Die Implementierung einer digitalen Personalakte ist ein entscheidender Schritt zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung in der Personalverwaltung von Unternehmen.
Bei der Umsetzung gibt es jedoch zahlreiche juristische, technische und organisatorische Aspekte zu beachten, um einen reibungslosen und gesetzeskonformen Ablauf zu gewährleisten. Nachfolgend finden Sie einen umfassenden Ratgeber, der sich auf die wesentlichen Faktoren konzentriert, die Sie im Blick behalten sollten.
Rechtliche Grundlagen über die Digitale Personalakte
Der Übergang von physischen Dokumenten zu einem elektronischen System muss im Einklang mit verschiedenen rechtlichen Rahmenbedingungen erfolgen. Hier sind insbesondere das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) relevant.
- Datenschutz: Die DSGVO betont den Schutz personenbezogener Daten. Sie müssen sicherstellen, dass alle in der digitalen Personalakte gespeicherten Informationen angemessen geschützt sind. Das umfasst technische Maßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen sowie organisatorische Maßnahmen wie Datenschutzschulungen für Mitarbeiter.
- Dokumentenechtheit: Gemäß HGB und AO müssen digitale Kopien von Dokumenten als Beweismittel im Rahmen rechtlicher Auseinandersetzungen anerkannt werden. Dazu müssen die Dokumente so gespeichert werden, dass eine nachträgliche Veränderung ausgeschlossen ist.
- Aufbewahrungspflichten: Verschiedene gesetzliche Vorschriften geben vor, wie lange Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Für steuerlich relevante Dokumente gilt in der Regel eine Frist von zehn Jahren, für Geschäftsbriefe sechs Jahre und für Bewerbungsunterlagen mindestens drei Monate.
Technische Anforderungen
Um eine digitale Personalakte rechtssicher und effizient zu führen, müssen technische Anforderungen erfüllt sein.
- Sicherheit: Die Sicherheit der Daten hat oberste Priorität. Dies beinhaltet eine sichere Serverlösung, regelmäßige Backups und starke Verschlüsselungsmethoden. Darüber hinaus müssen Maßnahmen gegen Hacking und Phishing-Angriffe getroffen werden.
- Zugriffsberechtigungen: Es muss klar definiert werden, wer Zugang zu welchen Informationen hat. In der Regel sollten nur die HR-Mitarbeiter und die Führungsebene Zugriff auf die gesamten personalbezogenen Daten haben. Mitarbeiter sollten nur ihre eigenen Daten einsehen können.
- Revisionssicherheit: Ein Dokumentenmanagementsystem muss so beschaffen sein, dass alle Änderungen dokumentiert und nachvollziehbar sind. Dies stellt sicher, dass im Falle einer Prüfung die Entstehungs- und Bearbeitungshistorie der Dokumente lückenlos dargestellt werden kann.
Organisatorische Aspekte
Die Umstellung auf eine digitale Personalakte muss gut geplant und organisiert sein.
- Change Management: Um Widerstände und Ängste bei den Mitarbeitern abzubauen, sollte ein Change-Management-Prozess eingeführt werden. Schulungen und Workshops helfen dabei, die Vorteile des neuen Systems zu vermitteln und die Anwendung zu trainieren.
- Prozessoptimierung: Mit der Digitalisierung der Personalakten ergibt sich die Möglichkeit, Prozesse zu analysieren und effizienter zu gestalten. Aufgaben wie die Einholung von Unterschriften oder die Verteilung von Dokumenten können durch digitale Workflows erleichtert werden.
- Qualitätssicherung: Sorgen Sie dafür, dass alle digitalisierten Dokumente von hoher Qualität sind (Lesbarkeit, Auflösung). Zudem sollte ein Prozess etabliert werden, der die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Akten vorsieht.
Einbindung der Mitarbeiter
Eine offene Kommunikation und das Einbinden der Mitarbeiter in den Umstellungsprozess können dazu beitragen, Akzeptanz zu schaffen und den Übergang zu erleichtern.
- Informationspolitik: Mitarbeiter sollten frühzeitig über die anstehenden Änderungen informiert und in den Prozess miteinbezogen werden. Feedback-Möglichkeiten bieten eine Basis für eine kontinuierliche Verbesserung des Systems.
- Schulungen: Um Fehler zu vermeiden und Datenpannen vorzubeugen, ist es unerlässlich, die Mitarbeiter in der Handhabung der neuen Software zu schulen.
Ausblick und Zukunftsperspektisven
Die Digitalisierung der Personalakten ist nur der Anfang einer umfassenden Transformation der Arbeitswelt. In Zukunft könnten weitere Technologien wie künstliche Intelligenz zur Analyse von Mitarbeiterdaten oder Blockchain zur sicheren Speicherung von Zeugnissen und Zertifikaten genutzt werden.
Zusammengefasst lässt sich sagen, dass bei der Implementierung digitaler Personalakten eine sorgfältige Planung und Beachtung rechtlicher, technischer sowie organisatorischer Aspekte entscheidend sind. Managed man diesen Prozess erfolgreich, so profitieren sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter von den Vorteilen digitaler Personalakten – einschließlich Effizienzsteigerung, Zeitersparnis und verstärktem Datenschutz.
Ist eine digitale Personalakte Pflicht?
In der heutigen digitalen Ära, in der Technologie einen immer größeren Einfluss auf unseren Alltag hat, stellt sich die Frage: Ist eine digitale Personalakte Pflicht? Die Antwort darauf ist eindeutig – ja! Eine digitale Personalakte bietet zahlreiche Vorteile und kann das gesamte HR-Management revolutionieren.
Zunächst einmal ermöglicht es eine digitale Personalakte Unternehmen, ihre Daten effizienter zu verwalten. Alle relevanten Informationen über Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können an einem zentralen Ort abgelegt werden. Dadurch entfällt das mühsame Durchsuchen von Papierakten oder unübersichtlichen Excel-Tabellen.
Mit nur wenigen Klicks lassen sich alle benötigten Informationen finden – sei es zur Gehaltsabrechnung, zum Urlaubsanspruch oder zur Arbeitszeitverwaltung. Des Weiteren sorgt eine elektronische Akte für mehr Sicherheit und Datenschutz im Umgang mit sensiblen Personaldaten.
In Zeiten steigender Cyberkriminalität müssen Unternehmen besonders vorsichtig sein und sicherstellen, dass persönliche Daten nicht in falsche Hände geraten. Digitale Archive bieten hierbei fortschrittliche Verschlüsselungsmechanismen sowie Zugriffsbeschränkungen für autorisierte Personen – so wird gewährleistet, dass sensible Informationen geschützt bleiben.
Wer hat Einsicht in die digitale Personalakte?
Die Einsicht in die digitale Personalakte ist ein sensibler Bereich, der sorgfältig geregelt sein muss. Nur bestimmte Personen sollten Zugriff auf diese Informationen haben dürfen. In erster Linie hat das Personalmanagement einer Organisation oder eines Unternehmens Zugang zur digitalen Personalakte. Diese Abteilung ist für die Verwaltung und Pflege der Mitarbeiterdaten verantwortlich und benötigt daher umfangreiche Einblicke in die Akten.
Darüber hinaus können auch Vorgesetzte bzw. Führungskräfte berechtigt sein, einen begrenzten Einblick zu erhalten. Dies ermöglicht es ihnen beispielsweise, wichtige Informationen über ihre Teammitglieder einzusehen und so Entscheidungen im Hinblick auf Arbeitsaufgaben oder Beförderungen besser treffen zu können.
Es kann jedoch vorkommen, dass weitere Stakeholder wie etwa Vertreter des Betriebsrats oder externe Dienstleister ebenfalls eine gewisse Berechtigung zum Zugriff auf Teile der digitalen Personalakten erhalten müssen – allerdings nur unter strengen Datenschutzbestimmungen sowie nach vorheriger Zustimmung durch den Arbeitnehmer selbst.
Grundsätzlich sollte also jeder Nutzer individuelle Rechte zugewiesen bekommen basierend auf seiner Position innerhalb des Unternehmens sowie seinen Aufgabenbereichen – dies stellt sicher, dass sensible Daten geschützt bleiben und nicht unerlaubt eingesehen werden können.
