Was ist eine Betriebsnummer ?
Mit der Einstellung von Mitarbeitern ist viel Bürokratie verbunden. Vor allem, wenn Mitarbeiter rechtzeitig Kranken- und Rentenversicherung abschließen, bereitet Ihnen das Kopfzerbrechen? Im Folgenden erfahren Sie, wann und warum eine Betriebsnummer benötigt wird und wie Sie sich richtig bewerben!
Die Firmennummer ist eine Kombination aus acht Ziffern. Sie dient der Identifizierung Ihres Unternehmens bei der Übermittlung von Daten zwischen Ihrem Arbeitgeber und der Sozialversicherungsanstalt.
Es ermöglicht der Sozialversicherung, Ihr Unternehmen dem Konto zuzuordnen, auf dem der Bericht basiert. So können Sozialversicherungsträger Beiträge zur Kranken- oder Rentenversicherung korrekt erfassen.
Darüber hinaus erstellt die Bundesagentur für Arbeit Unternehmenszahlen zur Erstellung von Beschäftigungsstatistiken. Sie als Arbeitgeber sowie unterschiedliche Bevollmächtigte dürfen in Ihrem Namen Ihrer Niederlassung eine Betriebsnummer beantragen. Hierzu zählen beispielsweise ein Steuerberater oder ein Lohnbüro des einstellenden Unternehmens.
Wann ist eine Betriebsnummer empfehlenswert?
Als Selbständiger oder Gründer sind Sie, sobald Sie mindestens einen Arbeitnehmer beschäftigen, verpflichtet, Ihre Betriebsnummer zu melden. Auch für Mitarbeiter, die in kleinen Jobs tätig sind oder Praktikanten, ist die Beantragung einer Betriebsnummer erforderlich. Auch bei einer Betriebsübernahme müssen Sie eine neue Betriebsnummer beantragen.
Wo erhalten Sie Ihre Betriebsnummer?
Damals war noch die ortsansässige Agentur für Arbeit die Anlaufstelle für die Beantragung von Betriebsnummern. Vor einigen wurde diese Aufgabe erweitert. Der Betriebsnummerndienst der Bundesagentur für Arbeit hat ihren Sitz in Saarbrücken. Seit 2008 wird die Betriebsnummer vergabe nicht mehr von der örtlichen Agentur für Arbeit übernommen. Es gibt einige Ausnahmen von dieser Registrierung:
- knappschaftliche Unternehmen (Beispiel: Bergbau)
- private Haushalte (Beispiel: Minijobber)
- Schiff- und Seefahrtsbetriebe
Für jede der hier aufgelisteten drei Ausnahmen ist der richtige Ansprechpartner die Knappschaft Bahn See für die Betriebsnummervergabe. Wenn private Arbeitgeber mit dem Scheck des Haushalts geringfügig Beschäftigte in Kleinarbeitszentren anmelden, erhalten sie Ihre Betriebsnummer automatisch von der Knappschaft Bahn See.
Schritt | Vorgehensweise |
1 | Vorbereitung: Ermitteln Sie, ob Sie wirklich eine Betriebsnummer benötigen (gilt für sozialversicherungspflichtige Beschäftigungen). |
2 | Informationen bereithalten: Bevor Sie die Betriebsnummer beantragen, halten Sie alle notwendigen Unternehmensdaten bereit. Dazu gehören: Firmenname, Adresse, Kommunikationsdaten, Rechtsform, Wirtschaftszweig, Anzahl der Beschäftigten, Gründungsdatum etc. |
3 | Online-Antrag: Besuchen Sie die Website der Bundesagentur für Arbeit und füllen Sie dort das Online-Formular für die Beantragung einer Betriebsnummer aus. |
4 | Daten eingeben: Geben Sie alle geforderten Daten in das Online-Formular ein. Achten Sie darauf, dass alle Angaben korrekt und vollständig sind. |
5 | Absenden: Nachdem Sie alle erforderlichen Informationen eingegeben haben, überprüfen Sie diese nochmals und schicken dann das Formular ab. |
6 | Bestätigung: Nach dem Absenden erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Die Betriebsnummer selbst wird Ihnen in der Regel innerhalb weniger Tage durch die Bundesagentur für Arbeit zugewiesen und per Post zugestellt. |
7 | Einsatz der Betriebsnummer: Verwenden Sie die zugewiesene Betriebsnummer für alle offiziellen Angelegenheiten, die im Zusammenhang mit der Sozialversicherung Ihrer Beschäftigten stehen. |
Die Bundesagentur für Arbeit ist die zentrale Anlaufstelle für Existenzgründungen mit Zuschüssen und Arbeitslosengeldern. Bei diesen beiden Stipendien sollten die Gründerinnen und Gründer einige Punkte beachten, bevor sie mit der Betreuerin oder dem Betreuer des Arbeitsamtes sprechen.
Für etablierte Unternehmen ist das Arbeitsamt besonders wichtig, wenn Sie den ersten Mitarbeiter einstellen möchten. Dann müssen Sie beim Arbeitsamt eine Betriebsnummer beantragen, mit der Sie dann neue Mitarbeiter anmelden können.
Beantragung der Betriebsnummern
Wenn Sie zum ersten Mal einen Mitarbeiter einstellen, benötigen Sie eine achtstellige Betriebsnummer, um sich zur Sozialversicherung anzumelden und Beiträge zu zahlen. Wenn Sie keine Betriebsnummer besitzen, müssen Sie diese elektronisch über den Betriebsnummerndienst der Bundesagentur für Arbeit beantragen.
Empfehlenswert ist es, Änderungen der Adressdaten (Firmenname, Anschrift) unverzüglich dem Betriebsnummerndienst der Bundesagentur für Arbeit mitzuteilen. Sie können Änderungen mit Hilfe von Datensätzen der Betriebsdatenpflege (DSBD) übertragen. Jede zertifizierte Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware bietet dieses Programm.
Alternativ können Sie auch die elektronische Ausfüllhilfe wie “sv.net” verwenden. Der Betriebsnummerndienst der Bundesagentur für Arbeit übermittelt die geänderte Anschrift dann elektronisch an alle Sozialversicherungsträger und damit auch an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, einen kleinen Arbeitsamtsträger.
Auf was Sie bei der Betriebsnummer achten sollten!
Es wird empfohlen, dass alle Arbeitgeber drei Arbeitstage warten, bevor Sie Ihre erste Sozialversicherungsmeldung einreichen. Dies ist ungefähr die Zeit, die das Sozialversicherungsamt benötigt, um Ihre neu vergebene Betriebsnummer zu kennen.
Den Firmennummernantrag können Sie schriftlich per E-Mail, Post, Online oder Fax ausfüllen. Die Betriebsnummer erhalten Sie auch telefonisch. Für die Beantragung Ihrer Betriebsnummer sind folgende Angaben erforderlich:
- allgemeine Datenangabe zum Unternehmen, wie Name, Adresse und Kontaktdaten
- wirtschaftliche Ausrichtung des Unternehmens
- Kontakte im Unternehmen für die Arbeitsagentur für Arbeit
- eine bei einer Krankenkasse eingetragene Betriebsstätte
- ob es zusätzliche meldepflichtige Geschäftsräume gibt
Das Antragsverfahren
Ab 2017 können Sie Ihre Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit nur noch online beantragen. Seitdem können weder postalische Bewerbungen noch telefonische Anfragen gestellt werden. Um bei der Agentur für Arbeit Ihre Betriebsnummer zu beantragen, gehen Sie einfach wie folgt vor:
- Schritt: Gehen Sie ins Internet und geben die Webseite des Betriebsnummernservice der Arbeitsagentur für Arbeit ein.
- Schritt: Nun müssen Sie alle Informationen zum Arbeitgeber eingeben. Dazu gehören neben allgemeinen Unternehmensdaten und Kontaktdaten auch die betriebswirtschaftlichen Eckdaten des Unternehmens zur Beschäftigungsstatistik und Daten zu sozialversicherungsrechtlich gemeldeten Betriebsstätten oder Zweigniederlassungen.
- Schritt: Sofern Sie alle wichtigen Informationen eingegeben haben, können Sie Ihren Antrag online absenden.
Wann kommt die Betriebsnummer?
Die Zuordnung des Sozialversicherungs-Anmeldeverfahrens zu Ihrer Betriebsnummer dauert durchschnittlich drei Werktage. Berücksichtigen Sie dies bei der Planung der Einstellung von Mitarbeitern:
In bestimmten Branchen (z. B. Baugewerbe, Hotel- und Gaststättengewerbe, Gebäudereinigung) müssen Sie spätestens bei Arbeitsantritt eine Sozialversicherungsmeldung an die Krankenkasse senden. Stellen Sie daher den Antrag auf Betriebsnummernvergabe am besten eine Woche im Voraus ein. Gleiches gilt, wenn der entleihende Betrieb bei der Knappschaft Bahn See die Betriebsnummer erfragt.
Wie wichtig ist dabei die Krankenkasse?
Eine Betriebsnummer benötigen Sie für die An- und Abmeldung von Arbeitnehmern bei der entsprechenden Krankenkasse. Wenn Sie keine Firmennummer haben, können Sie sich nicht zur Sozialversicherung anmelden, da der Betrag dem entsprechenden Konto mit der Firmennummer zugewiesen wurde. Darüber hinaus ist die Zahl der Institutionen der Schlüssel zur Erstellung von Beschäftigungsstatistiken für Wirtschaftssektoren und Regionen.
Arbeitgeber, die nur geringfügig Beschäftigte beschäftigen, benötigen ebenfalls eine Betriebsnummer.
So gehen Sie bei Änderungsmitteilungen der Betriebsnummer vor
Wenn sich die Daten Ihres Unternehmens ändern, müssen Sie dies unverzüglich der Bundesagentur für Arbeit oder der Knappschaft Bahn See mitteilen. Auch Änderungsmitteilungen können nur elektronisch erfolgen, nicht über den Betriebsnummerndienst oder die Website der Agentur für Arbeit, sondern über die sogenannte DSBD-Schnittstelle in Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware.
Gemäß § 18i SGB IV muss für das Meldeverfahren Ihre Software die „Datenerfassungsgesellschaft Datenpflege“ (kurz für DSBD) verwenden. Eine Änderungsbenachrichtigung ist beispielsweise in den folgenden Situationen erforderlich:
- Sie müssen Ihr Unternehmen schließen
- Ihre Adresse vom Unternehmen hat sich geändert
- Der Inhaber des Unternehmens hat sich geändert
- Übernahme der Beschäftigungsgesellschaft
- Ein Unternehmen wird weitergeführt, nachdem es zu einer bestimmten Zeit stillgelegt war
- Der wirtschaftliche Zweck hat sich im Unternehmen geändert
Arbeitgeber ohne einen Sitz in Deutschland
Wenn ausländische Arbeitgeber Arbeitnehmer, die in Deutschland beschäftigt sind, bei der deutschen Sozialversicherung melden müssen, benötigen sie zusätzlich eine Betriebsnummer. Dies können Vertriebsmitarbeiter oder Kundenberater sein, die von zu Hause aus arbeiten. Veranlasst ein ausländischer Arbeitgeber die Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, gilt die Betriebsnummer für alle Arbeitnehmer, deren Arbeitgeber eine Meldung an die deutsche Sozialversicherungsanstalt abgeben müssen.
Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber das Finanzamt beauftragt. Der ausländische Arbeitgeber und der Arbeitnehmer können vereinbaren, dass der Arbeitnehmer der Verpflichtung des Arbeitgebers zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen nachkommt. In diesem Fall gilt die Betriebsnummer nur für den Arbeitnehmer und sein Arbeitsverhältnis mit dem Arbeitgeber.