Agenturen stehen täglich vor komplexen Herausforderungen: Projekte müssen koordiniert, Kundenkommunikation verwaltet und Ressourcen effizient genutzt werden. Ohne eine strukturierte Organisation gehen schnell Zeit und Geld verloren. Eine spezialisierte Agentursoftware wie Workstool hilft dabei, Abläufe zu optimieren, Transparenz zu schaffen und die Produktivität zu steigern.
Eine gute Agentursoftware bietet:
- Zentrale Projektverwaltung: Alle Projekte und Aufgaben sind an einem Ort gebündelt.
- Automatisierte Zeiterfassung: Ermöglicht eine exakte Abrechnung und Analyse der Arbeitszeiten.
- Team-Kollaboration: Erleichtert die Kommunikation und Koordination zwischen Teammitgliedern.
- Kunden- und Rechnungsmanagement: Integrierte Funktionen zur Verwaltung von Kundendaten und Rechnungen.
- Flexibles Reporting: Ermöglicht fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Daten.
| Zentrale Projektverwaltung | Alle Projekte und Aufgaben sind an einem Ort gebündelt. |
| Automatisierte Zeiterfassung | Ermöglicht eine exakte Abrechnung und Analyse der Arbeitszeiten. |
| Team-Kollaboration | Erleichtert die Kommunikation und Koordination zwischen Teammitgliedern. |
| Kunden- und Rechnungsmanagement | Integrierte Funktionen zur Verwaltung von Kundendaten und Rechnungen. |
| Flexibles Reporting | Ermöglicht fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Daten. |
Workstool ist eine cloudbasierte ERP-Lösung, die speziell für Agenturen entwickelt wurde. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, ihre Arbeitsabläufe effizient zu organisieren, wiederkehrende Prozesse zu automatisieren und die Produktivität zu steigern. Durch eine benutzerfreundliche Oberfläche und zahlreiche Integrationen lässt sich Workstool nahtlos in den Agenturalltag einbinden.
Angebote erstellen
Ein professionelles Angebotsmanagement ist für Agenturen essenziell, um potenzielle Kunden zu überzeugen und transparente, gut strukturierte Offerten zu erstellen. Workstool ermöglicht die schnelle und unkomplizierte Angebotserstellung direkt aus der Software.
Dabei lassen sich individuelle Preismodelle, Projektphasen und Leistungen flexibel zusammenstellen. Mit wenigen Klicks werden relevante Informationen wie Kundendaten, Leistungen und Preise automatisch eingefügt.
Zudem können Angebote digital versendet und bei Bedarf direkt in eine Rechnung umgewandelt werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine nahtlose Abwicklung von der Angebotsphase bis zur Bezahlung.
Projektmanagement und Aufgabensteuerung
Ein leistungsfähiges Projektmanagement-Tool ist das Herzstück jeder Agentursoftware. Workstool bietet eine intuitive Aufgabenverwaltung, mit der Teams ihre Projekte übersichtlich strukturieren können. Deadlines, Prioritäten und Verantwortlichkeiten lassen sich einfach festlegen, wodurch Projekte termingerecht und effizient abgewickelt werden.
Zeiterfassung und Abrechnung
Agenturen müssen ihre Arbeitszeiten oft genau erfassen, sei es für interne Analysen oder zur Abrechnung mit Kunden. Workstool bietet eine integrierte Zeiterfassung, die sowohl manuell als auch automatisch erfolgt. So behalten Agenturen stets den Überblick über geleistete Stunden und können diese direkt in Rechnungen überführen.
| Zeiterfassungsmethode | Vorteil |
| Manuelle Erfassung | Flexibilität bei der Eingabe individueller Zeiten. |
| Automatische Erfassung | Minimierung von Fehlern durch automatisierte Prozesse. |
| Direkte Rechnungsstellung | Vermeidung von Abrechnungsverzögerungen. |
Kundenmanagement (CRM) und Rechnungswesen
Ein effektives CRM-System ist essenziell für Agenturen, um Kundenbeziehungen professionell zu pflegen. Workstool ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Kundendaten, Kommunikation und Vertragsinformationen. So lassen sich Anfragen schneller bearbeiten und langfristige Kundenbindungen aufbauen.
Auch die Rechnungsstellung kann in Agenturen zeitaufwendig sein. Workstool automatisiert diesen Prozess, indem es Rechnungen auf Basis erfasster Arbeitszeiten und Leistungen erstellt. Zudem ermöglicht die Software eine Übersicht über offene Zahlungen und bietet Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungsprogrammen.
Teamkommunikation und Kollaboration
Eine effektive Teamkommunikation ist entscheidend für den Erfolg einer Agentur. Workstool bietet umfassende Funktionen zur Zusammenarbeit, die es Teams ermöglichen, sich schnell und unkompliziert abzustimmen. Die Plattform bietet verschiedene Kommunikationsmöglichkeiten, von direktem Messaging bis hin zu umfangreichen Kollaborationsfunktionen, um Projekte effizient abzuwickeln.
| Funktion | Nutzen |
| Chat & Messaging | Direkte Kommunikation zwischen Teammitgliedern in Echtzeit. |
| Kommentarfunktion | Direkte Rückmeldungen und Feedback zu Aufgaben und Projekten. |
| Dateiablage & Sharing | Gemeinsamer Zugriff auf wichtige Dokumente und Medien. |
| Aufgabenbezogene Kommunikation | Diskussionen direkt an Projekten oder Aufgaben anheften. |
| Videokonferenzen | Integration von Meetings für reibungslose Abstimmungen. |
| Benachrichtigungen & Erwähnungen | Sicherstellen, dass keine wichtige Info verpasst wird. |
Durch diese Funktionen wird die Zusammenarbeit im Team erleichtert, Kommunikationshürden werden reduziert und alle Beteiligten bleiben stets informiert. Workstool hilft dabei, Kommunikationsströme zentral zu bündeln und den E-Mail-Verkehr zu minimieren, was wiederum die Effizienz im Tagesgeschäft steigert.
