Die Rechnungsprüfung ist ein entscheidender Prozess im Rechnungsmanagement, der über die finanzielle Stabilität und Effizienz eines Unternehmens mitbestimmt. Fehlerhafte oder übersehene Rechnungen können nicht nur finanzielle Schäden verursachen, sondern auch das Vertrauen in die Geschäftsbeziehungen beeinträchtigen.
In diesem ausführlichen Leitfaden erfahren Sie, wie Sie die Rechnungsprüfung in drei klaren Schritten durchführen können – ergänzt durch eine praktische Checkliste, die Sie direkt umsetzen können.
Was ist Rechnungsprüfung und warum ist sie wichtig?
Die Rechnungsprüfung umfasst die Kontrolle von Eingangsrechnungen auf ihre formale und inhaltliche Richtigkeit sowie die anschließende Freigabe und Buchung.
Dabei geht es nicht nur um die Vermeidung von Fehlern, sondern auch darum, eine reibungslose Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern zu gewährleisten.
Häufige Probleme ohne Rechnungsprüfung:
- Doppelte Zahlungen: Rechnungen werden mehrfach bezahlt, weil sie nicht korrekt abgeglichen wurden.
- Falsche Beträge: Fehlerhafte Preise oder nicht vereinbarte Zusatzkosten bleiben unbemerkt.
- Rechtliche Risiken: Unvollständige Rechnungen können bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen.
Eine gut strukturierte Rechnungsprüfung schützt Ihr Unternehmen vor diesen Risiken und verbessert Ihre Liquiditätsplanung.
Die 3 Schritte der Rechnungsprüfung
Im Folgenden werden die drei Schritte detailliert erläutert, um Ihnen ein tiefes Verständnis für jeden Teilbereich zu geben.
1. Formale Prüfung der Rechnung
Der erste Schritt bei der Rechnungsprüfung ist die Überprüfung der formalen Aspekte. Dies umfasst alle gesetzlichen Anforderungen und die Übereinstimmung mit Standards.
Wichtige Aspekte der formalen Prüfung:
- Vollständige Angaben des Rechnungsstellers und -empfängers:
- Firmenname, Anschrift und Steuernummer müssen klar und korrekt angegeben sein.
- Rechnungsnummer und -datum:
- Jede Rechnung benötigt eine eindeutige Nummer und ein korrektes Datum.
- Angaben zur Umsatzsteuer:
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) muss bei innergemeinschaftlichen Leistungen angegeben sein.
- Angaben zu Waren und Dienstleistungen:
- Eine klare Beschreibung der gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen ist zwingend erforderlich.
- Zahlungsbedingungen und Bankverbindung:
- Das Zahlungsziel und die Kontodaten müssen ersichtlich sein.
Häufige Fehler bei der formalen Prüfung:
- Fehlende oder doppelte Rechnungsnummern
- Unklare Angaben zum Leistungszeitraum
- Unvollständige oder falsche Bankverbindungen
💡 Tipp: Ein digitales Rechnungseingangssystem kann viele dieser Fehler automatisch erkennen.
2. Inhaltliche Prüfung der Rechnung
Nach der formalen Kontrolle geht es an die inhaltliche Prüfung. Hierbei werden die Rechnungsposten auf ihre Richtigkeit und Übereinstimmung mit den zugrundeliegenden Dokumenten überprüft.
Inhaltliche Prüfungsaspekte:
- Abgleich mit der Bestellung:
- Stimmen die auf der Rechnung aufgeführten Artikel, Mengen und Preise mit der Bestellung überein?
- Prüfung der Lieferdokumente:
- Sind die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen korrekt aufgeführt?
- Preisprüfung:
- Wurden alle Rabatte und Preisvereinbarungen berücksichtigt?
- Sind Zusatzkosten (z. B. Versand) korrekt angegeben?
- Umsatzsteuerprüfung:
- Ist der korrekte Umsatzsteuersatz verwendet worden?
Beispiele für Unstimmigkeiten:
- Abweichungen zwischen der bestellten und der gelieferten Menge
- Zusätzliche Gebühren, die nicht vereinbart wurden
- Falscher Steuersatz oder nicht zulässige Steuerbefreiung
💡 Tipp: Moderne ERP-Systeme wie Workstool bieten die Möglichkeit, Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Lieferscheinen abzugleichen. Unstimmigkeiten werden markiert, bevor sie übersehen werden können.
3. Freigabe und Buchung
Nachdem die Rechnung in den ersten beiden Schritten geprüft wurde, folgt die Freigabe und Buchung. Dieser Schritt ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Rechnung nur von berechtigten Personen freigegeben und korrekt verbucht wird.
Schritte der Freigabe und Buchung:
- Freigabe durch autorisierte Personen:
- Der Verantwortliche prüft die Rechnung abschließend und gibt sie zur Buchung frei.
- Zuordnung zur Kostenstelle:
- Jede Rechnung wird einer bestimmten Kostenstelle oder einem Projekt zugeordnet.
- Buchung im System:
- Die Rechnung wird in das Buchhaltungssystem eingegeben, um sie später zur Zahlung vorzulegen.
Herausforderungen in diesem Schritt:
- Verzögerungen durch manuelle Freigabeprozesse
- Fehlende Transparenz bei der Zuordnung zu Kostenstellen
💡 Tipp: Nutzen Sie digitale Freigabeworkflows, um Genehmigungen schneller und transparenter abzuwickeln.
Praktische Checkliste für die Rechnungsprüfung
Um Ihnen die Umsetzung zu erleichtern, finden Sie hier eine detaillierte Checkliste:
Formale Prüfung
☑️ Sind Name und Adresse des Rechnungsstellers korrekt?
☑️ Wurde eine gültige Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum angegeben?
☑️ Sind Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Zahlungsbedingungen enthalten?
Inhaltliche Prüfung
☑️ Stimmen Artikel, Mengen und Preise mit der Bestellung überein?
☑️ Wurden alle Rabatte und Zusatzkosten korrekt berechnet?
☑️ Sind der Lieferzeitpunkt und die erbrachten Leistungen korrekt angegeben?
Freigabe und Buchung
☑️ Wurde die Rechnung von einer autorisierten Person freigegeben?
☑️ Ist die Rechnung der richtigen Kostenstelle zugeordnet?
☑️ Wurde die Rechnung im Buchhaltungssystem erfasst?
Tipps zur Optimierung der Rechnungsprüfung
- Automatisierung:
- Nutzen Sie digitale Lösungen wie ERP-Systeme, um Routineprüfungen zu automatisieren und Fehler zu minimieren.
- Standardisierte Prozesse:
- Definieren Sie klare Prozesse und Verantwortlichkeiten für die Rechnungsprüfung.
- Regelmäßige Schulung:
- Schulen Sie Ihr Team, um sicherzustellen, dass alle gesetzliche Anforderungen und interne Standards bekannt sind.
Der Weg zur effizienten Rechnungsprüfung
Eine effiziente Rechnungsprüfung ist der Schlüssel zu einem reibungslosen Rechnungsmanagement und langfristigem Unternehmenserfolg.
Sie ermöglicht nicht nur die Vermeidung von finanziellen Verlusten durch fehlerhafte oder doppelte Zahlungen, sondern sorgt auch für eine bessere Übersicht über die Unternehmensausgaben. Effizienz bedeutet in diesem Zusammenhang, Standardprozesse klar zu definieren, Verantwortlichkeiten festzulegen und moderne Technologien einzusetzen.
Digitale Tools wie ERP-Systeme oder automatisierte Rechnungsprüfungssoftware vereinfachen den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Lieferscheinen und reduzieren manuelle Fehler.
Der Weg zur effizienten Rechnungsprüfung erfordert eine Kombination aus präzisen Arbeitsabläufen, gut geschulten Mitarbeitern und den richtigen digitalen Lösungen – eine Investition, die sich durch Zeitersparnis und verbesserte Liquiditätskontrolle auszahlt.
Mit Workstool die Rechnungsprüfung digitalisieren
Workstool bietet eine vollständig digitale Plattform zur Rechnungsprüfung. Mit intelligenten Automatisierungen, Freigabeworkflows und einer zentralen Übersicht sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler.
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- Nahtlose Integration mit Bestellungen und Lieferscheinen
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