen die Leser als erstes den Briefkopf, da er ganz oben in Ihrem Geschäftsbrief steht. Dies macht es zu einer wichtigen Marionette und auffälligen Person und sollte professionell gestaltet werden:

• Im ersten Schritt ist die eigene Anschrift sehr wichtig. Sie steht entweder rechts, mittig oder auf der linken Seite. In den ersten Zeilen ist ausreichend Platz für Name, Adresse, Telefonnummer und für die E-Mail-Adresse.
• Direkt unter der eigenen Adresse kommt drei Zeilen weiter der Empfänger. Hier müssen Sie darauf achten, dass der Name nicht zu lang wird. Die Standard-Briefumschlage im C6 Format haben ein entsprechendes Sichtfenster, welches nicht verschoben werden kann.
• Ort mitsamt Datumsanzeige ist rechts unter dem Adressfeld anzugeben. Allerdings gibt es wenige Unternehmen, die ihre Datumsanzeige an einer anderen Stellen angeben. Meist wird der Ort gar nicht mit angegeben. Falls doch, dann unterscheidet sich der Ort vom Geschäftssitz.

4. Der Betreff

Nach dem Briefkopf geht der Blick oft unmittelbar zur Betreffzeile, um sich ein grobes Bild vom Inhalt des Briefes zu machen. In Ihrem Geschäftsbrief sollten Sie den Inhalt des Schreibens besonders prägnant beschreiben. Hier sind jedoch einige Grundsätze, die Sie befolgen sollten:

• Der Betreff darf mit einer Fettschrift hervorgehoben werden, ist aber nicht Bedingung
• Die Schriftgröße darf schon bis 14 betragen
• Der Betreff darf ruhig zwei Zeilen beanspruchen, falls gebraucht
• Sie müssen in der Betreffzeile nicht extra nochmals die Bezeichnung „Betreff“ mit angeben

5. Die Anrede

Jetzt, wo der eigentliche Inhalt Ihres Geschäftsbriefes beginnt, kann der Titel bereits seine Wirkung auf die Leser beeinflussen. Es gibt unzählige Möglichkeiten, Kunden, Geschäftspartner oder Mitarbeiter anzusprechen, aber auch formale Punkte sind zu beachten.

• a) 2 Zeilen liegen zwischen Anrede und Betreffzeile
• b) eine Zeile liegt zwischen Anrede und Ihrem Anschreibetext
• c) die Anrede sollte wirklich neutral sein mit „Sehr geehrte Damen und Herren“; allerdings ist gern ein persönlicher Empfänger gesehen, den man mit Namen ansprechen kann. Das ist nicht nur etwas, um die Kundenbeziehung voranzubringen, sondern zeigt ebenfalls die Wertschätzung an.

6. Der eigentliche Textbereich

Natürlich gibt es keine konkreten Vorgaben für den Inhalt von Geschäftsbriefen, die Sie beachten sollten. Hier punkten Sie mit perfekten Sätzen und klarer Struktur. Es empfiehlt sich auch, nicht einfach mit dem Schreiben zu beginnen, sondern den eigenen Text in Teile aufzuteilen. Das erleichtert den Lesern nicht nur die Verständlichkeit, sondern sorgt auch für eine klare Schrift.

7. Der Gruß am Ende

Der Gruß schließt Ihren Geschäftsbrief ab, ist also ein Abschied vom Leser. Nachdem Sie beispielsweise gesegnet haben oder bemerkt haben, dass Sie Feedback erwarten, endet Ihr Geschäftsbrief mit ein paar kurzen Worten. Der Klassiker ist eine einfache „Aufrichtigkeit“, kann aber je nach Anlass individueller gestaltet werden. Bitte bedenken Sie die Regeln:

• 1 Leerzeile zwischen Ihrem Textbereich und dem Gruß
• 3 Zeilen zwischen Gruß und Ihrer Unterschrift
• Für den Fall, dass es neben dem Anschreiben noch Anlagen gibt, dann können diese unter der Unterschrift noch zusätzlich erwähnt werden.

Welche Pflichtangaben gibt es beim Geschäftsbrief schreiben?

Bei den Pflichtangaben macht es einen Unterschied, ob Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist. Wenn Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen wurde, muss Ihr Geschäftsbrief folgende Angaben enthalten:

• Name von Unternehmen
• Rechtsform des Unternehmens
• Handelsregisternummer mitsamt dem Registergericht
• Angabe der Geschäftsführer sowie der Aufsichtsrates mit dem kompletten Namen
• Angabe aller Vorstandsmitgleider mit kompletten Namen

Wenn Sie Geschäftsbriefe formulieren müssen, Sie aber keine Eintragung im Handelsregister brauchen, dann sind diese Angaben sinnvoll:

• Name des Inhabers vom Unternehmen
• Adresse
• alle Gesellschafter müssen nach dem bürgerlichen Recht aufgeführt werden, ob als Zusatz oder als GbR